Уніфікація, стандартизація та трафаретизація службових документів.

Уніфікація — встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил їх складання та оформлення

Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів, встановлення певного кола ділових паперів за допомогою яких здійснюються управлінська діяльність, виявлення зайвих документів тощо. За допомогою уніфікації впорядковується процес створення документів, скорочується їх обсяг, підвищується культура документування.

Трафаретизація — складання текстів службових документів із застосування трафаретів та мовних кліше.

Трафаретизація дає змогу включити якомога більший обсяг постійної інформації в типовий бланк й побудоване на поєднанні усталених текстів або їх частин, що часто вживаються, зі змінними частинами.

Трафаретна частина документів друкується на бланку або вводиться у пам'ять комп'ютера, а змінна заповнюється від руки або, за необхідністю, додруковується. Трафаретизація допомагає ширше застосовувати засоби механізації, автоматизації та комп'ютеризації діловодних процесів.

Усі службові документи відрізняються за своїм призначенням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандартизації їх буде різна. За цією ознакою службові документи поділяють на:

1. Документи, які відповідають установленим стандартам; якщо один із стандартів не дотримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, зазвичай, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом, заповіт, посвідчення особи).

2. Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності й швидкості їх використання та обробки, загальна частина інформації готується заздалегідь (трудова книжка, службове посвідчення тощо).

3. Документи з довільною формою побудови, загальними принципами укладання; текст, де мовні засоби автор чи укладач добирає сам (характеристика, рапорт, автобіографія, службовий лист тощо).

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом — оформлення службової документації визначене стандартами, затвердженими Державним комітетом споживчої політики та технічного регулювання.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Класифікація службових документів	\|	Розпізнавання істинних і підроблених документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.