• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Загальні вимоги до оформлення тексту документів.

Обліку видачі бланків

ЖУРНАЛ

Не використані або зіпсовані бланки передають до структурного підрозділу організації, яким вони були видані, де зіпсовані бланки після складання відповідного акта знищуються.

Ділова кореспонденція готується, як правило, на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути: реквізити відправника, а також заголовок документа, адреса організації, установи, куди посилається документ, підпис представника організації, яка підготувала документ.

Текст – головний елемент документа. Важливо, щоб зміст документа правильно і точно відсвітлював факти, які в ньому викладаються. При складання документа необхідно дотримуватись вимог закону, давати чіткі формулювання, робити аргументовані висновки.

Для того, щоб текст був зрозумілим і викладення більш чітко, застосовується його рубрикація.

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, а також використання заголовків. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Кожен абзац повинен розпочинати нову думку чи мікротему. Крім абзаців у тексті документів можуть виділятися параграфи, пункти.

Логічні елементи тексту.

Текст має логічні елементи: вступ, доказ, закінчення.

· Вступ. Зазначається привід, що привів до укладання документа, викладається історія питання. „Розглянувши вашу пропозицію... ”, або „На виконання наказу” та ін.

· Доказ. Викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали.

· Закінчення. Формується мета, заради якої складено документ).

У розпорядчих документах суб'єкта господарювання, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад:

«НАКАЗУЮ: », «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ...».

У колегіальних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від першої особи однини, а ключові слова «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» подають у множині минулого часу.

У документах, які визначають права та обов'язки (положення, інструкції), а також містять аналіз чи оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад: „відділ здійснює функції”, „до складу об'єднання входять”, „комісією виявлено”.

Текст як зразок, який надто часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну частину тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою персонального комп'ютера або друкарської машини, а змінну – вписують від руки або вдруковують.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні –б на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

· відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

· починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово сторінка не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Дотримання вимог мовної культури оформлення тексту.

Мовна культура – це й знання правил укладання кожного виду ділових паперів та їх оформлення. Це стосується як формуляру доку­мента, так і його словесного наповнення: вибору слів і граматичної форми, окремих рис синтаксису.

Риси ділового стилю:

1) достовірність та об’єктивність — зміст тексту має точно відтворювати об'єктивну дійсність, а всі викладені в ньому факти відповідати реальному стану справ, тобто текст має бути адекватним: ясно виражати думку, почуття й волевиявлення засобами мови, бути зрозумілим для адресата. Адекватність мовлення стосується як повноти самовираження, так і забезпечення повноти сприйняття, оскільки для тих, хто готує текст, кожне написане слово завжди зрозуміле, але не завжди воно зрозуміле для тих, кому воно адресоване. Причиною помилок часто бувають неуважність тих, хто готує документ, їхнє небажання або невміння перевірити факти, підкріпити загальну думку точними даними, тобто відсутність культури документування;

2) послідовність викладу — матеріал тексту має бути логічно побудованим, мати смислову точність і влучність думок та повноту, тобто найповніше відображувати всі об'єктивні обставини, пов'язані з вирішенням того чи іншого питання. Закони логіки не можна порушувати ні в загальний системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях.

Готуючи складний за змістом документ, слід добре продумувати його логічну структуру. А оскільки головною частиною будь-якого документа є виклад його мети, то вона і є основою логічної побудови змісту. Як свідчить практика, вміщення в один документ кількох тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою положень призводить до того, що частина їх не враховується в ході подальшої роботи з ним.

Невисока стандартизація нормативно-правових та організаційно-розпорядчих документів має компенсуватися чіткістю, точністю, суворою логічною послідовністю викладу, їх смисловим та словесним ототожненням. Документи цього типу покликані відображувати всю складність діяльності установ, динаміку руху і зміни, що там відбуваються, розкривати й допомагати вирішенню непередбачених ситуацій та проблем, що повсякчас виникають в управлінській діяльності;

3) стислість — текст документа має бути написаний якісно, простою й зрозумілою мовою, без зайвого багатослів'я, повторень і неточних висловів. Саме текст і фактична його реалізація — це та проблема вироблення культури ділового мовлення, розв'язання якої передбачає знання законів логічного й лексичного сполучення слів, умінь користуватися словесними формулами, розрізняти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал. Вдале розміщення матеріалу, послідовний виклад, оптимально визначені характер та обсяг відомостей надають діловим паперам композиційної стрункості. У процесі викладу змісту не слід перевантажувати текст другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими трафаретними формулами. Автор документа мусить уміти виділяти головне, наводити вирішальні аргументи, підкріплюючи їх лише най необхідними фактами і цифрами;

4) переконливість — текст службового документа має бути офіційним, виразним і обґрунтованим вагомими доказами. Зазначене повинне знаходити своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стандартизації (звіт, діловий лист, акт, договір, наказ тощо), в їх логічних елементах (вступі, доказах, висновках). Урахування всіх фактів, повнота відомостей, всебічний розгляд проблеми особливо важливі у створенні нормативно-розпорядчих документів. На їх підставі вирішуються практичні актуальні питання політичного, суспільного і господарського життя, судові справи, конфліктні ситуації. При цьому поняття „актуальність фактів» має характеризувати ступить їх важливості саме в даний момент, за умов конкретної ситуації;

5) нормативність — це дотримання правил писемного мовлення: правильне слововживання, побудова речень, всього тексту тощо. Нормативність — це „технічний» аспект мовлення, дотримання певних загальноприйнятих стандартів. Мові властиві розвинена синоніміка та варіантність на фонетичному, лексичному і граматичному рівнях.

Оскільки існують граматичні, стилістичні, орфографічні й пунктуаційні норми слововживання, то й помилки у документі відображуються в порушенні цих норм. При документуванні можуть траплятися такі помилки: змістові (зайві слова, перекручення подій, відсутність мовної ідеї, невідповідність інформації певній думці тощо); мовленнєві (лексичні, фразеологічні, стилістичні); граматичні (морфологічні й синтаксичні); пунктуаційні (неправильна розстановка розділових знаків). Автору документа треба вміти вибирати оптимальні мовні засоби відповідно до предмета й мовленнєвої ситуації, уникати помилок, що є порушеннями певного рівня культури ділового мовлення;

6) етичність — текст документа має відповідати прийнятим у суспільстві нормам мовного етикету, що включає в себе і передбачає найрізноманітніші типові ситуації, за яких використовуються ті чи інші сталі мовні одиниці, шаблони — типові висловлювання, закришені національно-культурними традиціями і ситуаціями в певному мовному середовищі. Питання мовного етикету, як відображення культури ділового мовлення, набувають особливої актуальності й гостроти в роботі кадрової служби.

Саме під час складання кадрової документації треба особливо ретельно й творчо вишукувати належну форму для оптимального викладу своєї думки, застосовувати стійкі мовні словосполучення, вилучати зайві слова, впроваджувати складні синтаксичні конструкції. Для цього укладачеві документа необхідно мати відповідний рівень внутрішньої культури, бути об'єктивним в оцінці тієї чи іншої ситуації;

7) естетичність мовлення — це реалізація естетичних уподобань автора документа шляхом використання естетичних можливостей мови. Оптимально підібраний текст, уникнення нагромадження приголосних, різноманітність синтаксичних конструкції, доречність цитат чи фразеологізмів, взагалі нестандартність мовлення — усе це резерви мови. Словесний бруд, суржик, мовленнєвий примітивізм, вульгарщина залишаються тривожними симптомами низької культури підготовки кадрової документації;

8) поліфункціональність — це забезпечення застосування ділової мови в усіх видах кадрової документації. Культура писемного ділового мовлення в будь-якому документі, що створюється кадровою службою, несумісна з багатослів'ям, надмірним використанням термінів, фальшивою патетикою тощо.

9 )типізація мовних засобів – це стандартизація мови службових документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні види документів, які потребують своїх типізованих слів (у наказі – наказую; у постанові –постоновляю; у листі – гарантую, надсилаю і т.п.).

При підготовці тексту необхідно користуватися такими правилами:

1)Правильно і у певній послідовності розміщувати текст.

2)Не вживати образливих висловів, емоційно забарвлених слів тощо.

3)Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до..., у зв'язку з..., згідно з..., потрібний для..., в порядку...

4)Уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання допомоги...; У порядку обміну досвідом...; Відповідно до попередньої домовленості...

5)Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи (Беручи до уваги)...; Розглянувши (Вважаючи)...).

6)Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

7)Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет-присудок; означення - означувані слова).

8)Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнерами, слід заміняти активну форму дієслова на пасивну. Наприклад, замість „Ви не відповіли " варто писати „Вами ще не дана відповідь на лист-запит ".

9)Уживати інформативні конструкції: „Створити комісію "; „ Затвердити пропозицію ".

10)У розпорядчих документах вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую..., Пропоную...

11)Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури: р-н, обл., км, грн., канд. екон. наук.

12)Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості: Шановний..., Високоповажний... та ін.

Зауваження щодо відповідальності:

· відповідальність за якість підготовки документів і достовірність даних, які вони містять, покладається на осіб, які готували, візували і підписували документи;

· відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи;

· відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів фірми, організації, організації.

З роками склалися правила оформлення урядової, службової, приватної документації. Це і сувора нормативність, і дотримання юридичних положень, і бездоганне володіння правилами мови.

Висновки:

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами управлінських дій на паперових або магнітних носіях, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, переведення, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей, вони повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Документи треба правильно складати за формою і змістом, з дотриманням вимог мовної культури оформлення тексту та реквізитів.

Контрольні питання:

1. Що таке формуляр документа?

2. Що таке реквізити документів, для чого вони існують?

3. Бланки документів, їх види та особливості оформлення.

4. Вимоги до оформлення тексту документів.

5. Перерахуйте основні правила складання тексту документів

ЛЕКЦІЯ№ 4

Читайте також:

1. II. Вимоги безпеки перед початком роботи
2. II. Вимоги безпеки праці перед початком роботи
3. II. Вимоги до складання паспорта бюджетної програми
4. II. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.
5. III. Аудіювання тексту з метою розуміння
6. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
7. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
8. III. Вимоги до учасників, складу груп і керівників туристських подорожей
9. III.4 Форматування тексту.
10. IV. Вимоги безпеки під час роботи на навчально-дослідній ділянці
11. IV. ВИМОГИ ПРОФЕСIЇ ДО IНДИВIДУАЛЬНО-ПСИХОЛОГIЧНИХ ОСОБЛИВОСТЕЙ ФАХIВЦЯ
12. V. Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

Переглядів: 6269