Файлова структура передбачає певну організованість і впорядкованість інформації, що зберігається. Вся інформація (програми, документи, ігри, рисунки тощо) міститься в пам'яті персонального комп'ютера у вигляді файлів певних розмірів.
Файл (англ. file — підшивка, папка) — логічно пов'язана сукупність даних, що має власне ім'я і певний обсяг.
Ім'я файла складається із двох частин — власне імені та його розширення, що відокремлені крапкою.
Ім'я, зокрема в операційній системі Windows, може мати довжину до 255 символів. Ними можуть бути:
До символів, які не використовують в іменах файлів, належать:
*, :,;,?,\, /,!,<,>, «.
Розширення вказує на те, в якій програмі було створено файл. Наприклад, doc — документ Word, xls — таблиця Excel, mdb — файл бази даних (БД) Access тощо. Окрему групу становлять завантажувальні, або виконавчі, файли, які мають розширення exe, com, bat і використовуються для завантаження (або виконання) програм.
Працюючи з файлами, можна застосовувати імена груп. їх створюють за допомогою символів-шаблонів: * означає будь-яку кількість будь-яких символів, ? — будь-який окремий символ. Наприклад, *.* означає вибір усіх файлів, A*.doc — усіх документів Word, імена яких починаються з А.
Наявні на диску файли для зручності групують за певною ознакою. Така група файлів має власне ім'я і називається папкою або каталогом. У папці можуть бути вміщені інші папки, файли. Найвищим рівнем є кореневий каталог (папка). Папка будь-якого рівня не може містити файли з однаковим іменем.