Місце закупівель і поставок в життєвому циклі проекту
Управління закупівлями в проекті включає процеси, необхідні для придбання товарів і послуг поза організацією, що виконує проект. Найбільш успішні проекти характеризуються плавним і рентабельним надходженням матеріалів на ділянки робіт.
Забезпечення такого характеру постачань устаткування і матеріалів для проекту є головною задачею служби матеріально-технічного постачання проекту. Керівник цієї служби звичайно підкоряється менеджерові проекту, хоча адміністративна відповідальність і функціональне керування залишається у веденні керівників служби матеріально-технічного постачання.
Основна діяльність по матеріально-технічному забезпеченню проекту складається в рішенні наступних питань:
· закупівля устаткування і матеріалів;
· використання матеріальних ресурсів на місці проведення робіт.
Основними етапами процесу закупівель є:
1. Планування закупівель – визначення того, що і коли закуповувати.
2. Планування клопотань - документування вимог до продукту і визначення потенційних джерел.
3. Клопотання – одержання тендерної документації, тендерних пропозицій або пропозицій.
4. Вибір джерела – вибір з потенційних продавців.
5. Адміністрування контракту - управління зв'язком з продавцем.
6. Закриття контракту – закриття контракту, включаючи рішення усіх відкритих питань.
Для здійснення закупівель необхідно забезпечити виконання наступних основних заходів:
• планування закупівель;
• організація закупівель;
• визначення технічних умов;
• вибір постачальників;
• формування замовлень на постачання;
• контроль закупівель (постачань).
На Заході розрізняють:
• закупівлі робіт (Procurement of works)
• закупівлі матеріалів (Procurement of goods)
• закупівлі устаткування (Procurement of equipment)
• закупівлі послуг (Procurement of services)
• закупівлі (використання послуг) консультантів проекту (Procurement of consultants).
Незважаючи на незвичність термінології, вітчизняна структура закупівель близька до закордонної, відрізняючись від неї тільки останнім елементом, що не знайшов поки в нас широкого застосування — використанням послуг консультантів.