Звіти як окремі об’єкти в Access 2000

Звіт (Report) – це кінцевий результат виконання багатьох задач СКБД. У звіті дані можна подати у будь-якому вигляді (форматі), з різними рівнями деталізації, залежно від поставленого завдання та потреб користувача.

Звіти використовують для наочного представлення даних таблиць та відображення у вигляді тексту або діаграм зведеної інформації, яка отримана в результаті певних обчислень. Але за допомогою цих об’єктів не можна вводити чи редагувати дані таблиць. І хоча відображувати результати аналізу даних можна і за допомогою запитів, проте звіти мають більші можливості для візуалізації і друку інформації.

Практично всі звіти в Access 2000 поділяються на три категорії:

· Звіти в рядок (мал. 1) - - дані відображуються по рядках, причому кожне поле БД займає окремий стовпець;

· Звіти в стовпець (мал. 2) – усі поля відображуються в одну колонку і вирівнюються по лівій межі; за своїм виглядом нагадують форми;

· Поштові наклейки (мал. 3) – звіти, які використовуються для друку поштових наклейок.

Мал. 1. Звіт в рядок

Мал. 2. Звіт в стовпчик Мал. 3. Поштова наклейка

Access 2000 дає можливість створення складених звітів. За допомогою механізму підзвіту користувач може з’єднати декілька звітів у одному (головному) документі або використовувати підсумкові дані підзвіту у головному звіті. Отже, звіти можна створювати як на основі даних однієї таблиці (звичайні звіти), так і на базі декількох зв’язаних таблиць (складені або реляційні звіти).

Програма Access 2000 передбачає створення звіту зі стандартною структурою, тобто у звіті зазвичай знаходиться основна частина і колонтитули. Проте користувач крім основної частини може використовувати такі області як заголовок та примітку звіту, верхній та нижній колонтитули сторінки, а також заголовок та примітку групи. Застосування заголовку, примітки та колонтитулів сторінки аналогічне як у формах:

- У заголовку звіту зазвичай записують його назву, дату та час створення. Розміщується лише на початку звіту;

- Примітка може містити підсумкове значення за цілим звітом. Розміщується у кінці звіту;

- У верхньому колонтитулі розміщуються назви стовпців (полів), у нижньому – номер сторінки. Розміщуються на кожній сторінці звіту;

- Аналізуючи інформацію, часто потрібно об’єднати декілька записів за якоюсь ознакою, тобто створити групу записів. Заголовок та примітка групи використовується для позначення початку та кінця групи даних. Ці області звіту з’являються лише один раз на початку та в кінці групи записів.

Створені звіти можна зберегти у форматі, який підтримується іншою програмою (наприклад, у форматі текстового документу, RTF-форматі програми Word або у форматі електронних таблиць Excel). Якщо потрібно використати звіт при створенні Інтернет-сторінки, можна експортувати його у форматі HTML.

Крім того, Access 2000 дозволяє створювати публікації звітів (snapshot), які можна переглядати, роздруковувати, пересилати поштою та переглядати на ПЕОМ, де програма Access не встановлена. Для цього використовують програму перегляду фотографій Snapshot Viewer, яка за замовчуванням автоматично встановлюється засобами Access 2000 при першому створенні фотографій. Фотографія звіту – це файл з розширенням .snp, який містить окремо кожну сторінку звіту, в тому числі і графічні об’єкти та інші вставлені елементи. Створену фотографію можна переглядати за допомогою web-броузера.

Програма Access 2000 також дозволяє створювати поштові наклейки, які використовуються у діловодстві для розсилання кореспонденції. Для їх створення існує спеціальний майстер (одним з недоліків якого є відведення лише певної кількості рядків для створення адреси, що значно ускладнює написання адреси, яка складається з області, району, вулиці та інше).

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Web Mining	\|	Лекція 8: „ Банківське право України”.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.