Офіційна документація як форма і джерело управлінської інформації.

Кадрова документація містить інформацію про особовий склад організації: найм і призначення на посади, навчання, оцінювання, атестацію, надання відпусток, заохочення, переведення, звільнення тощо. Кадрова документація є іменною, вона стосується конкретних працюючих громадян.

Службові документи з кадрового складу супроводжують людину з початку її трудової діяльності до виходу на пенсію. Вони є підставою для надання документів, що засвідчують посаду, фах, а також слугують основою для надання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.

Усі документи в апараті управління зафункціональним призначенням можна поділити на такі групи:

1.Організаційні документи (положення, статути, посадові інструкції, правила).

До організаційних документів належать загальні документи, що регламентують організацію роботи з кадрами у суб'єкта господарювання. Це колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку; положення: про відділ кадрів, про проходження атестації, про конкурсний відбір; інструкція з діловодства, інструкція по роботі із заявами громадян, посадові інструкції тощо.

2. Розпорядчі документи (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки). До розпорядчих документів належать накази керівника про зарахування на посаду, переміщення, звільнення працівників, заохочення та дисциплінарні стягнення, проходження атестації, зарахування до резерву кадрів тощо.

3. Довідково-інформаційні документи (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, доповіді, звіти, плани роботи, договори, телеграми, телефонограми). Документи, які надають поточну інформацію – доповідні та службові записки, списки, звіти, зведення тощо складають групу довідково-інформаційних документів.

4. З кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики). Кадрова документація, з метою її вивчення, використання та зберігання класифікується за окремими ознаками:

5. Особисті документи (пропозиції, заяви, скарги, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення особисті тощо). До групи особистих документів відносяться документи, що належать працівникам. Вони містять інформацію, яку працівник повідомляє про себе під час прийняття на роботу, а також при переміщеннях. Такими документами є трудова книжка, вкладиш до неї, паспорт, військовий квиток, диплом, свідоцтво про освіту, дипломи про наукові ступені тощо. Із цих документів у відділах кадрів в оригіналі залишається лише трудова книжка, по всіх інших документах подаються копії. До особистих документів також належать: посвідчення, перепустка, посвідчення про відрядження, сертифікат про підвищення кваліфікації тощо.

(Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навч.посіб. – К.: ЦУЛ, 2007. – 360 с.)

Окремо відокремлюють особові та облікові документи.

Від особистих слід відрізняти особові документи. Це документи, які працівник готує власноручно: заяви про прийом на роботу, про звільнення або переведення, особовий листок, автобіографія, а також документи про призначення нагороджень тощо.

Облікові документи.

Групу облікових документів складають документи, що накопичують інформацію про первинну реєстрацію і наступне оновлення відомостей про склад і переміщення кадрів. Серед них виділяють первинні і похідні.

Облікові первинні документи слугують для накопичення інформації по кожній конкретній особі: особова картка (П-2), документи особової справи, картка спеціаліста тощо.

Облікові похідні – книжкові (журнальні) форми реєстрації облікових даних, в яких формується зведена інформація по установі. Це штатна посадова та алфавітна книги; книга обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву; книга обліку трудових книжок; журнали облікувідпусток; дисциплінарних стягнень; обліку прийняття, переміщення, звільнення тощо.

(Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посібник. 3-є вид. – К.: Каравела, 2009. – 240 с.)

Згідно із законодавством органи управління створюють такі організаційно-розпорядчі докумети:

Управлінські документи та органи управління, що їх створюють

Органи управління	Назва створюваного документа
Верховна Рада	Закони, постанови
Президент	Укази, розпорядження
Кабінет Міністрів	Постанови, розпорядження
Міністерства	Накази, інструкції, вказівки
Державні комітети та комісії	Постанови, інструкції, вказівки
Головні управління та управління при Кабінеті Міністрів	Накази, вказівки, інструкції
Державні адміністрації, їх управління та відділи	Рішення (держадміністрації), накази ( управління та відділи)
Місцеві ради, виконком	Рішення
Голови місцевих рад, Голови місцевих держадміністрацій	Розпорядження
Власники підприємств, установ, організацій	Накази, інструкції, розпорядження, вказівки

Отже, організаційно-розпорядча документація за функціональною ознакою класифікується:

· Організаційну (положення, статути, посадові інструкції, правила);

· Розпорядчу (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки);

· Довідково-інформаційну (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, доповіді, звіти, плани роботи, договори, телеграми, телефонограми).

За класифікатором ДК010-98: Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) — організаційно-розпорядча документація, значну частину якої становить кадрова документація містить три підкласи:

0202 Документація з організації процесів управління

0203 Документація з управління кадрами

0204 Документація з оцінки трудової діяльності

Документи, що належать до зазначених підкласів організаційно-розпорядчої документації, для наочності зведені в таблицю:

Підкласи організаційно-розпорядчої документації з кадрових питань

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Класифікація документів.	\|	Складання та оформлення організаційних документів.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.002 сек.