В результаті збою обладнання або помилок персоналу можливе порушення цілісності бази даних. Для перевірки і відновлення цілісності бази даних у модулі «Адміністратор» є декілька можливостей: переіндексація бази даних, корекція бази даних, ремонт бази даних.
Переіндексацію бази даних потрібно проводити при появі таких помилок, як мимовільна «пропажа» записів розділу, а також при появі повідомлень про порушення унікальності (типу «ІЛш|Уіо1...»). Рекомендується проводити переіндексацію регулярно у профілактичних цілях. Крім відновлення порушених індексів ця процедура очищає базу даних від записів, помічених як видалені.
Корекцію бази даних потрібно виконувати при появі таких помилок, як:
- у документі присутній контрагент, відсутній у словнику;
- сума по документу не відповідає підсумковій сумі по всіх позиціях специфікації документа;
- у розділі відсутній каталог, який не був видалений, або у розділі є записи, що не входять ні в один каталог (при вході у подібний розділ, Система видасть повідомлення OLE dispatch error...);
- у процесі перетворення бази даних система видає повідомлення про помилки.
При виконанні операції видалення запис насправді не видаляється, а позначається як «видалений». «Видалені» записи не видно у списках, вони не беруть участь у складанні звітів, ніяк не відображаються в облікових даних. Проте їхнє «фізичне» видалення відбувається тільки при виконанні функції переіндексації бази даних.
Ремонт бази даних необхідний тоді, коли Система видає повідомлення про помилки у процесі підключення до бази даних або користувач взагалі не може підключитися до бази даних.
Оскільки ступінь і характер порушень у базі даних виявити не завжди можливо, рекомендується використовувати можливості Системи по відновленню бази даних послідовно, в указаному вище порядку. Якщо після успішного виконання чергового етапу помилки при роботі з базою даних зникли, значить необхідний результат досягнутий.
Перед початком будь-яких операцій по відновленню бази даних потрібно створити її резервну копію.