• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Уніфікація, стандартизація та трафаретизація службових документів.

Уніфікація — встановлення єдиного комплексу видів і різно­видів документів для аналогічних управлінських ситуацій, єди­них форм та правил їх складання та оформлення

Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів, встановлення певного кола ділових паперів за допомогою яких здійснюються управлінська діяль­ність, виявлення зайвих документів тощо. За допомогою уніфіка­ції впорядковується процес створення документів, скорочується їх обсяг, підвищується культура документування.

Трафаретизація — складання текстів службових документів із застосування трафаретів та мовних кліше.

Трафаретизація дає змогу включити якомога більший обсяг постійної інформації в типовий бланк й побудоване на поєднан­ні усталених текстів або їх частин, що часто вживаються, зі змін­ними частинами.

Трафаретна частина документів друкується на бланку або вво­диться у пам'ять комп'ютера, а змінна заповнюється від руки або, за необхідністю, додруковується. Трафаретизація допомагає шир­ше застосовувати засоби механізації, автоматизації та комп'юте­ризації діловодних процесів.

Усі службові документи відрізняються за своїм призначен­ням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандар­тизації їх буде різна. За цією ознакою службові документи поді­ляють на:

1. Документи, які відповідають установленим стандартам; як­що один із стандартів не дотримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, зазвичай, готуються заздале­гідь (потрібна інформація вписується від руки) і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом, заповіт, посвід­чення особи).

2. Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручнос­ті й швидкості їх використання та обробки, загальна частина ін­формації готується заздалегідь (трудова книжка, службове пос­відчення тощо).

3. Документи з довільною формою побудови, загальними прин­ципами укладання; текст, де мовні засоби автор чи укладач добирає сам (характеристика, рапорт, автобіографія, службовий лист тощо).

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені тради­цією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом — оформлення службової документації визначене стандартами, зат­вердженими Державним комітетом споживчої політики та техніч­ного регулювання.

Читайте також:

1. Бухгалтерська обробка документів.
2. ВИМОГИ ДЕРЖСТАНДАРТУ ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ.
3. Вимоги до бланків документів. Оформлювання сторінки
4. Вимоги до виконавчих документів.
5. ВПРАВА 5. Виправте недоліки в тексті службових документів. Замініть недоречно (на Вашу думку) вжиті професіоналізми загальновживаною лексикою.
6. Встановлення факту зміни документів.
7. Г) стандартизація та нормування в галузі охорони атмосферного повітря.
8. Гармонізація та стандартизація обліку
9. Державна і міжнародна стандартизація
10. ЗАВДАННЯ 5. Перегляньте наданий нижче текст, запишіть основну інформацію у вигляді тез, підготуйте рекомендації для укладача документів.
11. Загальні вимоги до оформлення тексту документів.
12. Загальні вимоги до складання документів.

Переглядів: 1408