• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Типи презентацій

В залежності від поставленої цілі, презентація може набувати наступних форм [27]:

Ø інструктивна – надання інформації;

Ø дослідницька – збір інформації;

Ø дорадча – забезпечення інформацією;

Ø консультативна – обмін поглядами та думками;

Ø колегіальна – прийняття рішень.

Цілі презентацій досягаються використанням засобів розкриття сенсу, образу, структури та взаємодії (рис. 3.1) [39].

Головними особливостями офіційної презентації є встановлені правила та процедури, протокольні записи попередніх засідань та список тих, хто має право бути присутнім на них. Багато організацій працюють з використанням системи комітетів, члени яких діють як представники різних підрозділів або заінтересованих груп. За основу проведення нарад та засідань приймається повістка дня.

Повістка дня – це перелік підлягаючих до обговорення тем, що забезпечують визначену структуру засідання або наради. Якщо повістка дня погано сформована, то нарада (засідання) буде мало результативним. Приблизно за дві неділі до наради секретар сповіщає постійних членів про необхідність надання пунктів повістки дня. Повістку дня встановлює головуючий, покладаючись на попередні пункти.

Під час визначення послідовності питань, що розглядаються питання, що враховуються наступні фактори:

v логічні послідовності – залежна тема повинна знаходитися нижче тієї, від котрої залежить;

v прості пункти розглядаються першими – перш ніж переходити до важких питань, починайте з легких;

v беззаперечні пункти розглядаються першими – це дає можливість з ними розібратися швидше;

v наявність зацікавленої особи – якщо відсутня заінтересована особа, то питання переносять на пізніше;

v менш термінові та менш важливі справи розглядаються останніми – у випадку відсутності часу, ці питання знімаються та вирішуються іншими способами.

Рис. 3.1 Основні завдання будь-якої презентації та засоби для їх досягнення (за Е. Орешкиною [39])

У головуючого може міститися розширений варіант повістки дня з примітками, які допомагають ретельно проводити нараду. Повістка дня головуючого повинна включати в себе орієнтовний розподіл часу по кожному із пунктів. [27].

На час засідання секретар веде протокол, який згодом стає остаточним протоколом засідання. Протокол повинен представляти собою точний та об’єктивний звіт про засідання. Перш ніж розсилати протокол останнього засідання, необхідно перевірити чи ознайомились його одержувачі з протоколом майбутнього. Якщо існують спірні питання, варто переконатися, що вони будуть ретельно вивірені, а можливо запропоновано внесення коректив в повістку дня наступного засідання.

Головуючому є сенс завчасно прочитати всі звіти та доповіді, щоб мати поняття з приводу головних питань майбутньої дискусії та їх хронометражу. Головуючий може припинити виступ будь-кого, хто відхиляється від обговорення поточного питання повістки дня.

Конференція – заздалегідь заплановане організоване зібрання людей для обговорення певної проблематики, обговорення спірних питань, або питань що стосуються всіх учасників. Правила підготовки конференції наступні [23]:

§ перш за все, необхідно створити організаційний комітет;

§ підготовку краще розпочинати за пів року до часу її офіційного проведення, залучаючи якомога більше активістів та ентузіастів;

§ при оргкомітеті створюється робоча група, яка веде листування з потенційними учасниками;

§ на першому засіданні оргкомітету вирішуються два основних питання – учасники та джерела фінансування;

§ запрошення на конференцію розсилаються за два-три місяці до відкриття;

§ відповідати на отримане запрошення потрібно в будь-якому випадку, незалежно від того, приймаєте ви його чи ні;

§ мотиви відмови повинні обов’язково зазначатися у відповіді;

§ програма конференції може включати культурну програму, відходження від програми будуть розглядатися як результат недостатньої підготовки приймаючої сторони.

Якщо існує домовленість про закінчення засідання до встановленого часу, обов’язково потурбуйтесь про належне виконання. Інакше, до кінця засідання, ймовірніше всього, не залишиться кворуму, оскільки люди почнуть розходитися для виконання своїх обов’язків. Намагайтеся не залишати жодних невизначеностей, тим більше, якщо по розглянутих питаннях необхідно виконувати узгодження дій.

Презентація, може розглядатися як специфічна форма або один із етапів ведення переговорів. Переговори – це зустріч між особами або групами осіб, які переслідують загальну ціль, що полягає у досягненні між ними згоди. Зазвичай вважається, що переговори потрібні тільки для того, щоб домовитися. Однак, переговори також потрібні і для того, щоб помітити сумісні з партнером проблеми в проекті, знайти спільний інтерес та виробити спільні рішення. Переговори можуть мати різні функції, що необхідно враховувати під час діалогу. Якщо сторони заінтересовані в обміні поглядами або точками зору, то функція переговорів буде інформаційною. Близькою до інформаційної є функція пов’язана з налагодженням нових зв’язків та співвідношень – комунікативна [27].

Основна задача таких переговорів зводиться до обміну точками зору та інформацією. Незалежно від характеру конкретних переговорів ця функція обов’язкова, і в тій чи іншій степені є присутньою на будь-яких переговорах.

До функцій переговорів відносять: регулювання, контроль та координацію дій. Вказані функції, на відміну від інформаційно-комунікативної, реалізуються за умови наявності добре налагоджених відношень партнерів, в тих випадках, коли наявні домовленості ведуться згідно досягнутих раніше спільних рішень.

В переговорній практиці можливі ситуації, коли одна зі сторін не збирається нічого вирішувати. Переговорами ця сторона користується для відвернення уваги партнеру.

Конфліктним переговорам властиві наступні ознаки: суперництво, змагання, недовіра. Спосіб взаємодії учасників в подібних переговорах відкрито опозиційний. Елементами конфліктних переговорів можуть є бурхливі обговорення, погрози та залякування. Врегулювання конфліктів може стати дієвим способом ведення таких переговорів.

Конструктивні переговори полягають в продуктивному обміні думками, взаємоповазі точок зору, відповідності цілям всіх учасників. Такі переговори, як правило, проходять в шість етапів [27].

Перший етап – встановлення контакту. Початковий етап пов'язаний з ризиком, тому що першочергово варто визначитися:

Ø чого кожна сторона прагне досягнути;

Ø тривалість та число передбачених засідань;

Ø місце засідань та кількість передбачуваних учасників.

Другий етап – питання та консультації. Хід переговорів передбачає з’ясування деяких питань. Кожен учасник під час переговорів повинен активно проявляти увагу, сам задавати та відповідати на запитання.

Третій етап – переформулювання. Дозволяє частково підвести прийнятий обома сторонами результат, в результаті чого виникає можливість:

· попросити зробити нове уточнення або повідомити раніше не оприлюднену точку зору;

· підтвердити наявність спільної інформованості та хорошої якості обміну думками під час консультацій;

· уточнити всі співвідношення у відповідності з контекстом ситуації;

Четвертий етап – пропозиція. Включає в себе строге, чітке та ясне пояснення того, чого хоче інша сторона та внесення пропозицій. Учасникам слід чітко уявляти, чого вони хочуть, просять та пропонують.

П’ятий етап – дискусія. Дозволяє перерахувати аргументи, що підтверджують висловлену пропозицію, розглянути заперечення, не боятися твердо повторювати беззаперечні аргументи. Дискусія за своєю природою передбачає деяку напругу, в той же час, для того, щоб збереглася орієнтація на конструктивні переговори, процес обговорення необхідно розуміти як пошук можливих способів знайти спільне рішення.

Шостий етап – результат. Віддзеркалює конструктивний хід переговорів, в результаті котрого, кожен отримує очікуване.

Принципові переговори полягають у тому, щоб вирішувати проблеми на основі притаманних їм рис, що виходять із суті справи, а не сперечатися з приводу того, на які жертви готова піти кожна зі сторін. Принципові переговори демонструють як досягнути того, що необхідно, і залишитися в рамках пристойності. Зазначений метод дає можливість бути справедливим, і одночасно уникати можливостей зловживання чесністю з боку іншої сторони.

Багато організацій уникають великих зустрічей наприкінці року, коли співробітники зайняті підготовкою річного звіту. Інколи за цими причинами ділові зустрічі не плануються на кінець місяця або кварталу. Починати перемовини краще зранку, оскільки до кінця дня, і ви, і ваші партнери будуть стомлені. Окрім того, початок зустрічі в першій половині дня дає можливість пообідати з партнерами в неформальній обстановці та обговорити результати переговорів або подолати складності, що могли виникнути. Якщо ж переговори проходять протягом двох і більше днів, то вони можуть початися після обіду в перший день. Якщо ваші колеги приїжджають з іншого міста або іншої країни, то слід передбачити культурну програму.

Під час першої зустрічі, якщо учасники не знайомі, необхідно представитися. Першим представляється голова приймаючої делегації, а потім – голова прибулої. Після цього, голови делегацій представляють своїх співробітників. Першою повинна бути представлена приймаюча делегація. Порядок представлення делегацій відбувається за спаданням, тобто спочатку представляють тих, хто займає більш високі посади. Учасники можуть обмінюватися візитними картками. При більшому кількісному складі делегацій такий обмін необов’язковий. В цьому випадку до початку переговорів кожному учаснику вручається список делегації, по можливості із зазначенням повних імен і посад. Делегація розміщується таким чином, щоб кожний член делегації займав приблизно рівне положення і розташовувався напроти. Першим сідає за стіл переговорів голова приймаючої сторони. В ході проведення переговорів йому належить ініціатива. Він починає бесіду, слідкує щоб не виникало пауз. Запізнення на переговори може не тільки негативно відзначитися на вашому іміджі, але й на самому результаті переговорів, так як інша сторона може взагалі відмовитися від їх проведення.

На переговорах не прийнято переривати виступу партнерів. Уточнюючі питання задаються по завершенню виступу. Якщо є необхідність з’ясувати якусь деталь в ході виступу, необхідно вибачитися, а свій тезис конкретизувати і зробити максимально коротким. В ході проведення переговорів широко практикується передача головою делегації слова для виступу іншим членам делегації, експертам та радникам.

Приймаюча сторона, як правило, слідкує за тим, щоб на столі під час проведення переговорів були в наявності ручки, олівці, блокноти або чистий папір. З іноземцями варто завчасно обумовити робочу мову переговорів. Зазвичай, на переговорах одночасно ставиться декілька цілей – отримати інформацію про партнера, надати інформацію про себе, заключити договір. Варто підготувати також і необхідну технічну і довідкову інформацію, а також визначити можливі варіанти вирішення проблем. Не варто шукати єдино правильний варіант – кожен матиме свої переваги та недоліки. Саме тому, для початку необхідно виписати для кожного варіанту позитивні і негативні моменти, визначити перевагу рішень для вас та партнера, а також продумати можливість поліпшення варіантів для вас, не погіршуючи їх для партнера. Необхідно сформувати свої можливі пропозиції та їх аргументацію. Слід чітко сформувати свою позицію, оскільки саме вона може бути результатом проведення переговорів.

Планування та підготовка проведення презентації

Будь-який тип презентації передбачає точне визначення цілей, які в результаті повинні бути досягнуті. Ціль презентації – це те, що пропонується пояснити, запропонувати або продемонструвати на презентації, і що повинно бути пов’язаним з можливими вигодами запрошених, з урахуванням їх інтересів [26].

Цілі можуть бути найрізноманітніші, але серед найпоширеніших виділяють наступні:

ü мотивація когось до розгляду того чи іншого питання;

ü переконання будь-кого в реальності та значимості даної пропозиції;

ü інформування та зацікавлення про що-небудь;

ü реалізація нової ідеї;

ü представлення нових адміністративних процедур.

Формулюючи ціль презентації, визначте, якого результату ви хочете досягнути:

o переконати людину переглянути свою позицію;

o здійснити необхідний вплив на аудиторію;

o переконати застосувати аудиторію визначені дії.

Конкретизація цілі полягає знаходження відповіді на запитання «Що я хочу донести до аудиторії?». В залежності від поставленої цілі та теми, презентація може проводитися в одній або декількох формах [27].

Усна. Усна форма виступу перед аудиторією або вербальна форма надання матеріалів є найпростішою формою презентації. За бажанням виступаючого усна доповідь може супроводжуватися роздачею учасникам друкованого тексту виступу. Доповідачу варто пам’ятати, що навіть демонстрацію завчасно підготовлених матеріалів варто доповнювати усною доповіддю. Останнє, може відбуватися в будь-якому приміщені та перед будь-якою кількістю слухачів. Однак, під час виступу перед великою аудиторією може знадобитися мікрофон. Не зважаючи на простоту, усна доповідь потребує ретельності, оскільки у кожного слухача складається власне візуальне уявлення про предмет розмови, часом відмінне від дійсного.

Презентація з використанням традиційних засобів. До традиційних засобів візуального доповнення усної доповіді відносять: дошки, перекидні блокноти, плакати. Вони зручні для проведення презентацій в інтерактивному режимі в присутності невеликої аудиторії, коли зображення, повинно формуватися в процесі обговорення, а не завчасно. Такі засоби хороші для засідань робочих груп і круглих столів. Незручність їх використання складає обмежений об’єм інформації, котрий не може бути відображений графічно. Плакати найчастіше використовуються при доповідях. Варто пам’ятати, що внесення змін в один плакат, може потягнути за собою їх внесення і в інші. У зв’язку з тим, що можуть виникнути складності з розвішуванням плакатів, вони рідше застосовуються для презентацій.

Презентації з використанням проектованих демонстраційних матеріалів. Дана форма найбільш поширена в наш час, і передбачає використання спеціального проектору для проектування плівок. Необхідні зображення виготовляються у вигляді прозорих слайдів (плівок або діапозитивів) і використовуються по мірі необхідності в процесі презентації. Графічне зображення також краще нанести завчасно на плівку.

Презентації з використанням демонстраційних відеоматеріалів. Використання демонстраційних матеріалів під час презентацій найчастіше використовується під час виставок. Демонстрація кольорового зображення в чорно-білому варіанті або демонстрація без звуку під час подібної презентації недопустимі.

Презентації за допомогою електронних засобів. Електронні засоби використовуються для презентації інформації у великих об’ємах. Підготовка високоякісної презентації за допомогою електронних засобів – дороговартісна і потребує залучення спеціалістів. Витрати на підготовку окуповуються лише при наявності великої аудиторії.

Тривалість презентації, як і її структуру, слід обґрунтовано планувати. Основна помилка виступаючих – прагнення сказати якомога більше протягом виділеного їм часу. Зазвичай, дане прагнення виливається у прискорений та хвилюючий темп розмови із виключенням пауз, що врешті-решт призводить до втрати у слухача уваги і розуміння. Можливості людей щодо сприйняття доповіді обмежені короткотривалою пам’яттю людини, в якій можуть одночасно зберігатися не більше 5-9 структурних одиниць інформації. Саме в короткотривалій пам’яті відбувається первинна обробка інформації, після чого вона направляється в довготривалу пам'ять. Тому, для того, щоб інформація краще знаходила свого слухача, речення варто суттєво спрощувати. Психологами встановлено, що фрази, загальна тривалість яких понад 6 секунд, сприймаються зі значною утрудненістю. Варто зауважити, що зі всього сказаного, слухачі найбільше звернуть свою увагу лише на вступну та заключну частини виступу. З цього випливає необхідність структуризації свого виступу. Зазвичай на вступ і висновки відводиться приблизно по 10 % від загальної кількості часу [27].

Як правило, на практиці час презентації обмежується визначеними рамками, що залежать від цілей презентації, степені зацікавленості аудиторії та часових можливостей слухачів. Часові рамки також можуть накладатися регламентом заходу, в рамках якого здійснюється сама презентація.

У кожній презентації баланс часу, відповідає її завданням, ситуації та готовності слухачів. Саме тому, в будь-якому випадку, під час підготовки презентації варто продумати баланс часу з подальшим його дотриманням. Зазвичай презентація триває від 10 до 30 хвилин,але виходячи з конкретної ситуації можуть рекомендуватися наступні часові рамки (рис. 3.2).

Рис. 3.2 Оптимальні рамки часу для деяких видів презентацій

(за Е.И. Мазилкиною [27])

Завчасне планування повинно враховувати і час для відповідей на запитання. Оскільки, саме на цьому етапі презентації виступаючий проходить перевірку на витривалість та кваліфікацію. У випадку, якщо до вашого відома доводять, що тривалість виступу повинна бути скороченою, скорочувати варто затрати на основну частину виступу, по можливості зберігаючи вступ та висновки [26].

Щоб спланувати тривалість всієї презентації та окремих її частин, необхідно вибирати баланс часу між частинами презентації. Однак, ніколи не варто затягувати презентації навіть довше, ніж на хвилину від встановленого регламенту. Краще закінчити її на хвилину раніше [23].

Перед початком презентації необхідно перевірити місце проведення виступу на предмет обладнання, планування, освітлення, рівня шуму, кількості місць слухачів, розміру, звукової системи, простору, температури. В цьому зазвичай допомагають відповіді на наступний перелік запитань:

1. Чи знайомо Вам місце, в якому запланований захід проведення презентації?

2. Чи регулярно в цьому приміщенні відбуваються презентації?

3. Чи потрібно Вам перепустку або супроводжуючого?

4. Чи знаєте Ви повну адресу місця проведення виступу, контактні телефони організаторів?

5. Чи взяли Ви з собою текст виступу ?

6. Чи знаходиться необхідний реквізит у Вашій сумці?

7. Чи потрібна Вам пляшка з водою?

8. Чи перевірено рівень звуку в залі?

9. Чи буде Вас добре чутно?

10. Чи вмієте використовувати мікрофон?

11. Чи всім Вас буде помітно?

12. Чи є в залі місця з поганою видимістю?

13. Чи все обладнання в належному робочому стані і встановлене на своїх місцях?

14. Чи всі розетки працюють ?

15. Чи всі засоби дистанційного управління є справними ?

Вимоги до приміщення в першу чергу залежать від кількості слухачів, їх складу та задач презентації. Організатори презентації повинні враховувати наступне [27]:

§ тривалість презентації (рис. 3.2);

§ структуру презентації (чи буде вона розбитою на частини?);

§ проходження презентації виключно в одному приміщенні, чи потрібні додаткові місця?;

§ чи будуть перерви на каву?;

§ які розділи необхідно включати до презентації і яке призначення кожного з них?;

§ чи закінчуються кожен із розділів важливим повідомленням?;

§ чи буде когось запрошено на конференцію (експерти, незалежні спостерігачі, інші) і в якій кількості?

Досвідчені доповідачі радять мати при собі упаковку чистих серветок для протирання скла проектору, викрутку, широкий скотч, кольорові фломастери і маркери [26].

Виходячи з розмірів кімнати, визначте власне місцезнаходження під час презентації. Розмір кімнати повинен відповідати заявленій кількості учасників. При групі менше 50 осіб, відстань між доповідачем і першим рядом слухачів повинна складати від 3 до 6 м. Найкраща форма кімнати така, в якій не виникає «мертвих зон» недоступних для огляду. Не варто забувати і про місце виступаючого, яке повинно бути зручно розташоване і красиво оформлене. Очікуване заповнення залу повинно бути не надто вільним, і не переповненим. Приміщення повинно мати належне освітлення та можливість вентиляції. Входи і виходи розташовуються так, щоб відвідувачі не відволікали аудиторію. Техніка повинна встановлюватися таким чином, щоб не створювати ніяких перешкод і можливостей виникнення нещасного випадку. Звукові колони не повинні нікого приглушувати, а проектор не повинен загороджувати екрану. У випадку, якщо в приміщенні подібні заходи відбуваються регулярно, то швидше за все, воно вже пристосоване для презентацій [27].

Якщо презентація відбувається в робочому кабінеті за прямокутним столом, то можливі чотири варіанти розміщення.

Перший варіант – кутове розташування (рис. 3.3). Воно сприяє контакту очей і дозволяє спостерігати за співрозмовником. Це найбільш вдале розміщення відвідувача до доповідача [27].

Рис. 3.3 Варіанти кутового розташування

Другий варіант – позиція партнерства (рис.3.4). Використовується в сумісній роботі над проблемою, коли учасники сідають по один бік разом [27].

Рис. 3.4 Позиція партнерства

Третій варіант – конкуруючо-оборонна позиція (рис. 3.5). Учасники розміщуються один напроти іншого. Психологами доведено, що при рівних умовах, конфлікти виникають перед співрозмовниками, що сидять напроти [27].

Рис. 3.5 Варіанти конкурентно-оборонної позиції

Четвертий варіант – незалежно позиція (рис.10). Її займають люди, що не налаштовані на співробітництво. Партнери розміщуються по діагоналі [27].

Рис. 10. Незалежна позиція

Дистанція між людьми в процесі ділового спілкування повинна складати 70 см, а при особистій бесіді – 120 см, під час колективної дискусії – 220 см, на офіційному заході – 400 см.

За кількістю учасників виділять аудиторії великі (від 100 до 200 осіб), середні (від 15 до 100 осіб), малі (до 15 осіб). При цьому пам’ятають, що чим більша аудиторія, тим більша її однорідність і навпаки.

Одне з основних правил успішної презентації – завчасне запрошення людей, які приймають рішення. Як правило, це представники вищої управлінської ланки. Намагаючись налагодити контакти з крупним підприємством, швидше за все вам доведеться готувати презентацію для керівників середньої ланки. Однак, якщо вам вдасться справити на них позитивне враження, цілком можливо, що вони відстоять свою точку зору перед керівництвом [25].

В загальному вигляді послідовність підготовки до презентації можна уявити в наступному вигляді [27]:

§ визначення цілі презентації;

§ вибір форми проведення презентації;

§ складання плану виступу;

§ збір та узагальнення необхідної інформації;

§ складання переліку демонстраційних матеріалів;

§ ескізи рисунків, таблиць, графіків;

§ складання розгорнутого тексту доповіді.

Даний план доповіді безумовно не є універсальним. Кожен виступаючий виходячи із власного рівня підготовки та наявних навичок зупиняється на тих же пунктах, які мають для нього найбільше значення. Можливо, дехто цей план скоротить, а дехто розширить, додаючи власні пункти.

Усний виступ під час презентації визначає її успіх. Саме тому, від того наскільки вона гарно та переконливо звучить і буде залежати результат презентації [25].

Психологами встановлено, що врівноважена кольорова атмосфера приваблює, створює творчу атмосферу та заспокоює. Достовірно встановлено, що кожен колір викликає підсвідомі асоціації. Колір може приваблювати та відштовхувати, надавати відчуття спокою та комфорту [38].

Читайте також:

1. Види презентацій
2. Вимоги до електронних презентацій
3. Для створення і демонстрації презентацій призначена про­грама PowerPoint, яка дає змогу, зокрема, використати в презен­тації мультимедійні ефекти.
4. Загальні відомості про програмний засіб для створення презентацій Microsoft PowerPoint
5. Загальні правила оформлення комп’ютерних презентацій
6. Лекція7 Організація презентацій із застосуванням офісних програм
7. Презентація як різновид публічного мовлення. Типи презентацій. Мовленнєві, стилістичні і комунікативні принципи презентації
8. Презентація як різновид публічного мовлення. Типи презентацій. Мовленнєві, стилістичні і комунікативні принципи презентації
9. РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ПІДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦІЙ
10. Спеціальним, або презентаційним.
11. Створення й показ комп’ютерних презентацій.
12. Створення презентацій

Переглядів: 954