Студопедия
Новини освіти і науки:
МАРК РЕГНЕРУС ДОСЛІДЖЕННЯ: Наскільки відрізняються діти, які виросли в одностатевих союзах


РЕЗОЛЮЦІЯ: Громадського обговорення навчальної програми статевого виховання


ЧОМУ ФОНД ОЛЕНИ ПІНЧУК І МОЗ УКРАЇНИ ПРОПАГУЮТЬ "СЕКСУАЛЬНІ УРОКИ"


ЕКЗИСТЕНЦІЙНО-ПСИХОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ПОРУШЕННЯ СТАТЕВОЇ ІДЕНТИЧНОСТІ ПІДЛІТКІВ


Батьківський, громадянський рух в Україні закликає МОН зупинити тотальну сексуалізацію дітей і підлітків


Відкрите звернення Міністру освіти й науки України - Гриневич Лілії Михайлівні


Представництво українського жіноцтва в ООН: низький рівень культури спілкування в соціальних мережах


Гендерна антидискримінаційна експертиза може зробити нас моральними рабами


ЛІВИЙ МАРКСИЗМ У НОВИХ ПІДРУЧНИКАХ ДЛЯ ШКОЛЯРІВ


ВІДКРИТА ЗАЯВА на підтримку позиції Ганни Турчинової та права кожної людини на свободу думки, світогляду та вираження поглядів



Контакти
 


Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция






Засоби зберігання та пошуку документів

Засоби обробки документів

Відповідно до класифікації засобів організаційної техніки засоби обробки документів складають самостійну групу, яка поділяється на підгрупи:

- машини та засоби фальцування. Фальцовка – це операція складання аркушу в один, два і більше згиби. Фальцувальні машини використовуються в великих установах.

- машини та засоби листопідбірні і сортувальні. Ці машини та засоби використовують для підбору в порядку нумерації сторінок в пачку надрукованих аркушів документів. Сортування - це розподіл кореспонденції за отримувачами або виконавцями.

- обладнання та засоби для різання. До групи різального обладнання входять засоби, що відкривають конверти та обладнання, що розрізає папір по горизонталі.

- машини та засоби, які скріплюють та склеюють. До цієї групи входить обладнання наступних типів: конвертосклюючі, проволоко швейні машини, машини без швейного скріплення, пачков’язальні машини, зшивачі документів, папки-швидкошивачі, дироколи.

- засоби для нанесення захисних покрить на документи. Засоби для нанесення захисних покрить на документи поділяються на ламінатори, лакокрасочні станки та засоби для окантовки документів.

- машини та засоби адресу вальні та штемпельовані. Адресу вальні та штемпельовані машини та засоби поділяються на три види: алресувальні (номенклатурно-адресувальні) машини та засоби, маркирувальні машини (використовуються для нанесення на відправляєму пошту найменування установи-відправника та його адреси, суму оплати поштового відправлення, порядкового номера відправника та дати відправлення), засоби для реєстрації документів (ручні та електричні нумератори).

- машини та обладнання для знищення документів

 

Пошук інформації за запитом керівника або відвідувачів займає значний час у працівників служби документаційного забезпечення управління. Для підвищення оперативності та ефективності цієї роботи необхідно знати, які технічні засоби можуть виконувати окремі операції в цьому напрямку, принципи систематизації масивів документів в поточному та архівному діловодстві.

В правильно організованому масиві інформації кожний документ або картка мають в його структурі постійне місце (адресу). Одиницею зберігання може бути справа, документ за змістом, лист або обліковий аркуш, алфавітно-цифровий знак.

Технічні засоби зберігання документів поділяються на засоби для механізованого зберігання документів, картотеки та карткове обладнання.

Для зручності пошуку документів, які зберігаються у папках вертикального зберігання, необхідно на одну із сторін нанести індикатор зі змістом матеріалу у папці.

Документи можуть зберігатися також у папках, що підвішені та розташовані у секційних металевих шафах.

Підшиті документи зберігають у папках-регістрах в спеціалізованих шафах, на стелажах тощо.

В архівах документи зберігають в металевих одноярусних або двоярусних з металевими перекриттями стелажах.

Значний обсяг оперативної та довго часової інформації може зберігатися на картах. Карти зберігаються у картотеках. Картотека – це визначена окрема кількість карт, які мають загальний зміст та розташовані у систематизованому порядку. Картотеки бувають вертикальні, підвісного зберігання, плоскі, механічні тощо.

В практиці склалися декілька способів розташування карт: за номерами, за алфавітом, за змістом (за темами).

Розміщення карт за номерами дозволяє легко знайти потрібну інформацію, визначити відсутність або порушення порядку, необмеженого продовжувати картотеку та забезпечити таємницю зберігання.

Алфавітне розташування карт використовують для класифікації інформації, яка має особисте найменування (наприклад, особові картки працівників). Перевагами цього способу є: точне розташування карт в алфавітному порядку, легкість визначення дублювання, простота знаходження карти. Недоліками при цьому способові розташування карт є важкість визначення відсутності карти та порушення порядку розташування.

Тематичне розташування карт застосовують для інформації, яку добре можна класифікувати. Цей спосіб дозволяє необмежено розширювати картотеку, розділяти її на під масиви.

 


Читайте також:

  1. L2.T4/1.1. Засоби періодичного транспортування штучних матеріалів.
  2. L2.T4/1.2. Засоби безперервного транспортування матеріалів. Транспортери.
  3. L2.T4/1.3. Засоби дозування сипучих матеріалів.
  4. L3.T4/2. Засоби переміщення рідин.
  5. V Засоби навчання
  6. Адреноблокуючі засоби.
  7. Акустичний контроль приміщень через засоби телефонного зв'язку
  8. Акустичні засоби|кошти| захисту
  9. Аналіз документів
  10. Аналіз документів як метод соціологічного дослідження.
  11. АПАРАТНІ ЗАСОБИ ПЕРСОНАЛЬНИХ КОМП’ЮТЕРІВ
  12. Аудит грошових документів та грошових коштів у дорозі.




Переглядів: 3888

<== попередня сторінка | наступна сторінка ==>
Засоби копіювання та розмножування документів | Засоби передачі інформації

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

 

© studopedia.com.ua При використанні або копіюванні матеріалів пряме посилання на сайт обов'язкове.


Генерація сторінки за: 0.004 сек.