• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Ведення особових карток

На підставі виданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів (секретар-референт, технічний секретар) заповнює документ первинного обліку — особову картку (типова форма № П-2)*, робить відповідні записи в трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

Особова картка працівникає основним документом обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці, мають бути документально підтверджені. На підставі паспорта працівника вказують: прізвище, ім'я, по батькові; рік, місяць, число народження; місце народження; серію, номер паспорта, ким і коли його видано; домашню адресу; родинний стан. Дані про загальний безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця роботи зазначають на підставі записів у трудовій книжці. На підставі диплома роблять відповідні записи в графах № 4 (а—г), 5, 6. Обов'язково проставляють дату заповнення картки й дають підписатися особі, на яку оформлено картку. В разі звільнення працівника в картці проставляють дату й номер наказу, зазначають причину звільнення. Вносячи ці відомості, треба бути особливо уважним, оскільки вони можуть слугувати підставою для підтвердження трудового стажу.

Заповнюють особові картки від руки або машинописним способом. Графи, в яких дані можуть змінюватися, заповнюють олівцем. У наукових організаціях (на підприємствах, в установах) на спеціалістів із вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські й технологічні роботи, крім типової форми № П-2, заповнюють типову форму № П-4. На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника можна додатково заводити алфавітну карткутипова форма № П-3.

Оформлення заяв, наказів, доручень

У разі прийняття працівника на роботу або при його звільненні підприємством (установою, організацією) даний процес, крім вищезазначених документів оформлюється також за допомогою заяв та наказів, а у разі необхідності для виконання посадових обов’язків працівнику має бути видане доручення. Отже розглянемо детальніше правила оформлення цих документів.

Заяви

Заява - це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання. Заяви бувають прості й умотивовані. Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства.

Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від рукиабо на трафаретному бланку.

У заяві мають бути такі реквізити:

- адресат;

- відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

- назва виду документа (ЗАЯВА);

- текст;

- перелік додатків (копій документів);

- дата (проставляють дату складання документа, переважно словесно-цифровим способом «14» лютого 2012 р.);

- підпис заявника.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі в правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номерйого телефону наводяться в дужках.

У заяві не прийнято вживати прийменник «від» (від кого заява, а також архаїзми й канцеляризми («вельми переконливо», «завчасно Вам вдячний», «прошу не відмовити» й т. п.).

Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керівникові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище й ініціали керівника в секретаря чи відповідальної особи, їм доцільно мати зразок заяви з цими відомостями.Крім того, працівник відділу кадрів має попередити заявника про те, щоб він обов'язково залишив у заяві лівий берег для підшивання у справу.

Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу. В разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмово (за вказаною в заяві адресою).

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, а домашню адресу й телефон не вказує.

Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу або на трафаретному бланку. В тексті такої заяви обов'язково зазначають дату початку відпустки.Питання про надання чергової відпустки вирішує керівництво з урахуванням графіка відпусток.

Кожний працівник має право на короткочасну відпустку без збереження заробітної плати (за власний рахунок).Заява про надання відпустки без збереження заробітної платимає бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію. Наказ про надання відпустки оформляють, виходячи з тексту заяви та резолюції. При цьому підставою для формулювання наказу є резолюція (якщо, наприклад у резолюції вказано меншу кількість днів відпустки, то й у наказі має зазначатися ця сама кількість).

Заява про звільнення іззайманої посади за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду. Її також пишуть на трафаретному бланку або на чистому арку паперу.

У заявах про надання навчальної відпустки має бути посилання на довідку-виклик із місця навчання, без якої питання надання відпустки вирішити неможливо. Зазначений документ подають на розгляд разом із заявою.

Накази по особовому складурегламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень т. ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах із невеликим обсягами документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування реквізитів. Заголовки до тексту наказу можуть бути такі:про прийняття на роботу; про переведення на іншу роботу; про звільнення; про надання відпустки; про заохочення; про порушення; про накладання дисциплінарного стягнення.

У текстах наказів по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти, пункт починають дієсловом: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ» й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.

В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я й по батькові - звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовийоклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дату початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказую статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ:

- назва виду документа (н А к А 3);

- індекс [до номера через дефіс додають літери вк (відділ кадрів), наприклад:№ 123-вк];

- місце складання чи видання;

- заголовок до тексту;

- позначка про контроль (роблять у разі потреби);

- текст;

- підстава (заява, рішення дисциплінарного комітету, ст.38КЗпП);

- підпис;

- гриф погодження (оформляють у разі потреби);

- візи (оформляють у разі потреби);

- позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

На підприємствах із великим обсягом документообігу використовують уніфіковану форму наказу (розпорядження) про прийняття на роботуформа № П-1. Цю формузаповнюють у відділі кадрів.

Завізований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу (розпорядження) у разі потреби може слугувати, наприклад, направленням на переговори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу робить висновки про можливість зачислення: на звороті проекту наказу (розпорядження) він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну.

Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби — медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки та інше фіксуються на звороті форми.

Проект наказу про зачислення на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду й оклад згідно зі штатним розкладом.

Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) до­водиться до відома працівника під розписку.

На підприємствах із великим обсягом документообігу, оформ­ляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідальний працівник відділу кадрів заповнює (у двох примірниках) уніфіковану форму наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу [типова форма № П-5]. Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бухгалтерії. Наказ (розпорядження) візують керівники структурних підрозділів попереднього та нового місць роботи й підписує керівник підприємства. На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці (форма № П-2), трудовій книжці та в інших документах. На звороті форми № П-5 роблять позначки про нездані матеріально-майнові та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.

Оформляючи щорічну та інші види відпусток (не для груп), які надаються працівникам згідно з чинними законодавчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами й графіками відпусток, на великих підприємствах застосовують уніфіковану форму наказу (розпорядження) про надання відпустки типова форма № П-6. Цю форму заповнюють у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бухгалтерії. Заповнену належним чином форму підписують керівник структурного підрозділу та керівник підприємства. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці працівника (форма № П-2), а в бухгалтерії здійснюють роз­рахунки належних виплат. Коли надається відпустка без збереження заробітної плати, крім зазначення кількості днів відпустки, роблять позначку: «без оплати».

Відпустки для груп працівників доцільно оформляти за списком типова форма № П-7. Позначок про здачу інструменту, спецодягу та іншого реманенту на період відпустки працівників у формі № П-7 не роблять.

Відповідальний працівник відділу кадрів на підставі списку про надання відпусток робить в особових картках працівників відповідні позначки, а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат.

У разі звільнення працівників на підприємствах із великим обся­гом документообігу застосовують уніфіковану форму наказу (розпорядження) про припинення трудового договору(контракту). Бланк такої форми № П-8 заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу (розпорядження) залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бухгалтерії. Підписують наказ (розпорядження) керівник структурного підрозділу та керівник підприємства. Заповнюючи форму № П-8 у пункті «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності" роблять відповідні позначки.

На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія здійснює розрахунок із працівником.

У разі звільнення працівника з власної ініціативи (за власним бажанням) він оформляє заяву на лицьовому боці типовоїворми № П-8.

Доручення — це документ, що видається підприємством (або приватною особою) другій особі для подання в інше підприємств (або третій особі), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання дого­ворів тощо.

Доручення бувають: • офіційні; • особисті.

Офіційні доручення видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства. Їх оформляють на спеціальних чи загальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту). В такому разі загальний бланк доповнюють довідковими даними про організацію.

РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ, ВИГОТОВЛЕНОГО НА ЗАГАЛЬ­НОМУ БЛАНКУ:

- назва виду документа (доручення);

- дата (зазначають словесно-цифровим способом);

- індекс (проставляють у день підписання);

- місце складання чи видання;

- текст [зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані), де й що доручає; також у тексті залишають місце для підпису особи, якій видано доручення; закінчують текст зазначенням терміну дії доручення];

- підпис (підписують керівник підприємства та головний бухгалтер);

- відбиток печатки (гербової або круглої, що прирівнюється до гербової).

Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено.

Доручення на одержання особою матеріальних цінностей від того підприємства оформляють машинописним способом або від руки на трафаретному бланку [форми № М-2, М-26].

Бланки таких доручень виготовляються на спеціальному папері, мають серію, номер і належать до бланків суворої звітності.

Бланк доручення за формою М-2 оформляють у тому разі, якщо перелік товарно-матеріальних цінностей невеликий. Усі вільні графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.

Особисті доручення видаються фізичною особою. Оформляють їх від рукиабо машинописним способом на чистому аркуші перу. Особисті доручення засвідчує нотаріус або вповноважена особа підприємства, де працює чи навчається довіритель, адміністрація стаціонарного лікувального закладу, установи, де він перебуває на лікуванні, або вповноважені особи військової частини, в якій довіритель служить.

У разі виконання дій, зазначених у дорученні, пред'явлення документа, що засвідчує особу, на яку оформлено дане доручення, є обов’язковим.

Читайте також:

1. B. Тип, структура, зміст уроку і методика його проведення.
2. I. Введення в розробку програмного забезпечення
3. II. Вимоги безпеки під час проведення практичних занять у кабінеті (лабораторії) біології загальноосвітнього навчального закладу
4. II. Організація і проведення спортивних походів
5. III. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ РОЗРАХУНКІВ КУРСОВОЇ РОБОТИ
6. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
7. VI. Проведення вступних екзаменів, фахових випробувань та творчих конкурсів
8. VІ. Підведення підсумків уроку
9. А) Методика проведення заняття
10. А) Методика проведення заняття
11. А) Методика проведення заняття.
12. А) Методика проведення заняття.

Переглядів: 1631