• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Установлення полів. Злиття кількох документів

У текстовому процесорі Microsoft Word можна авто­матично змінювати певну частину документа, об'єдну­вати їх, створювати документи, які різняться, наприк­лад, тільки прізвищем одержувача тощо. Для цього ви­користовують поля.

Поле— сукупність команд у вигляді спеціальних кодів, яку засто­совують для вставлення в документ додатково)' інформації (на­приклад, номера сторінки, поточної дати в колонтитулах).

При кожному відкриванні документа, якщо вста­новлено відповідний параметр, значення полів можуть змінюватися автоматично. Щоб уникнути зміни значен­ня, поле виділяють, натискають на клавіші Crtl + F11, після чого команда Обновить поле контекстного меню правої клавіші миші стає неактивною. Для зняття блоку­вання зміни натискають на клавіші Ctrl + Shift + Fll.

Нехай, наприклад, у документ треба додати поточну дату: «четвер, 9 жовтня 2003 рік».

Щоб вставити таке поле, активізують команди Встав­ка, Поле, внаслідок чого на екрані дисплея з'являється вікно (рис. 4.42), в якому наявні:

1 — перелік категорій полів (для наведеного прикла­ду це — Дата и время;категорія Всемістить перелік усіх типів полів);

2 — перелік тих типів полів, які вміщено у вибрану ліворуч категорію (для наведеного прикладу це — Date);

3 — вибір потрібного формату поля;

4 — після активізації кнопки Коды поля,а в наступ­ному вікні — кнопки Параметрыможна змінити вста­новлені параметри поля (для наведеного прикладу ви­бирають відповідний (повний) формат дати, після чого активізують кнопку Добавить).

Після активізації кнопки ОК у документ вставляєть­ся значення вибраного типу поля.

Злиття документів

Цю функцію використовують для створення серії од­нотипних документів, які відрізняються лише частково (наприклад, адресою отримувача або його прізвищем тощо). Для реалізації цієї функції необхідно мати два документи:

• основний, що містить інформацію, незмінну для всіх копій документа, і поля, значення яких автоматич­но змінюються в кожній копії;

• джерело даних, тобто файл із тією інформацією, яка автоматично вставляється в поля основного документа.

Нехай, наприклад, треба роздрукувати бланки за­прошень, у яких змінюється тільки прізвище одержува­ча. Тут основний документ містить текст запрошення, а документ-джерело — перелік прізвищ.

Для створення основного документа відкривають но­вий документ, активізують команди Сервис, Письма и рассылки,Мастер слияния,внаслідок чого на екрані дисплея у правій частині в області задач з'являється до­даткове вікно Слияние(рис. 4.43),в якому з переліку (Письма, Конверты, Наклейкитощо) (1) обирають по­трібний тип документа (наприклад, Письма)й активі­зують посилання (2)Далее. Открытие документа.

У наступному вікні визначають, як буде створювати­ся документ: на базі поточного чи вибраного шаблону аркуша або з використанням наявного документа. Як­що документ не існує, вибирають Текущий документі активізують посилання Далее. Выбор получателей.

У наступному вікні в групі Выбор получателейвиби­рають перемикач Создание списка,в групі Ввести спи­сок— посилання Создать.

Вікно Новый список адресовмістить перелік усіх полів, які можна додати до основного документа. У на­веденому прикладі необхідно працювати лише з полем, яке включає тільки прізвища отримувачів. Тому для зручності можна використати кнопку Настройка...(2)на рис. 4.45, у вікні (див. рис. 4.44) з переліку полів ви­лучити всі непотрібні поля, для чого поле виділяють і активізують кнопку Удалить(1). Внаслідок цього для наведеного прикладу залишається одне поле — Фами­лия,назву якого змінюють за допомогою кнопки Пере­именовать(2)на Прізвище.Після виконання всіх дій натискають на кнопку ОК.

Знову відкривається вікно Новый список адресов(див. рис. 4.45) з переліком лише потрібних полів, у які необхідно ввести значення. Для цього послідовно у поле Прізвищевносять прізвища і натискають на кнопку Создать запись(2).По закінченні активізують кнопку Закрытьі у наступному вікні Сохранение списка адре­соввизначають ім'я та місце збереження документа й активізують кнопку Сохранить.

Знову з'являється вікно з відкритою панеллю Об­ласть задач,у якому активізують посилання Далее. Создание письма.Після цього в поточному документі створюють текст листа (рис. 4.46).

Для додавання полів злиття з необхідними прізвища­ми встановлюють курсор у потрібне місце, зокрема після слова Шановний(І), й активізують посилання Другие элементы(3). З'являється вікно Добавление поля слия­ния(2), яке містить поля для вставлення в документ (у на­веденому прикладі — лише одне поле з прізвищами), оби­рають потрібне поле і натискають на кнопку Вставить.

Після додавання всіх полів злиття в основний доку­мент в області задач активізують посилання Далее. Просмотр писем(4).У наступному вікні можна пере­глянути і відкоригувати значення полів злиття (поси­лання Изменить список),після чого активізують поси­лання Далее. Завершение слияния.

Увікні, що з'являється на екрані дисплея, можна переглянути всі листи (посилання Изменить часть пи­сем),об'єднати всі записи й переглянути у вікні попе­реднього перегляду) або відразу їх надрукувати (поси­лання Печать).

Читайте також:

1. А. Структурно-функціональна класифікація нирок залежно від ступеню злиття окремих нирочок у компактний орган.
2. А. Це наявність в однієї людини кількох ліній клітин з різним набором хромосом.
3. Аналіз документів
4. Аналіз документів як метод соціологічного дослідження.
5. Аудит грошових документів та грошових коштів у дорозі.
6. Багатоцільова багатокритеріальна модель обґрунтування рішень в полі кількох інформаційних ситуацій
7. Біологічне ушкодження документів
8. Бухгалтерська обробка документів.
9. Бухгалтерське оброблення первинних документів та їх збереження
10. Бюджетні установи отримують кошти на своє функціонування з бюджету виключно на основі фінансових документів, які називаються кошторисами.
11. Видалення (позначка на видалення) документів
12. Видача засновникам АТ документів, що підтверджують право власності на акції.

Переглядів: 1474