МАРК РЕГНЕРУС ДОСЛІДЖЕННЯ: Наскільки відрізняються діти, які виросли в одностатевих союзах
РЕЗОЛЮЦІЯ: Громадського обговорення навчальної програми статевого виховання ЧОМУ ФОНД ОЛЕНИ ПІНЧУК І МОЗ УКРАЇНИ ПРОПАГУЮТЬ "СЕКСУАЛЬНІ УРОКИ" ЕКЗИСТЕНЦІЙНО-ПСИХОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ПОРУШЕННЯ СТАТЕВОЇ ІДЕНТИЧНОСТІ ПІДЛІТКІВ Батьківський, громадянський рух в Україні закликає МОН зупинити тотальну сексуалізацію дітей і підлітків Відкрите звернення Міністру освіти й науки України - Гриневич Лілії Михайлівні Представництво українського жіноцтва в ООН: низький рівень культури спілкування в соціальних мережах Гендерна антидискримінаційна експертиза може зробити нас моральними рабами ЛІВИЙ МАРКСИЗМ У НОВИХ ПІДРУЧНИКАХ ДЛЯ ШКОЛЯРІВ ВІДКРИТА ЗАЯВА на підтримку позиції Ганни Турчинової та права кожної людини на свободу думки, світогляду та вираження поглядів
Контакти
Тлумачний словник Авто Автоматизація Архітектура Астрономія Аудит Біологія Будівництво Бухгалтерія Винахідництво Виробництво Військова справа Генетика Географія Геологія Господарство Держава Дім Екологія Економетрика Економіка Електроніка Журналістика та ЗМІ Зв'язок Іноземні мови Інформатика Історія Комп'ютери Креслення Кулінарія Культура Лексикологія Література Логіка Маркетинг Математика Машинобудування Медицина Менеджмент Метали і Зварювання Механіка Мистецтво Музика Населення Освіта Охорона безпеки життя Охорона Праці Педагогіка Політика Право Програмування Промисловість Психологія Радіо Регилия Соціологія Спорт Стандартизація Технології Торгівля Туризм Фізика Фізіологія Філософія Фінанси Хімія Юриспунденкция |
|
|||||||
Курс лекцій з зоології безхребетних 17 сторінкаЗАТВЕРДЖУЮ__________________
Підпис
Посада керівника організації
Прізвище та ініціали
дата
Найменування організації
АКТ
Про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню
від______________№_______________________
місце складання
На підставі____________________________________________________
Назва та вихідні дані переліку документів
____________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання
відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історично-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду
№ __________________________________________________________________найменування фонду № з/п Заголо-
вок спра-
ви (доку-мента) або спільний заголо-
вок справ (документ-тів) Дата спра-
ви (докумен-та) або край-ні дати справ (документів) Номери
описів (номенк-
латури)
за рік
(роки) Індекс
справи
(тому, частини
за номен-
клатурою
або номер справи за
описом) Кількість
справ
(томів,
частин) і номери Термін
Зберігання
Справи
Тому, частини)
Статей за переліком
Примітка
Разом ____________________________ справ за ____________роки
Літерами і цифрами
Описи справ постійного зберігання за ________________ роки затверджені, а з особового складу – погоджені з ЕПК
Найменування державної архівної установи
Протокол від ______________________ № ___________________________
Експертизу проводив
Посада особи, підпис, прізвище та ініціали
Дата_________________
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
Від____________ № ___________
Документи у кількості _________________________________справ
Цифрами і літерами
Вагою ____________кілограмів здано_________________________________
Найменування організації
На переробку за приймально-здавальною накладною від ___________№ _________
_______________________ ________________ __________________
Посада особи, яка підпис прізвище та ініціали
Здала документи
________________
дата
Відібрані для знищення документи з грифом «Для службового користування» перед їх здачею на переробку подрібнюються таким чином, щоб їх не можливо було прочитати. Після знищення матеріалів з грифом «Для службового користування» в облікових документах робиться відмітка «Знищено. Акт №______ від (дата)».
11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності.
Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються і опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.
Справи з грифом «Для службового користування» видаються для роботи як правило на один день, тобто в кінці робочого дня вони повинні бути повернені до канцелярії або до структурного підрозділу де вони зберігаються. В разі необхідності з дозволу керівника документи можуть видаватися і на термін, який дано виконавцеві для виконання завдання однак при цьому вони повинні зберігатися відповідним чином у шафах, які закриваються і до яких не мають доступу сторонні особи. Передача документів з грифом «Для службового користування» іншим співробітникам здійснюється лише через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.
Справи з грифом «Для службового користування» забороняється виносити за межі організації. Документи можуть бути винесені за межі організації з дозволу керівника для погодження їх виконання з іншими організаціями у межах населеного пункту. У разі якщо документи потрібні для проведення роботи з ними у іншому населеному пункті, то документи надсилаються туди заздалегідь, а після проведення роботи повертаються назад у спосіб, передбачений законодавством. Забороняється перевозити документи з грифом «Для службового користування» окремим особам, які їдуть у відрядження до іншого населеного пункту. З дозволу керівника організації документи можуть перевозитися групою осіб, що їдуть у відрядження при умові якщо їх не менше двох або якщо документи перевозить озброєний працівник.
У разі зміни відповідального за збереження документів з грифом «Для службового користування» працівника, складається акт прийому-передачі документів, який затверджується керівником організації чи структурного підрозділу.
Щорічно комісією, яка призначається наказом керівника, і до якої обов’язково включається особа, якій доручено облік та зберігання цих документів, а також керівників режимно-секретних підрозділів, здійснюється перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування». Результати перевірки наявності оформляються актом наступної форми.
ЗАТВЕРДЖУЮ__________________
Підпис
Посада керівника організації
Прізвище та ініціали
дата
Найменування організації
АКТ
Перевірки наявності та стану документів і справ
Від ______________№__________________
Місце складання
Складений комісією на підставі наказу від__________________ № _________
Комісією:
Голова комісії ______________________________________________________
Посада, прізвище, ініціали
Члени комісії_____________________________________________________________
Посада, прізвище, ініціали
Перевіркою встановлено:
1.Усього за описами (номенклатура ми справ, журналами обліку) налічується ______________________документів, справ.
З них наявні_____________________________________________________
Не виявлено_____________________________________________________
Індекси (номери )документів, справ, видань
2.Знайдено не віднесених до описів (номенклатури справ, журналів обліку)
3.Характеристика стану документів, справ та видань:
Перевірку проводили:
Голова комісії: _________________________ ________________
Члени комісії:__________________________ ________________
_______________________ ___________________
Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки _____________________________________________
Про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» робиться відповідне повідомлення керівника організації, який призначає комісію для розслідування факту втрати документів чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує висновок, який затверджує керівник організації. До документів з обліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться дані про втрату матеріалів а на осіб, які причетні до втрати документів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із законодавством.
Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року № 1893 затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовим та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.
Наказом керівника організації призначаються особи, які персонально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток та штампів ведеться у журналі за наступною формою.
ЖУРНАЛ
Обліку та видачі печаток і штампів № з/п Відбитки печаток і штампів Кому видано Дата При-мітка
Наймену-вання підроз-ділу, в якому зберігаються печатки і штампи Прізвище та ініціали відпові-дальної особи Дата і розписка про отриман-ня Повернення і розписка про приймання
Облік бланків ведеться у журналі за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнал має наступну форму.
ЖУРНАЛ
Обліку бланків Надходження Видача
надходження Номер супровідного листа Звідки надійшли Кількість примірників Серія і номери бланків Дата Дата і номер документа Кому видано Кількість примірників Серія і номери бланків Розписка про отримання Примітка (відмітка про знищення)
Найме-
нуван-
ня підроз-
ділу Прізви-
ще та
ініціали
утриму-
вача
Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркушу нумеруються, прошиваються і опечатуються.
Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються і опечатуються. На зазначених вище бланках типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх часинах (сторінках) цих бланків. Видача заповнених бланків здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями. Видача цих бланків без заповнення забороняється.
Знищення бланків здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцем знаходження організації.
Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку та зберігання печаток, штампів і бланків комісія складає відповідний акт і повідомляє про виявлені порушення керівника організації. У разі втрати печаток і штампів керівники організації зобов’язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.
Питання для перевірки знань.
1. В чому полягає сутність державної таємниці?
2. Визначте особливості віднесення інформації до державної таємниці.
3. Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, що містять державну таємницю?
4. Що таке конфіденційна інформація, що є власністю держави?
5. Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави?
6. Яким чином здійснюється забезпечення схоронності документів. 12. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ПІДТРИМКИ ДОКУМЕНТООБІГУ
12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій
12.2. Системи електронного документообігу
12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу
12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій
Інформація – неоціненний скарб, а правильне розуміння ролі інформаційної складової в процесі управління – надійна запорука успішної роботи будь-якої організації – чи то великої державної установи, а чи малої приватної фірми.
На сьогодні документи є носіями критично важливої інформації, без якої успішна діяльність сучасного підприємства була б неможливою. Вирішення ключових управлінських задач та суцільна комп’ютеризація зумовили створення, як для малих, так і для великих організацій, в якій би галузі виробництва вони не працювали, високопродуктивних програмних засобів для систематизації та ефективного використання своїх інформаційних ресурсів. Інформаційні системи (ІС) набули статусу соціально значущого фактора, який впливає на безпеку та добробут суспільства.
В нових економічних і ринкових умовах головне завдання будь-якої організації – чи то органу державної влади, а чи приватної фірми, полягає в ефективній реалізації управлінських функцій, що й зумовлює доцільність вирішення питань автоматизації саме стосовно управлінської і організаційно-розпорядчої діяльності. У зазначених напрямках діяльності запроваджуються інформаційні технології (ІТ), які забезпечують підвищення рівня підготовки та ефективності прийняття управлінських рішень за допомогою сучасних комп’ютерів, зокрема мережі Internet, спрямовані на втілення нового стилю організаційної культури, орієнтованої на підвищення гнучкості управління, його готовності до змін, впровадження ринкових методів, визнання таких пріоритетів, як клієнт-споживач управлінських послуг з наближенням управління до нього.
Для вирішення ключових управлінських задач і оцінки їх якості з точки зору досягнення кінцевого результату, про що засвідчує досвід адміністративних реформ у провідних країнах Заходу, застосовуються підходи ділового менеджменту, які базуються на трьох складових ( три “Е”): результативність (Effectiveness), ефективність (Efficiency) та економічність (Economy). Технології ділового менеджменту як делегування повноважень внутрішнім підрозділам для прийняття управлінських рішень, застосування командної роботи, матричні методи управління, використання системного аналізу даних, покладені в основу інформаційних технологій як засобів автоматизації базових процесів управління – діловодства та документообігу, і визначають новий стиль управлінської діяльності.
В Україні повільно, але починають розуміти важливість комплексного підходу до проблем автоматизації підприємств і організацій, усвідомлюючи, що ефективність автоматизації залежить, перш за все, від того, наскільки повно і всебічно охопила вона всі сфери виробничої діяльності. Саме тому в останні роки в області ІТ значно зросла роль систем керування документами (СКД), які є важливою складовою частиною систем управління підприємством, характерною стала ідея побудови корпоративних інформаційних систем (КІС). При цьому поняття корпоративності передбачає наявність досить значної територіальної розпорошеності інформаційної системи.
Інформаційна система – це система, яка проводить збір, обробку, зберігання та вироблення інформації людьми з використанням автоматичних процесорів, тобто здійснює інформаційну підтримку, як виробничої, так і управлінської, діяльності сучасних підприємств та організацій.
Термін “інформаційна система” відноситься до класу програмних продуктів, що полегшують або “автоматизують” основні процеси людської діяльності. Характеристика інформаційних систем підтримки управлінської діяльності неможлива без розгляду основних процесів, що її супроводжують та істотно впливають на оперативність і якість керування, а саме - аналіз, підготовку й ухвалення рішень, виконання рішень, облік і контроль прийнятих рішень.
Протягом останніх років в області ІТ відмічено кілька основних тенденцій, що і визначили напрямок їхнього розвитку. Однією з них є зростання ролі СКД, тому що саме вони є важливою складовою частиною системи управління корпорацією, державною установою або відомством, підприємством або іншим об'єктом автоматизації (ОА).
Інша тенденція прослідковується в суцільній комп'ютеризації найрізноманітніших сфер людської діяльності, що дозволяє швидко і точно обробити великі інформаційні об’єми, а саме застосування комп’ютерів каталізує значне збільшення обсягів інформації на ОА. Виникає необхідність створення високопродуктивних програмних комплексів для систематизації й ефективного використання інформаційних запасів будь-якої організації.
Все це обумовило підвищення вимог до СКД і їх корінне перетворення на якісно новому рівні. СКД повинні характеризуватися прекрасною масштабністю і надійністю, безпрецедентною відкритістю (можливістю настроювати і модифікувати як логіку роботи, так і інтерфейс системи), легкістю адміністрування і високою продуктивностю.
І, нарешті, третьою тенденцією є поширення мереж на основі технологій Internet/intranet і побудова гетерогенних мережевих комплексів, що потребують від прикладного програмного забезпечення (ПЗ) уміння працювати (або співіснувати з іншим програмним забезпеченням) у різноманітних операційних середовищах і на різних системах керування базами даних (СКБД). Звідси і вимога - гарне перенесення СКД і підтримка всіх раніше перерахованих платформ.
Інформаційні технології - оптимізація менеджменту
Інформаційні технології - це насамперед висока швидкість передачі й обробки інформації, а також практично необмежені за обсягом та одночасно компактні сховища даних.
Особливості ІТ дозволяють розглядати їх як ще один засіб підвищення ефективності управління будь-якою структурою. Найбільший інтерес становлять два аспекти ІТ, а саме:
1) ІТ як інструмент скорочення витрат;
2) ІТ як інструмент оптимізації діяльності менеджерів.
Всім відомо, що багато задач, виконувані людиною, машина може виконати набагато швидше і з меншою кількістю помилок. Крім того, витрати на машини істотно менше витрат на персонал. Все це говорить про те, що в деяких випадках використовувати комп'ютери поряд з іншими елементами ІТ набагато ефективніше, ніж "живу" працю, що і намагаються використовувати компанії в конкурентній боротьбі.
Що стосується ІТ, як інструмента оптимізації менеджменту, то висока швидкість передачі й обробки даних роблять ІТ незамінним інструментом у цій області - саме в управлінні оперативність і слушність прийнятих рішень багато в чому залежать від і повноти інформації про стан компанії і зовнішнього середовища та швидкості її обробки.
Максимальна швидкість обміну й обробки інформації в контурі керування досягається тільки при використанні ІТ. Проникнення ІТ у всі служби, підрозділи і відділи компанії - маркетинг, розробка, постачання, виробництво, збут і фінанси - дозволяє менеджеру в режимі реального часу збирати інформацію про роботу всієї організації і бачити її як єдиний функціонуючий організм.
На підставі отриманого "зрізу" стану компанії і використовуючи засоби аналізу - невід'ємну частину ІТ - менеджер може моментально оцінити поточний стан справ і прорахувати альтернативи подальшого розвитку ситуації, у залежності від прийняття того чи іншого управлінського рішення. Враховуючи власний досвід та результати розрахунків ІТ-системи, менеджер вибирає найбільш правильне рішення і будує плани, адекватні прогнозам майбутнього. Крім того, автоматизація діяльності менеджерів служить засобом скорочення і здешевлення апарату управління, що також знижує витрати, а значить відповідає умові конкурентноздатності.
Основні впливу на еволюцію ІС фактори. Сьогодення, для якого характерне швидке зростання інформаційних аспектів управління підприємством, установою чи організацією незалежно від форм їх власності, заставляє керівників усвідомлювати важливість побудови КІС як необхідного інструментарію успішного управління бізнесом, а також державною установою чи організацією в сучасних умовах. При виборі перспективного програмного забезпечення (ПЗ) для побудови ІС необхідно чітко уявляти всі аспекти розвитку основних методологій і технологій розробки.
На розвиток ІС як сукупності спеціалізованого ПЗ і обчислювальної апаратної платформи, на якій власне інстальоване і настроєне ПЗ, суттєво впливають три найбільш вагомих фактори:
розвиток методик управління підприємством;
розвиток загальних можливостей і продуктивності комп’ютерних систем;
розвиток підходів до технічної та програмної реалізації елементів ІС.
Розвиток методик управління підприємством. Рівень конкуренції, що постійно зростає, змушує керівників компаній шукати нові методи збереження своєї присутності на ринку та утримання рентабельності своєї діяльності. До таких методів відносяться диверсифікація, децентралізація, управління якістю і т.д. Сучасна ІС повинна відповідати всім нововведенням в теорії та практиці менеджменту. Без сумніву, це найголовніший фактор, так як побудова передової в технічному розумінні системи, яка не відповідає вимогам по функціональності, не має смислу.
Розвиток загальних можливостей і продуктивності комп’ютерних систем. Прогрес в галузі зростання потужності і продуктивності комп’ютерних систем, розвиток мережних технологій і систем передачі даних, широкі можливості інтеграції комп’ютерної техніки з найрізноманітнішим обладнанням дозволяє постійно нарощувати продуктивність ІС і їх функціональність.
Розвиток підходів до технічної та програмної реалізації елементів ІС. Паралельно з розвитком “заліза” протягом останніх десяти років відбувається постійний пошук нових більш зручних і універсальних методів програмно-технологічної реалізації ІС. По-перше, змінюється загальний підхід до програмування: з початку 90-х років об’єктно-орієнтоване програмування фактично витіснило модульне, зараз безперервно вдосконалюються методи побудови об’єктних моделей. По-друге, у зв’язку з розвитком мережних технологій, локальні системи поступаються місцем клієнт-серверним реалізаціям. Поява мереж Internet надала можливість працювати з віддаленими підрозділами, відкрила широкі перспективи електронної комерції. Виявилось, що використання Internet-технологій в інтрамережах підприємства також надає очевидні переваги.
Властивості ІС. Задачею, актуальною сьогодні для багатьох прикладних областей (розподілені структури державного управління, підприємства нафтогазового комплексу, торгові об'єднання й ін.), є побудова ІС. Вимоги бізнесу, відповідно до яких виникла потреба в таких структурах, диктують основні властивості цих систем. Перелік систем та їх характеристика наведені в табл 7.
Таблиця 7
Властивості інформаційних систем Назва властивості Характеристика властивості
Централізованість точніше - централізоване збереження й обробка інформації. Це означає, що всі дані, необхідні для вирішення виробничих і фінансових задач, включаючи інформацію про роботу віддалених підрозділів, повинні надійно доставлятися в центральну базу даних, і навпаки, інформація, якою центр ділиться з усіма або частиною підрозділів підприємства, повинна гарантовано доставлятися в ці підрозділи.
Територіальна розподіленість ІС обумовлена віддаленістю підрозділів, є ключовою особливістю для багатьох сучасних видів бізнесу. Ця властивість системи потребує побудови автономних (периферійних) інформаційних вузлів із власними базами даних (БД). Автономність – це наявність власної клієнт-серверної архітектури в кожному віддаленому підрозділі.
Зв’язність Для централізації керування описаними вище розподіленими організаційними або виробничими структурами, із технічної точки зору, необхідна надійна синхронізація інформації, наявної в центрі, з інформацією автономних підрозділів, побудована за принципом копіювання транзакцій.
Невисокий рівень оснащення периферійних інформаційних вузлів (автономних підрозділів) обчислювальною технікою Ця особливість найчастіше пов'язана з нечисленністю таких підрозділів і недоцільністю використання в них, наприклад, апаратно виділених серверів (навіть під Windows NT, не говорячи вже про RISC/Unix - системи). Проте, вимога побудови системи на основі клієнт-серверної архітектури залишається в силі. Окремим випадком автономного підрозділу є окремий комп'ютер, що сполучить БД, яка періодично синхронізується з центром, і прикладну клієнтську частину
Гетерогенність об'єднання в єдину інфраструктуру БД і інших елементів ІС, що поставляються різноманітними виробниками.
Критерії оцінки ІС. Основні критерії оцінки ІС:
безпека - інформація повинна бути захищена як під час збереження в системі, так і в момент обміну між користувачами різних рівнів організації. Можливість несанкціонованого доступу (НСД) повинна бути виключена. Всі операції повинні бути зареєстровані і всякі порушення системи безпеки повинні бути виявлені і виправлені;
надійність - ІС повинна бути надійна ( як апаратна частина, так і ПЗ). Інформація клієнта повинна бути точною, доступною і надаватися негайно. У випадку поломки системи інформація повинна бути відновлена, а поломка повинна бути усунута;
продуктивність - надання клієнту "живої" інформації повинно мати вирішальне значення. Крім того, повинна бути можливість пакетної обробки інформації, наприклад, при підведенні щоденного балансу в банківській системі;
адаптованість - оскільки більшість ОА у даний час знаходяться на високому рівні динаміки свого розвитку, то існуючі системи підлягають модифікуванню, розширенню, а найчастіше і повній переробці. Тому ІС повинні мати у своєму складі відповідні мобільні методичні й інструментальні засоби, що підтримують динаміку розвитку ОА і його навколишнього середовища;
зручність експлуатації - ІС повинні бути легко встановлювані, легко конфігуровані під конкретного користувача, зручні у використанні й обслуговуванні. Дублювання інформації повинне бути зведене до мінімуму, а множина всіх документів системи повинна бути максимально стандартизована, щоб звести до мінімуму зайві витрати;
можливість розвитку - оскільки ОА найчастіше розростаються, у них з’являются нові види діяльності, росте об’єм інформації, тому користувач повинне мати можливість розширення системи без порушення вище згаданих критеріїв. Іншими словами, ІС повинна бути відкритою з точки зору її розвитку. 12.2. Системи електронного документообігу
В загальнодержавних стандартах термін документообіг означає контрольований рух готових документів як всередині організації, так і за її межами. Електронний документообіг охоплює, ще й стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією по комп’ютерних мережах.
У світі існують два основних типи документів - паперові і його клони - електронні. Паперові документи породжують електронні (наприклад, сканування документа) і, навпаки, електронні - паперові документи (наприклад, процес друку документа).
Електронний документ (ЕД) - це файл, що представляє змістовну інформацію, яка може бути використана, наприклад, для пошуку документа або віднесення його до тієї або іншої групи.
Це може бути текст або електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти, Internet. Файли документів можуть бути неструктурованими (звичайні текстові документи) або структурованими. Останні містять елементи структури, що надає зовнішнім додаткам можливість їх розпізнання (форми Word, електронні таблиці, документи у форматі XML). Ще одним різновидом даної групи документів є файли збірних (“складених”) документів, наприклад файли Binder Microsoft Office.
Система електронного документообігу (СЕД) повинна підтримувати роботу з усіма типами документів, забезпечуючи прозору навігацію користувачів по всьому доступному інформаційному простору і, при необхідності, безболісно підключати до системи інші типи документів, визначаючи при цьому регламент їхньої обробки. Основним принципом організації систем роботи з ЕД є принцип "інформаційної парасольки" - працювати з усіма типами документів, що пов'язані з життєдіяльністю підприємства. Читайте також:
|
||||||||
|