АРХІВНІ ДОВІДНИКИ В СИСТЕМІ НДА: ФУНКЦІЇ ТА СТРУКТУРА

Індивідуальний і сумарний облік архівних документів

Рівень комплексу документів	Одиниці виміру	Форми облікової документації
індивідуального обліку	сумарного обліку
Справа	кількість документів; кількість аркушів	внутрішній опис документів справи	засвідчувальний написсправи
Архівний фонд	кількість одиниць зберігання	архівний опис; інвентарна книга обліку справ, що мають в оформленні матеріальні цінності	засвідчувальний напис опису; картка фонду; аркуш фонду
Архів, група рхівів, НАФ	кількість архівних фондів	список фондів; ЦФК	паспорт архіву; паспорт архівів з перемінним складом

В архівній установі забезпечується повна збереженість облікових документів, для чого вони зосереджуються в ізольованому приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік архівних матеріалів. За обліковими документами перевіряють наявність справ щодо відповідності їхнім описовим статтям і засвідчувальним написам у описах, що є важливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів.

Таким чином, облікова документація дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. В архівній установі це: паспорт архіву; список фондів, який дає перелік усіх фондів; карткові покажчики, що розкривають склад архівного зібрання; аркуш фонду, який подає структуру кожного фонду; архівний опис, що інформує про склад і зміст документів фонду; внутрішній опис справи, який розкриває склад документів справи та їхній зміст; справа фонду, що дає відомості з історії фондоутворювача та формування архівного фонду.

Облікова документація архівних установ є створеним на єдиних науково-методичних засадах завершеним обліково-довідковим комплексом, що органічно входить у систему НДА державних архівів. Правильно організований облік забезпечує збереженість документів НАФ, закріплюючи їх систематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ класифікаційними одиницями. Відтворений в облікових формах склад, зміст і обсяг документів забезпечує їхній адресний пошук, створюючи фундамент НДА архівної установи.

В архівних установах пошук документів та інформування про їхній склад і зміст забезпечують архівні довідники, створення котрих є важливою складовою діяльності архіву як запоруки активності використання архівної інформації. “Лише те архівосховище гідне назви науково організованої установи, де матеріали належно пристосовані й постійно пристосовуються для їх всебічного використання”,– зауважував В.Веретенников, маючи на увазі розроблення архівних довідників.

Створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов'язаних архівних довідників, у тому числі електронних, призначений для розкриття складу і змісту архівних документів на всіх рівнях системи й пошуку первинної документної інформації, становить систему науково-довідкового апарату

– 147 –

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
ОБЛІКОВО-ОХОРОННА РОБОТА АРХІВУ	\|	Документи на паперових носіях

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.