Кожен рядок БД називається записом, а кожен стовпчик – полем.
Між елементами БД (полями і записами) існують певні зв’язки. Залежно від характеру цих зв’язків розрізнюють три типи організації БД: ієрархічний, мережний та реляційний.
Ієрархічна модель–це модель даних,у якій зв’язки міжданими мають вигляд ієрархій.
В ієрархічній базі файли будуть пов’язані між собою фізичними покажчиками або полями даних, доданих до окремих записів.
Мережна модель–це модель,коли кожний запис можебути підпорядкований записам більше, ніж з одного файлу.
Для зв’язування даних використовують фізичні покажчики.
Реляційна модель–це модель,в основі якої лежить математичне поняття відношення.
Відношення подається у вигляді двовимірних таблиць. Отже, в реляційній моделі дані організовані у формі двовимірної таблиці по колонках і рядках. Тут дані пов’язані відповідно до їхніх внутрішніх логічних взаємовідносин, а не фізичних покажчиків. Завдяки цьому користувачі зможуть комбінувати дані з різних джерел, якщо логічна інформація, необхідна для такого комбінування, є в початкових даних.
Логічний підхід до даних зробив можливим створення мов запитів більш доступних для користувачів, які не є спеціалістами з мов програмування. Наприклад, існує структурна мова запитів SQL.
Ще одна перевага полягає в тому, що в реляційних системах баз даних цілі файли даних може обробляти одна команда, тоді як у традиційних системах за один раз обробляється тільки один запис.
Будь-яка БД створюється спочатку на папері, а потім вводиться в комп’ютер. Створення БД починається з визначення переліку, змісту і типу даних, що використовуються. Під типом даних розуміють числові, текстові дані, дані типу «дата» та інші. Для кожного елемента даних необхідно вказувати його величину (довжину). Це пояснюється тим, що кількість символів у полі і записі має скінчений розмір.
Отже, СКБД – це спеціальний пакет програм, що забезпечує створення, супроводження та використання БД багатьма користувачами.