Забалансові рахунки призначені для узагальнення інформації про наявність і рух:
- цінностей, які не належать підприємству, але тимчасово знаходяться в його користуванні, розпоряджен або на зберіганні (об'єкти оперативної орендувати основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі);
- умовних прав і зобов'язань підприємства (застави, гарантії, зобов'язання і тому подібне);
- бланків строгого обліку;
- списаних активів (недоліки цінностей, дебіторська заборгованість) для спостереження за можливістю їх відшкодування винні особами (боржниками);
- амортизаційних відрахувань.
Бухгалтерський облік на забалансових рахунках ведеться по простій схемі, без застосування правил подвійного запису. Наприклад, прихід активів на відповідальне зберігання реєструється проводкою в дебет тільки одного забалансового рахунку 02, повернення – в кредит цього рахунку. Програма не дозволяє в проводках кореспондувати забалансові рахунки з балансовими рахунками.
В графі «Заб.» вікна «План рахунків» указується, чи є рахунок забалансовим. Якщо рахунок забалансовий, то в графі «Заб.» ставиться «+». Такі рахунки не кореспондують ні між собою, ні з балансовими рахунками.