Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.
Довідки можуть бути особисті й службові.
Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).
Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи.
Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Внутрішні печаткою не засвідчують.
Довідка містить такі обов'язкові реквізити:
1. Назва організації, що видає довідку.
2. Дата і номер.
3. Назва виду документа.
4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку; текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається).
5. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.
Взірець довідки:
Міністерство освіти і науки України Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова
27.06.2010 № 177
ДОВІДКА
Сергієнку Василю Олексійовичу в тому, що він є студентом 3 курсу Інституту іноземної філології Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова.
Видано для подання за місцем вимоги.
Директор Інституту іноземної філології В. І. Гончаров