• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Курс лекцій з зоології безхребетних 3 сторінка

Виходячи з цих стандартів формуляр-зразок визначається наступним чином.

Формуляр-зразок (службового документа) – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови кострукційної сітки та основні реквізити

(ДСТУ 2732:2004).

Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів.

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні – під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов’язкових елементів документів належать: дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до Держстандарту.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

До них належать:

1 Державний Герб України, Автономної Республіки Крим

2 Емблема організації

3 Зображення нагород

4 Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО).

5 Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД)

6 Найменування міністерства чи відомства

7 Найменування організації

8 Найменування структурного підрозділу

9 Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунку в банку.

10 Назва виду документа

11 Дата

12 Індекс

13 Посилання на індекс і дату вхідного документа

14 Місце складання або видання

15 Гриф обмеження доступу до документа

16 Адресат

17 Гриф затвердження

18 Резолюція

19 Заголовок до тексту

20 Відмітка про контроль

21 Текст

22 Відмітка про наявність додатка

23 Підпис

24 Гриф погодження

25 Візи

26 Відбиток печатки

27 Відмітка про завірення копії

28 Прізвище виконавця і номер його телефону

29 Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 Відмітки про наявність документа в електронній формі

31 Відмітка про надійдення документа до організації

32 Запис про державну реєстрацію.

Розміщення реквізитів на аркуші паперу представлено на рис. 1.

З метою уніфікації та стандартизації документів в Радянському Союзі була розроблена та затверджена єдина державна система діловодства (ЄДСД).

Єдина державна система документації – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил та рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Єдиною державною системою документації визначено чотири головні напрямки дій щодо роботи з документами:

1. Уніфікація та стандартизація документів;

2. Раціоналізація документообігу;

3. Економія, планування та організація праці співробітників, що ведуть діловодство;

4. Автоматизація та механізація управлінської діяльності.

Створення ЄДСД спонукало введення в діяльність діловодних служб та організацію процесу документів електронно-обчислювальної техніки, оскільки з самого початку основні положення ЄДСД будувались на механізації процесів складання та оформлення документів, а її введення в апараті управління міністерств та відомств дало змогу зробити не тільки процес документування і сам документ однотипним, але й стала передумовою до активного переходу до АСУ.

13, 14

А

11,12

1,2,3 4,5

________________________________________________

6,7,8,9,10, 15, 16, 17, 18

21, 22, 23

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

24, 25, 26, 27, 28

29 30 31

Рис.1. Розміщення основних реквізитів на формулярі документа

Зупинимося на особливостях представлення на документах окремих реквізитів.

Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому випадку, коли воно офіційно зафіксовано у положенні чи статуті установи. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) записується на бланку друкарським або машинописним способом і повинне відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Адресування Є кілька способів адресування:

Академія муніципального управління

Факультет менеджменту

м.Київ, вул.Електриків 26/8

1. Якщо документ адресується організаціям або структурним підрозділам без зазначення посадової особи, то в цьому випадку ареса пишеться у називному відмінку, наприклад,

2. Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то при його адресуванні зазначається посада та прізвище посадової особи, які стоять у давальному відмінку, наприклад,

Академія муніципального управління

Деканові факультет менеджменту

канд. екон. наук, доц.

Туляковій К.М.

3. У випадку, коли документ адресується кільком посадовим особам (керівникам), то допускається зазначати в документі не більше ніж чотири адреси

Президентові Холдінгової компанії “Торговий дім”

Директорові з комерційних питань

Начальникам торгових відділів

Якщо документ є відповіддю на скарги, заяви громадян тощо, то при адресуванні зазначається прізвище заявника, якому передує поштова адреса.

Сидоренку

вул Бажана 3, кв 15

02140 м. Київ 140,

При адресуванні кореспонденції приватній особі - вказується спочатку поштова адреса, потім прізвище та ініціали одержувача.

Батюку І.І.

вул Руденко 15, кв 88

02140 м. Київ 140,

При адресуванні прийменники в адресах випускаються.

Документ адресується конкретній посадовій особі у тих випадках, коли від неї безпосередньо залежить вирішення питання. При цьому слід пам’ятати, що одне прізвище вказувати не прийнято, необхідно вказати й ініціали.

Після прізвища зазначають адресу підприємства, яку пишуть згідно з правилами, встановленими органами зв’язку.

В одному документі рекомендується писати не більше чотирьох адресатів, слово "копія" перед другим, третім та четвертим примірниками не пишуть.

Якщо є необхідність розіслати більшу кількість копій, наприклад, лист відділу освіти райдержадміністрації керівникам загальноосвітніх шкіл щодо проведення районної наради директорів шкіл та прирівняних до них навчальних закладів, то складають список на розсилку (реєстр), а на кожному примірнику документа проставляють тільки одну адресу.

Часто документи розсилають групі однорідних організацій. У цьому випадку користуються узагальненою адресою, а самі документи розсилають за списком, наприклад інформаційний лист КДМА щодо проведення “Шкільного базару” на Хрещатику напередодні початку навчального року та запрошення прийняти в ньому участь зацікавлені підприємства.

При написанні адреси розділові знаки між окремими її елементами не ставляться, тобто застосовуються правила відкритої пунктуації.

Датування документів. Датою створення документа вважається:

1. день підписання та реєстрації листа або наказу;

2. день затвердження плану, звіту, інструкції;

3. день фіксації вчинків у протоколах, актах;

4. день набрання чинності розпорядчого документу після одержання адресатом (якою документ її не обумовлює).

Стандарт встановлює два способи написання дат:

Традиційний - словесно-цифровий : 1 травня 2002 рік.

цифровий - 02.10.02.

Місце датування, як правило, визначено на бланку, або якщо документ виконано на аркуші паперу, то дата проставляється після тексту перед або під підписом, дата затвердження документа проставляється у відповідній графі.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, як правило, в момент підписання чи затвердження документа.

Обов’язковому затвердженню підлягають усі службові документи та відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи.

Індексація документа. Індексація документів – це присвоєння документу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа. В кожній організації повинна бути єдина і стабільна система індексування документів і простійне розташування складових частин індексу.

В основі індексування лежить номенклатура справ організації. Індекс наводять лише арабськими цифрами. Простий індекс складається з порядкового номера документа і індексу справи за номенклатурою.

Індекс на вхідних документах та документах, які створені в установі (організації) складаються з порядкових номерів у межах груп документів, що реєструються, наприклад, накази, розпорядження, протоколи, листи, акти тощо. Вони можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців і тому подібне.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий номер реєстрації у межах групи документів, індекс за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців.

Індекс спільного нормативно-правового документа двох організацій складається з індексів установ, що його видали, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад, 225/02-325/27 або 35/48/95.

При індексації заяв, пропозицій та скарг громадян в індекс включають перші літери прізвища заявника.

Наявність в індексі порядкового номера забезпечує прискорення пошуку і зберігання документів.

Заголовок документа. До тексту документа, який перевищує 10 рядків слід обов’язково складати заголовок, який складає виконавець. Заголовок до тексту формулюється однією фразою. В узагальненій формі заголовок означає зміст ділового паперу. Називається не лише поняття про яке йдеться, але й суть дії. Заголовок має відповідати на питання про що? Цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника "Про". Заголовок звичайно ставиться у лівому верхньому кутку під номером і датою або посередині рядка після назви документа. Наявність заголовка значно скорочує час при реєстрації документа, вивільнюючи працівників від прочитання тексту і полегшує його пошук.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може бути узагальненим. У разі складання документа на основі уніфікованої форми, постійна части заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на форматі А-5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки також не складаються до текстів телеграм та повідомлень.

Погодження документів. Погодження - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне розв’язування комплексу питань:

- про якість підготовленого документа;

- його своєчасність і доцільність;

- науково-технічне і економічне обґрунтування;

- відповідність діючому законодавству, правовим актам, що визначають компетентність організації, яка видає документ.

Проекти документів погоджуються установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа.

Існує внутрішнє та зовнішнє погодження.

Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа. Віза – це підпис посадової особи на документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним. Вона включає особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі необхідності може бути зазначена посада особи, що візує документ.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього не вистачає. Візи проставляються на примірниках, які залишаються в установі.

Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші паперу, про що робиться відповідний запис при візуванні, наприклад:

Із зауваженнями обов’язково знайомиться особа, яка підписує документ.

Крім того, проекти нормативно-правових актів організації перевіряються працівниками юридичної служби на відповідність їх чинному законодавству і візуються ними у відповідності з існуючими правилами.

Зовнішнє погодження здійснюється поставлянням підпису у два способи:

1. нижче реквізитів, якщо погоджень не багато,

2. на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим зі значною кількістю посадових осіб.

При цьому в обох випадках зазначається посада, робиться підпис і подається розшифровка підпису, наприклад,

ПОГОДЖЕНО

директор школи № 209

(підпис) А.В.Гулак

05.05.02

При погодженні документа з колегіальним органом, вказується номер протоколу, або листа, наприклад,

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

профкому

10.04.02 № 5

або

ПОГОДЖЕНО

Лист Міносвіти України

10.05.02 № 01-3/125

Якщо погодження робляться на основному аркуші і додаються до документа, то такий документ оформляється наступним чином: в тексті документа робиться посилання на наявність аркуша погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

В такому разі аркуш погодження оформляється за такою формою:

Аркуш погодження

Кошторис на будівництво торгового дому

“Барвінок”

Начальник управління

Головміськархітектури

(підпис) А.Р.Сердюк

07.05.02.

Начальник пожежної охорони

Прирічного району м.Сонця

(підпис) А.С.Кривуля

08.05.02

Засвідчення документів. Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставлені печатки. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує керівник організації або його заступник, відповідно до повноважень. В деяких випадках документи можуть бути підписані керівником певного структурного підрозділу, якщо це здійснено у відповідно до компетенції керівника.

Реквізит "підпис".

¨ складається з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться; наприклад:

Декан факультету

професор (підпис) І.П.Притула

¨ ініціали ставляться перед прізвищем;

¨ повне найменування посади не вказується в тому випадку, коли документ виконано на бланку і є відомості про адресата. Якщо таких відомостей немає, то наводиться повністю посада;

¨ якщо документ підписує кілька осіб, то підписи розташовують один під іншим, у порядку субординації, наприклад,

Директор заводу

Ремпобуттехніка (підпис) А.К. Петров

Головний бухгалтер (підпис) В.В. Юшко

¨ у випадку, коли підписують документ керівники одного і того ж рівня, то підписи розташовують на одному рівні, наприклад,

Міністр економіки України

Міністр Праці та соціальної

Політики України

(підпис ) В.В. Притика

(підпис) Н.Н.Білий

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа відсутня, то документ підписує її заступник, або особа на яку покладено обов”язки відсутнього. При цьому обов’язково визначається посада особи, яка підписує документ та вказується її прізвище (виправлення вносяться в текст чорнилом або на машинці, наприклад, “В.О.”, “Заст.” тощо.).

Затвердження документів. Ця процедура здійснюється у два способи, що мають однакову силу: грифом затвердження і виданням відповідного розпорядчого документа - наказу, рішення, постанови.

1. Гриф Затверджую проставляється у верхній частині документа. Слово затверджую пишеться без лапок великими літерами під ним вказується посада особи, що затверджує документ, ставиться підпис і наводиться її розшифровка й дата.

ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи № 209

(підпис) А.В. Гулак

12.03.01

2. При затвердженні документів постановами, рішеннями, наказами цей реквізит оформляють таким чином:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

10.10.02., № 124

або

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол загальних зборів

трудового колективу

15.03.02., № 4

В організації існує перелік документів, що підлягають затвердженню. У державних установах до таких документів належать наступні:ПЕРЕЛІК

документів, що підлягають затвердженню

Акти перевірок і ревізій, передачі справ, списання матеріально-технічних цінностей тощо

Кошториси видатків (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво)

Звіти про відрядження

Нормативи (витрачання електроенергії; чисельність працівників тощо)

Перелік посад працівників з ненормованим робочим днем; перелік типових документальних матеріалів із зазначенням строків зберігання документів тощо)

Плани роботи установи, управлінь і відділів, правління, колегії тощо

Програми (заходів, відряджень, семінарів тощо)

Структура фонду заробітної плати і штатна чисельність

Форми уніфікованих документів

Штатні розписи

На деяких документах для закріплення їх юридичної сили і засвідчення справжності ставлять печатку.

Печатки існують двох видів: прості та гербові. Прості печатки - круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. Їх ставлять на копіях, розмножених примірниках розпорядчих актів, на довідках про трудову діяльність громадян, перепустках, при відправленні бандеролей, пакетів тощо.

Гербова печатка - ставиться на документах, перелік яких передбачено нормативними актами, а саме:Перелік

документів, на яких проставляється гербова печатка

Акти списання.

Аркуші погодження проектів нормативно – правових актів.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату, про місце роботи тощо)

Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення

Договори (про матеріальну відповідальність, про оренду приміщень, про здійснення робіт тощо)

Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо)

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції

Посвідчення про відрядження

Кошторис видатків (на утримання апарату управління, на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)

Подання і клопотання про нагородження орденами і медалями

Реєстри (чеків, бюджетних доручень)

Титульні списки

Штатні розписи

Зверніть увагу !

!

Відтиск печатки ставлять на документах поруч з підписом таким чином, щоб частково захопити назву посади й підпис.

У фінансових документах, що направляються в банк, печатка не повинна захоплювати підпис.

На службових листах, що надруковані на бланку печатка не ставиться.

Додатки. Іноді до документів додаються різного роду додатки. Є кілька способів їх оформлення:

1. якщо у документі згадується про додаток, тоді у ньому не наводять його найменування, а тільки вказують кількість аркушів і примірників.

Наприклад:

Додаток: на 2 арк. у 3 примірн.

2. якщо у документі не згадують додаток, то обов’язково пишуть його назву, наприклад:

Додаток: проект реконструкції ресторану "Чайка" та кошторису витрат на неї на 10 арк. в 1 примірнику.

3. якщо до документа додається інший документ з додатком, то відомості про наявність додатка подаються таким чином:

Додаток: лист міністра фінансів України

від 01.01.02 № 4 -5/015 і додаток

до нього, усього 15 арк.

4. у тому випадку, коли документ надсилається на кілька адрес, а додаток лише на одну, то відмітка про наявність додатка оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 3-х примірн., на другу адресу.

РЕЗОЛЮЦІЯ. Резолюція – це розпорядження керівника стосовно виконання документа та призначення конкретного виконавця. Резолюція складається з наступних елементів: прізвища виконавця або виконавців, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника та дата.

Текст резолюціях може бути викладений так: “На дошку оголошень”, “до відома”, “до виконання”, “до керівництва”, “задовольнити прохання”. “головному бухгалтеру”, “терміново вирішити”, “Передати Іваненко для виконання” тощо. Однак такі резолюції потребують ще додаткового роз’яснення стосовно вирішення того чи іншого питання, тому доцільно робити більш детальну резолюцію з вказівкою про бажане виконання документа.

Якщо в резолюції зазначено більше одного виконавця, то виконавець, прізвище якого зазначено першим, вважається відповідальним виконавцем, тому він координує роботу щодо виконання доручення, зазначеного в резолюції. Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті).

Бажано, щоб на документі було не більше однієї резолюції, але якщо необхідно деталізувати виконання роботи, то на документ можуть бути накладені інші резолюції.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, під кутом або паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, то її можна проставити на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку підшивки. Резолюцію не можна писати на лівому полі, яке використовується для підшивки документа. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточняються виконавці.

Відмітки про проходження та виконання документа. Проходження документів в організації позначається наступними реквізитами.

Про надходження (реєстрацію) документа робиться позначка на правому полі першого аркуша документа. Вона проставляється у вигляді штампа, на якому зазначено скорочене найменування організації (установи), дата надходження документа та індекс.

Про взяття на контроль проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово “контроль” або літера “К”.

Про виконання зазначають внизу документа зліва:

До справи 63/02.

Відповідь дана 12-03/48 від 24.03.99.

С. Лебедєва

25.03.99.

Відмітка “До справи” свідчить про те, що робота над документом закінчена.

Про виконавця. Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, яка складається з прізвища та службового телефону і зазначається зліва внизу на лицьовому боці останнього аркуша документа, наприклад:

Климук 221-01-01

Про розмноження документа. У разі потреби під прізвищем виконавця включають також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Климук 221-01-01

Т.Р. 8 10.07.99.

Оформлення копий документів. Копія документів виготовляється та видається тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу. Установа має право засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Однак це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні контори та приватних нотаріусів. Також установа може вирішити питання про копіювання документів про освіту, свідоцтва про народження та одруження працівників своєї установи.

Копія документів виготовляється рукописним та машинним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка “копія” зазначається у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення копії, складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “підпис”, наприклад:

Згідно

Зав.канцелярією (підпис) А.М.Сидорова

08.05.02.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписування документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дату засвідчення.

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Читайте також:

1. Види лекцій
2. Викладення лекційного матеріалу
3. Всі люди є рівними перед Богом. 1 сторінка
4. Всі люди є рівними перед Богом. 2 сторінка
5. Всі люди є рівними перед Богом. 3 сторінка
6. Всі люди є рівними перед Богом. 4 сторінка
7. Всі люди є рівними перед Богом. 5 сторінка
8. Всі люди є рівними перед Богом. 6 сторінка
9. Всі люди є рівними перед Богом. 7 сторінка
10. Всі люди є рівними перед Богом. 8 сторінка
11. Всі люди є рівними перед Богом. 9 сторінка
12. Вступ................................................................................................................ 7 1 сторінка

Переглядів: 370