СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Службові записки бувають двох видів: доповідні та пояснювальні.

Доповідна записка – це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт. Подію, подається звіт про виконання службового доручення чи взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки та пропозиції.

Пояснювальна запискаукладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам. Пояснювальна записка може бути:

1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого

документа (плану, проекту, пропозиції, звіту й т. ін.). У ній укладач або

організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії

основного документа, викладає структуру, зміст, функціональне

призначення і термін його дії з поясненням можливих наслідків.

2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово

пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось

подій, фактів, провин та ін.

Реквізити:

1. Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка у Д. відмінку.

2. Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, у Р. відмінку.

3. Назва документа.

4. Текст – може поділятися на такі частини:

а) загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову – аргументоване пояснення причини, факту, вчинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

5. Дата укладання.

6. Підпис укладача.

Зразок 1

Деканові фізичного

факультету ХПІ

проф. Литвинову Я.В.

студента гр. ГУ-14

Бойка Ігоря Павловича

Пояснювальна записка

Із 05. 03 до 18. 03. 2006 р. я не відвідував заняття в інституті, оскільки допомагав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем проживан-ня батьків (м. Тересва Закарпатської обл.).

20. 03. 06 особистий підпис Бойка І.П.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
ХАРАКТЕРИСТИКА	\|	ДОВІДКА

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.