• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Документ як основний вид ділового стилю.

Справочинство (діловодство).

Лекція 2

1. Документ та його функції.

2. Класифікація документів.

3. Реквізити документа і норми їх дотримання.

4. Основні вимоги до складання і оформлення документів та ділової кореспонденції.

Справочинство (діловодство) – це діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документ – це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документ –основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі”[1].

Документ –це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа –це властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і управлінські функції”[2].

У сучасному діловодстві виділяють загальні та специфічні функції документів.

Загальні функції:

1) інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації;

2) соціальна – поява документів спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

3) комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між закладами, установами, фірмами;

4) культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій.

Специфічні функції:

1) управлінська – притаманна документам, які створюються для реалізації завдань управління;

2) правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві;

3) історична – документи є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства (архівні матеріали).

С.В. Шевчук виділяє, як обов'язкові офіційну, ділову й оперативну функції документа, оскільки документи – це писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, дискеті та ін. носіях інформації.

2. Ознаки класифікації документів:

1) за спеціалізацією:

· загальні;

· з адміністративних питань

· з фінансових комерційних питань тощо.

2) за призначенням:

· організаційні (положення, статути)

· розпорядчі (постанови, ухвали, розпорядження);

· інформаційні (довідки, оголошення, звіти);

· з кадрово-контрактових питань (автобіографії, заяви, контракти, характеристики).

3) за походженням:

· службові (офіційні) – укладаються керівником установи для вирішення службових питань;

· особисті (приватні) – укладаються окремою особою для вирішення особистих питань;

4) за місцем укладання:

· внутрішні – чинні у межах установи чи закладу;

· зовнішні – листування з іншими підприємствами;

5) за напрямом (спрямуванням):

· вхідні – надходять до закладу;

· вихідні – адресовані за межі установи, організації;

6) за формою:

· стандартні (типові) – укладаються на бланках, мають однакову форму, заповнюються за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

· індивідуальні – укладаються за загальною формою, але автор-укладач довільно добирає мовні засоби, наприклад, автобіографія;

7) за технікою відтворення:

· рукописні;

· відтворені механічним способом;

8) за секретністю (ступенем гласності):

· звичайні (загальні);

· секретні (таємні) мають угорі праворуч позначення (С) або „Таємно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

· для службового користування (ДСК) – це конфіденційні документи, що мають гриф обмеженого доступу, що проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки;

9) за терміном виконання:

· звичайні безстрокові;

· термінові;

· дуже термінові;

10) за складністю:

· прості –відображають одне питання чи один факт;

· складні – розглядається два і більше питань;

11) за стадіями створення:

· оригінали – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник, має підпис керівника установи, може бути завірений штампом і печаткою;

· копії – це точне відтворення оригіналу, на якому робиться помітка „Копія”. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

· виписки (витяг) – копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і офіційно засвідчена;

· дублікат – повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;

12) за терміном зберігання:

· тимчасового зберігання (до 10 років);

· тривалого зберігання (понад 10 років);

· постійного зберігання;

13) за юридичною силою:

· справжні;

· підробні.

3. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документа комплексом реквізитів. Реквізити– це необхідні (вихідні) дані як елемент правильного оформлення офіційних документів. Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі складають його формуляр або форму.

Національний стандарт України– ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” – поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

· органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

· підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності[3].

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють друкарським способом. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:

1. Зображення Державного Герба України (для державних організацій).

2. Зображення Емблеми (фірмовий знак) організації.

3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).

7. Назва організації автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону.

10. Назва виду документа.

11. Дата документа.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання та видання документа.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст документа.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження документа.

25. Віза.

26. Відбиток печатки.

27. Відмітка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа до організації від адресата.

32. Запис про державну реєстрацію.

Реквізити бувають постійні(для виготовлення бланків документів) і змінні. Наявність того чи іншого реквізиту зумовлена видом документа, його призначенням, змістом та підпорядкуванням.

Більшість документів умовно можна поділити на три частини:

1) заголовна (всі реквізити, що передують тексту);

2) основна (текст і додатки);

3) оформлення (реквізити, що розміщують нижче від додатків).

У міжнародній практиці листування та в документах, що містять відомості фінансового характеру, дату зазначають словесно-цифровим способом: 4 травня 2007 р. У інших документах можливий такий варіант позначення дати: 07.09.2010.

Індекс дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та обробку документа.

Резолюція – вказівка керівника щодо виконання документа. Пишеться від руки під текстом документа: До виконання, До друку, До відома і т.д.Складається з таких елементів:

а) прізвища, ініціалів виконавця у Д.в.;

б) вказівки про порядок виконання документа (зміст доручення);

в) терміну виконання;

г) особистого підпису посадової особи;

д) дати.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту „підпис”. Розрізняють дві форми погодження документів:

· внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи);

· зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).

Віза– реквізит, близький за змістом до грифа узгодження, оскільки це внутрішнє погодження проекту документа, складається з:

а) назви посади службової особи;

б) підпису та його розташування;

в) однозначного лаконічного рішення: Не заперечую;

г) дати візування.

У внутрішніх документах віза ставиться лише на першому примірнику, а в зовнішніх візується тільки екземпляр, що залишається в організації.

4. Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика, теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським, або іншим способом виготовляють бланки, що містять трафаретний текст.

Бланк – це уніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України. Він установлює такі види бланків:

· загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листа;

· бланк листа;

· бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви документа), крім листа.

Бланки виготовляють на білому папері високої якості, реквізити друкують українською мовою.

Установи, що листуються з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: українською (ліворуч), іноземною (праворуч.

Щодо оформлення документів. Документи оформлюються, як правило, на папері формату А4, береги:

· 30 – лівий;

· 10 – правий;

· 20 верхній та нижній.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок проставляються арабськими цифрами посередині верхнього берега аркуша (як правило).

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд з державною мовою. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Обов’язковими складовими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв’язність викладу, структурна організація, завершеність.

Текст – головний елемент документа, який має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи. Кожен абзац тексту повинен розпочинати нову думку. Нормативним є абзац з 3 чи 5 речень. Найзручнішими для сприйняття є речення з 3, 5, 7, 9 (найбільше) слів. Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.

Правила складання текстів документів:

· текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила..; Інститут просить...;

· від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

· не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

· уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку;

· використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Відповідно до Вашого прохання...;

· уживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, вставні слова – на початку речення);

· у ділових документах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: Шановний, Високошановний, Вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а тест починається з малої літери і абзацу;

· велике значення у наш час має питання мовного етикету, особливо у листах-проханнях, листах-вимогах, листах-претензіях. Щоб не виказувати невдоволення діями свого партнера, рекомендується замінити активну конструкцію на пасивну: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції. – Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені;

· якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує...;

· особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон спілкування: За такі результати праці Ви не можете одержати премії. – На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії;

· у розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...;Пропоную....

Читайте також:

1. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
2. WEB-документи та CGI-інтерфейси
3. Абсолютні синоніми (наприклад, власне мовні й запозичені) в одному тексті ділового стилю вживати не рекомендується.
4. Активні HTML -документы
5. Аналіз відхилень – основний інструмент оцінки діяльності центрів відповідальності
6. Аналіз відхилень — основний інструмент оцінки діяльності центрів відповідальності
7. Аналіз документів
8. Аналіз документів як метод соціологічного дослідження.
9. Анкета — основний інструмент дослідження
10. АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА
11. Аудит грошових документів та грошових коштів у дорозі.
12. Бланк документа

Переглядів: 3972