Класифікація документів

Документи, їх призначення і класифікація

Документи, їх призначення і класифікація.

Тема 6. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

План

2. Національний стандарт України.

3. Реквізити документів.

4. Вимоги до бланків документів.

5. Оформлювання сторінки.

6. Вимоги до тексту документа.

Література

1. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003.

Знай папери в житті – не химери

і не плід канцелярій нудних:

ділові необхідні папери

У стосунках людей ділових (Д.Білоус)

Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – основний вид ділового мовлення, що містить у зафіксованому вигляді певну інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність, оформлений у встановленому порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи мають різне призначення (функції).

До загальнихналежать такі функції документів:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Серед специфічнихфункцій документів найголовнішими є такі:

1) управлінська (документ як засіб управління);

2) правова (документ як засіб закріплення правових норм);

3) історична (документ як джерело історичних відомостей).

№ пор.	Ознаки	Групи документів
1.	За найменуванням	Заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи і т. ін.
2.	За походженням	Службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків).
3.	За місцем виникнення	Внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, в якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).
4.	За призначенням	Організаційно–правові; планові; інформаційно-довідкові й довідково-аналітичні; звітні; щодо особового складу (кадрові); фінансові; з матеріально-технічного забезпечення; договірні; колегіальних органів.
5.	За напрямом	Вхідні і вихідні документи
6.	За формою	Типові й індивідуальні
7.	За термінами зберігання	Документи тимчасового зберігання (до 10 років); документи тривалого зберігання (понад 10 років); документи постійного зберігання (без обмеження терміну).
8.	За ступенем гласності	Звичайні, таємні (секретні), для службового користування.
9.	За стадіями створення	Оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).
	За технікою відтворення	Рукописні й відтворені механічним способом.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов’язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називаєтьсясистемою документації.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документообіг– рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, в установу і створенні ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Презентація як різновид публічного мовлення	\|	Національний стандарт України

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.015 сек.