Документування розрахункових операцій з постачальниками і підрядниками
Розрахунки з постачальниками і підрядниками здійснюються на підставі первинних документів постачальника: накладних, товарно-транспортних накладних, рахунків, рахунків-фактур, актів виконаних робіт, послу. Перелічені документи є носіями інформації про виникнення зобов”язання перед постачальниками за отримані цінності, роботи, послуги. Важливим документом при здійсненні розрахунків є податкова накладна, яка виписується паралельно до перелічених документів у кожному випадку і є підставою до виникнення податкового зобов”язання у постачальника та податкового кредиту у покупця з податку на додану вартість.
Слід зауважити, що розрахункові документи, які надає підприємство-постачальник підприємству-покупцю на суму оплати повинні бути акцептовані.
Акцепт - надпис уповноваженої особи на рахунку, акті виконаних робіт, наданих послуг, який засвідчує згоду прийняти рахунок до оплати. Після цього покупець надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаних цінностей, отриманих послуг тощо. Таким чином, носіями інформації про придбані товарно-матеріальні цінності, як правило, є два різні документи: банківський документ, що свідчить про оплату та накладна про надходження (одержання) цінностей, робіт, послуг.
Слід відмітити, що не зважаючи на те, що платіжне доручення, чек чи інший розрахунково-платіжний документ хоча і свідчить про оплату за конкретні цінності, в обліку відобразити оприбуткування останніх важко, оскільки банківський документ жодним разом не говорить про фактичне одержання цінностей, аналогічно як накладна про надходження не може свідчити про оплату вартості. У зв”язку з цим накладні та інші первинні документи на оприбуткування цінностей свідчать про виникнення зобов”язання підприємства-покупця перед постачальником, а банківські документи – про погашення заборгованості чи виникнення зобов”язання постачальника перед підприємством-покупцем ( у випадках передоплати).