• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Довідка

Довідка — документ інформаційного характеру, що описує і засвідчує факти, події з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств чи їх структурних підрозділів: про стан виконання робіт, характерні показники, підтвердження тих чи інших фактів тощо. Розрізняють внутрішні та зовнішні довідки. Внутрішні довідки, зазвичай, містять узагальнені результати виконання яких-небудь службових робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій то­що. Складаються внутрішні довідки у відповідь на запит керів­ництва і подаються у визначений термін.

Внутрішню довідку складає один працівник (укладач) або ко­місія, до складу якої може входити певна кількість працівників установи. Текст такої довідки має стосуватися одного питання службового характеру. Цей документ повинен об'єктивно роз­кривати стан справ, через що його складання вимагає ретельної перевірки відомостей, порівняння та аналізу одержаних даних. У ньому можуть наводитися таблиці, графіки тощо.

Стислий виклад тексту подають у заголовку, який має відпові­дати на питання про що?Якщо є необхідність подати інформацію з кількох не пов'язаних між собою питань, то складають відповідну кількість довідок із кожного питання. Внутрішню довідку, підго­товлену комісією, оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням основ­них реквізитів бланку.

У довідці відтворюються такі реквізити:

♦ назва організації;

♦ назва виду документа;

♦ дата документа;

♦ реєстраційний індекс документа;

♦ місце складання або видання документа (вказують, якщо во­но не входить до назви організації);

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ підпис (голови та всіх інших членів комісії);

♦ відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

♦ відмітка про наявність документа в електронній формі (вка­зують у разі потреби).

Довідка, складена одним працівником або керівником струк­турного підрозділу для подання керівникові установи чи на роз­гляд колегіального органу, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу, якщо такий заведено у відповідному підрозділі, або на чистому аркуші паперу (найчастіше формату А5) з обов'язковим відтворенням реквізиту 08 «Назва структур­ного підрозділу організації» (Додаток ).

Зовнішні довідки, зазвичай, складають із метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживан­ня тощо. Видають зовнішні довідки громадянам для подання до відповідних органів — податкової інспекції, пенсійного фонду, житлово-комунального управління тощо.

Зовнішні довідки службового характеру готують для подання до сторонньоої установи. Вони, зазвичай, містять узагальнені ре­зультати виконання установою певних робіт, проведення науко­вих досліджень або перевірок, впровадження нової техніки, інно­ваційних технологій й т.п..

Зовнішня довідка має особливості оформлення. Юридичної сили довідка набуває лише за наявності таких реквізитів:

♦ коду організації за ЄДРПОУ;

♦ коду форми документа за ДКУД;

♦ назви організації вищого рівня;

♦ назви організації;

♦ довідкових даних про організацію;

♦ назви виду документа (ДОВІДКА);

♦ дати документа;

♦ реєстраційного індексу документа;

♦ адресат (вказують місце подання довідки);

♦ тексту документа;

♦ підпису;

♦ відбитку печатки;

♦ прізвища виконавця і номера його телефону (вказують у ра­зі потреби).

Якщо зовнішня довідка стосується фінансово-матеріальних Питань, то її підписує керівник установи та головний бухгалтер. Оформлюють зовнішні довідки на загальному бланку органі­зації або на чистих аркушах паперу.

Довідку з місця роботи, що підтверджує трудовий стаж та оп­лату праці працівника, складають на бланку установи формату А5 (Додаток 4.22).

Текст довідки з місця роботи починається із зазначення у на­явному відмінку прізвища, імені та по батькові працівника, про якого подаються відомості, далі вказують посаду та розмір заро­бітної плати.

Якщо довідка не містить відомостей щодо заробітної плати, то головний бухгалтер її не підписує.

Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах папе­ру, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша обов'язково проставляють відбиток кутового штампа, на якому має бути відтворено назву організації, довідкові дані про організацію та її код за ЄДРПОУ.

Крім цього, у відбитку має бути зафіксовано місце для написання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися.

Дату та реєстраційний індекс на відбитку проставляють від руки. Текст довідки, зазвичай, складається з двох частин — вступної та констатуючої або лише з однієї констатуючої частини.

Констатуючу частину можна поділити на пункти; у довідці також можуть міститися таблиці.

Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, є досить ти­повими, то для їх оформлення можна використовувати трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено місце.

Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації. Зовнішні довідки реєструють у базах даних, картках або журналах реєстрації вихідної документації. Внутрішні — в реєс­траційних формах, призначених для реєстрації внутрішньої доку­ментації.

Складаючи і оформлюючи текст довідки, слід маги на увазі, що:

♦ дату і реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання;

♦ внутрішні довідки реєструють окремо від зовнішніх;

♦ місце складання не вказують лише на зовнішніх довідках, оформлених на бланках із зазначенням довідкових даних про установу.

Крім розглянутих вище, існує багато видів довідок: аналітич­ні, архівні, біографічні, медичні, довідки-об'єктивки тощо.

Біографічна довідка досить поширена в органах державної вла­ди, працівники яких є державними службовцями. Готують біог­рафічну довідку у разі потреби (подання про призначення на по­саду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного служ­бовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника.

Текст біографічної довідки складають у вигляді анкети. Відпо­віді на запитання у ній мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски і виправлення в біографічній до­відці не допускаються. Біографічну довідку складають за встановленою формою, скріплюють підписом керівника кадрової служби та відбитком печатки установи. Біографічна довідка надсилається до установи вищого рівня.

Оформляються біографічні довідки на бланках або на чистих аркушах. Вони мають такі реквізити:

♦ назву виду документа;

♦ реєстраційний індекс документа;

♦ дату документа;

♦ текст документа;

♦ підпис;

♦ відбиток печатки.

У тексті довідки, зазвичай, зазначається назва установи, до якої вона подається.

Доцільно розпочинати текст довідки з прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості, вказаних у назив­ному відмінку.

Не рекомендовано вживати архаїчні звороти наприклад «цим повідомляємо», «справді проживає», «справді працює».

Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то для її складання бажано користуватися трафаретними бланками, виго­товленими друкарським способом, в яких заповнюються лише ок­ремі частини реквізитів.

Читайте також:

1. R Граматична довідка
2. Анатомічна довідка
3. Біографічна довідка
4. Довідка
5. Довідка
6. ДОВІДКА
7. Довідка
8. Довідка
9. Довідка
10. ДОВІДКА
11. Довідка

Переглядів: 1654