• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Класифікація документів.

Цілі та завдання вивчення лекції 4

Тема: Оформлення організаційно-розпорядчої документації.

Зміст:

1. Класифікація документів.

2. Офіційна документація як форма і джерело управлінської інформації.

3. Складання та оформлення організаційних документів.

4. Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення.

5. Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення.

Ключові слова: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні документи.

Успішне вивчення лекції 4 дозволяє: Мати уяву про складання, особливості оформлення та сферу застосування організаційних, розпорядчих та довідково-інформаційних документів.

Знатикласифікацію документів, структуру текстуорганізаційних, розпорядчих та довідково-інформаційних документів.

Володіти ключовими поняттями: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні документи.

Класифікація будь-чого означає зв'язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь-яких загальних принципів. Наука передбачає певну систему знань про той чи інший предмет. Предметом класифікації у нашому випадку є документ – як матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації. У попередніх лекціях ми розглядали загальне поняття документа, що стосувалося суспільства в цілому. На даному етапі зосередимо увагу на документах, що стосуються лише господарської діяльності суб'єкта господарювання.

Найважливішою ознакою для класифікації документів є їх зміст. Документи, що створюються та використовуються в процесі господарської діяльності, можуть групуватися за такими ознаками: з адміністративних питань; з матеріально-технічного постачання; з планування; з оперативної діяльності; з бухгалтерського обліку; з підготовки і розміщення кадрів; з фінансово-кредитних і зовнішньоторговельних питань тощо. У роботі будь-якого суб'єкта господарювання створюється і використовується багато документів, адже кожна господарська операція оформляється тим чи іншим документом, крім цього для вирішення будь-якого питання використовується інформація, що вже зафіксована в інших документах і є джерелом інформації для прийняття управлінського рішення.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом – рукописним, машинописним, друкарським, способом комп'ютерного набору.

З метою спрощення роботи з документами прийнято їх класифікувати за певними ознаками, а саме:

За носієм інформації вониподіляються на письмові, графічні, фото-, фоно-, кінодокументи, документи в електронному вигляді.

Письмові – всі рукописні та машинописні документи.

Графічні – креслення, графіки, карти, рисунки, схеми, плани.

Фото-, кінодокументи дають можливість зберегти об'єкти, явища, процеси, які неможливо зафіксувати іншими способами.

Фонодокументи дають можливість зробити звукозапис інформації.

Документи в електронному вигляді дають можливість створити й записати інформацію за допомогою ПЕОМ.

За змістомдокументи поділяються на загальні, адміністративні, спеціалізовані, організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові, кадрові та ін.

За найменуванням– положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси та ін.

За призначенням–організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів.

За походженням – внутрішні, зовнішні.

За напрямом–вхідні, вихідні.

За способом виготовлення– типові, трафаретні, індивідуальні.

- типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних. На їх основі складаються конкретні документи зі збереженням композиції, форми, тексту зразка.

- у трафаретнихдокументах частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні.

- індивідуальнідокументи створюються щоразу заново у довільній формі (доповідні та пояснювальні записки та ін.).

За ступенем складностідокументи поділяють на прості та складні.

- прості містять одне питання;

- складні – два чи кілька питань.

За місцем складання– внутрішні і зовнішні.

- внутрішні створюються на тій установі, де вони й функціонують;

- зовнішні - ті, що надійшли від інших (зовнішніх) організацій.

За строками виконання– звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

За походженням– службові та офіційно-особисті (іменні).

- службові – створюються в організаціях, установах з питань їх діяльності;

- офіційно-особисті –стосуються конкретних осіб (заяви, листи,

скарги та ін.).

За ступенем гласності– звичайні, таємні, для службового користування.

За юридичною силою– справжні та підроблені.

- справжні можуть бути дійсними і недійсними. Дійсні мають на даний момент юридичну силу, а недійсні – ті, що з якихось причин втратили юридичну силу;

- підробленідокументи – це документи, які мають матеріальну чи інтелектуальну підробку. Матеріальна підробка - коли до справжнього документа замість правильної інформації вносять неправильні відомості, роблять виправлення, що перекручують інформацію. Інтелектуальна підробка - це складання і видача документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного за формою.

За стадіями створення є оригінали та копії.

- оригінал – документ, створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями.

- копія – це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку „Копія" і завірена у певному порядку.

Є три види копій – відпуск, витяг і дублікат.

- відпуск– це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника.

- витяг – копія, що відтворює частину тексту документа.

- дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу.

За формою–стандартні (типові), індивідуальні (нестандартні).

- стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й за обов'язковими правилами (типові листи, положення, інструкції).

- індивідуальні документи створюються у кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій.

За технікою відтворення –рукописні, відтворені механічним способом.

За ступенем гласності–для службового користування, таємні, цілком таємні.

За терміном зберігання–постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років).

За складністю–прості (односкладні) і складні (дво- і багатоскладні). Прості документи відображають лише одне питання. Складні документи висвітлюють, як правило, кілька питань. Їх текст містить різні логічні елементи, додатки тощо.

За терміном виконання–звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

Читайте також:

1. II. Класифікація видатків та кредитування бюджету.
2. V. Класифікація і внесення поправок
3. V. Класифікація рахунків
4. А. Структурно-функціональна класифікація нирок залежно від ступеню злиття окремих нирочок у компактний орган.
5. Адміністративні провадження: поняття, класифікація, стадії
6. Аналітичні процедури внутрішнього аудиту та їх класифікація.
7. Банківська платіжна картка як засіб розрахунків. Класифікація платіжних карток
8. Банківський кредит та його класифікація.
9. Банківські ресурси, їх види та класифікація
10. Будівельна класифікація ґрунтів
11. Будівельні домкрати, їх призначення, класифікація та конструкція.
12. Будівельні лебідки, їх призначення, класифікація та конструкція.

Переглядів: 1784