• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

ТЕМА 7. ДІЛОВІ ЗАСІДАННЯ

ПЛАНУВАННЯ ТА ПІДГОТОВКА ЗАСІДАННЯ

Якщо три або більше осіб обговорюють питання бізнесу, вони проводять ділове засідання. Статистика свідчить, що середній працівник кожного тижня проводить чотири години на різного роду засіданнях. Виконавець середнього рівня проводить на засіданнях приблизно 35 відсотків тижневого робочого часу, а виконавець вищого рівня — більше 50 відсотків.

Як правило, ділові засідання необхідні при веденні бізнесу, і якщо вони відповідно (правильно) підготовлені, то можуть бути ефективними та результативними. Висока ділова культура вимагає ретельної підготовки засідань організаторами, щоб у такий спосіб продемонструвати ввічливе ставлення до колег та ділових партнерів, а також повагу до їх часу. Будучи головуючим або ж учасником засідання, ви можете зробити конкретний внесок при його плануванні та підготовці, під час проведення, а також після закінчення, з тим, щоб увесь захід був більш ефективним та результативним.

Ділові засідання можуть бути формальними, тобто такими, які проводяться на регулярній основі з конкретними цілями та порядком денним (щомісячні/щоквартальні збори співробітників), або ж неформальними, які проводяться при виникненні певної конкретної проблеми чи у відповідній ситуації, що вимагає обговорення. (Хтось із колег раптово зайшов до вашого кабінету/індивідуального робочого місця, щоб обговорити якесь питання, або ж спонтанна розмова співробітників переросла у дискусію щодо конкретних справ фірми.)

Формальні чи неформальні, ділові засідання у будь-якому разі будуть більш ефективними, якщо проходитимуть відповідно до певних правил та встановленої процедури проведення подібних заходів та з урахуванням норм етикету.

Відомо, що деякі засідання бувають затягнутими, з погано визначеними або зовсім не визначеними цілями, недбало підготовленими. Виявом непрофесіоналізму та поганих манер є відсутність чіткого визначення учасників засідання, його цілей і порядку денного. Ретельна підготовка допомагає уникнути проведення поганого, неефективного заходу.

Неформальні засідання насамперед мають властивість ставати непотрібною тратою часу. Без глибинної підготовки, вони часто не мають чітко визначеної цілі; учасники не готові викласти інформацію чи взяти участь у дискусії; рідко встановлюються часові рамки проведення заходу, що також зменшує його ефективність.

Згідно з дослідженнями ЗМ Meeting Management Institute, які проводилися у Вартонській школі бізнесу Пенсильванського університету (США) та в Університеті Міннесоти (СІЛА), є сім етапів, яких необхідно дотримуватися при плануванні та підготовці формального/неформального ділового засідання:

1. Визначення цілей — з урахуванням можливості їх досягнення у відведений для засідання час.

2. Відбір/підбір учасників — відбувається, виходячи з необхідності досягнути визначених цілей.

3. Підготовка місця проведення — з урахуванням можливості проведення дискусії (забезпечення необхідного обладнання).

4. Підготовка порядку денного — у логічній послідовності, із зазначенням імен та часу, відведеного для представлення та обговорення кожного конкретного питання.

5. Визначення основних правил проведення заходу — для затвердження та дотримання учасниками стандартів поведінки.

6. Запрошення учасників — надання їм можливості підготуватися до засідання.

7. Підтримка контактів з колегами, які не беруть участі у заході. У такий спосіб вони будуть проінформовані про те, що відбулося на засіданні.

ВИЗНАЧЕННЯ ЦІЛЕЙ ЗАСІДАННЯ

Перше завдання при плануванні та підготовці ділового засідання — визначити, чи є необхідним цей захід (чи потрібно його взагалі проводити). Рішення про проведення засідання має бути ретельно виваженим і спланованим, воно не може бути результатом давньої звички ("Ми завжди збираємося по понеділках") або існуючого своєрідного ритуалу ("Нас збирає шеф"). Взагалі ж, якщо є необхідність вирішити певне питання, засідання має бути останньою із прийнятних можливостей це зробити.

Чітке розуміння цілей, яких ви хочете досягнути, організовуючи засідання, допоможе вам з'ясувати, чи такий захід необхідний. Який результат ми бажаємо отримати на закінчення засідання, і чи є інші засоби вирішення існуючої проблеми?

Навіть неформальне засідання повинне мати ціль. Грубістю е марно витрачати час колег, якщо немає причини збиратися. Щоб уникнути подібної ситуації (зібралися невідомо для чого), ви можете, наприклад, постійно мати під рукою та поповнювати за необхідності список питань, які вам треба обговорити з конкретним співробітником, — ви зможете освіжити інформацію перед тим, як зустрітися з ним. Також можна мати такий список з собою, щоб при нагоді мати можливість вирішити необхідні питання.

Щоб визначити, чи справді необхідно проводити формальні збори, головуючий (організатор) повинен запитати себе, чи можна досягнути бажаного результату без проведення засідання. Час, який буде витрачено, та вартість заходу мають обов'язково враховуватися при прийнятті відповідного рішення. Збори не можуть проводитися тому, що всі звикли до них.

Чи може бути більш ефективним, ніж проведення засідання, простий телефонний дзвінок; надісланий меморандум; повідомлення на автовідповідачі; вивішена об'ява; зустріч з колегою — конкретним виконавцем? Чи можна взагалі прийняти рішення самостійно та, виходячи з нього, продовжувати роботу? (Не будемо забувати, що засідання навряд чи буде ефективним, якщо представлена на ньому інформація не стане поштовхом для дискусії та прийняття необхідних рішень.)

Приймаючи рішення про проведення ділового засідання переконайтеся, що визначені для нього цілі — реальні і їх можна досягнути за час, відведений для заходу. Не перевантажуйте порядок денний. Заздалегідь з'ясовуйте, скільки часу потрібно і можна відвести для зборів (вони не можуть бути безкінечними). Розумно, чітко окресліть цілі для конкретних зборів. Якщо ви передбачаєте широке обговорення, обмежте коло питань, що виносяться на розгляд. Відомо, що ділові збори бувають ефективними тоді, коли вони короткі, тому намагайтеся завершувати їх за годину.

ПІДБІР УЧАСНИКІВ

На ділових засіданнях "більше" далеко не завжди означає "краще, ефективніше". Очевидно, що чим більше людей бере участь у засіданні, тим складнішою стає вся процедура. Чим вона складніша, тим більше часу витрачається для досягнення поставлених цілей. Чим більше витрачається часу, тим більша вартість заходу в цілому.

Це правило діє як під час формальних, так і неформальних засідань. Саме визначення "неформальне засідання" викликає асоціації з відсутністю встановленого офіційного порядку денного, можливо — відсутністю головуючого, а також визначених правил проведення (регламенту), що легко призводить до безкінечних, нічим і ніяк не обмежених розмов (дискусій). Додавши до подібного сценарію велику кількість учасників, у результаті можна легко створити хаос. Тому організовуючи неформальне засідання, обмежте, мінімізуйте число учасників з тим, щоб уникнути марної трати робочого часу колег, які повинні бути присутніми, і тих, які не повинні бути присутніми, але внаслідок поганої організації (у цьому випадку — через відсутність ретельного відбору учасників) беруть участь у цьому заході.

Формальне ділове засідання, метою якого є лише ознайомлення з інформацією, може пройти дуже просто і не забрати багато часу навіть у тому випадку, коли на ньому присутня значна кількість співробітників. Але якщо формальне засідання збирається для розгляду проблемного питання/питань і тим самим, очевидно, передбачає обговорення, кількість його учасників має надзвичайно важливе значення. Чим більше число запрошених на засідання, тим пропорційно більше часу буде витрачено на дискусію.

Спеціалісти ЗМ Meeting; Management Institute визначають оптимальне число учасників для кожного типу ділових засідань:

Засідання, метою яких є вирішення проблем(и) До 5 осіб

Засідання, метою яких є визначення проблем (и) До 10 осіб

Засідання-огляд чи презентація До 30 осіб

Мотивуючі засідання Чим більше, тим краще

Існуючі значні особливості засідань інформативного характеру і засідань, метою яких є вирішення проблем(и), — у головуванні цих засідань, у характері питань, які є змістом засідань, у тактиці досягнення успіху на цих засіданнях — безумовно впливають на визначення оптимального числа їх учасників. Після того, як визначено цілі певного конкретного засідання, а отже — визначений його характер, ви, виходячи з цього, можете планувати відповідне, адекватне число учасників.

Число учасників ділових засідань, метою яких е прийняття рішення, найкраще обмежити до п'яти (не більше семи), тому що для досягнення успіху — прийняття рішення — необхідно провести активну дискусію, у ході якої присутні будуть багаторазово виступати. Головна увага на засіданнях такого роду приділяється обговоренню та вирішенню проблеми, тому ключем для їх успішного проведення є відповідна атмосфера, яка сприяє та стимулює відкрите і вільне вираження думок.

У тому випадку, коли не всі із запланованих учасників засідання за тих чи інших причин можуть бути присутніми, необхідно розглянути можливість зміни порядку денного або ж взагалі перенесення цього засідання на іншу дату. Інколи, у випадку, коли засідання досить тривале, не всі учасники мають можливість бути присутніми на ньому від початку до кінця. Ввічливим, професійним та оптимальним рішенням у подібній ситуації буде спланувати порядок денний засідання з урахуванням робочих графіків цих осіб з тим, щоб вони могли бути присутніми при розгляді тих питань, які безпосередньо їх стосуються.

Часто співробітники вважають, що вони повинні бути присутні на конкретному засіданні, навіть якщо їх конкретна робота ніяк не пов'язана з проблемами, винесеними для обговорення, і вони тим самим ніяким чином не можуть сприяти досягненню поставлених цілей. У певних випадках причиною подібного рішення може бути прагнення людей бути у курсі справ, які навіть не пов'язані з їх прямою діяльністю. У деяких фірмах та компаніях учасники засідань визначаються, виходячи з відповідної існуючої практики або на основі посади, статусу в організації конкретного співробітника. В ідеалі ж на діловому засіданні мають бути присутні тільки ті особи, які можуть безпосередньо вплинути на вирішення конкретної проблеми. Тому чим більш специфічними, вузькими є питання порядку денного конкретного засідання, тим більше лімітується число присутніх на ньому.

ПІДГОТОВКА МІСЦЯ ПРОВЕДЕННЯ

При підготовці ділового засідання, як правило, дуже мало уваги приділяється місцю його проведення. Так само мало хто усвідомлює, наскільки важливим фактором успішного проведення засідання є саме місце, де воно відбувається.

Вибір приміщення

Атмосферу засідання частково визначає саме приміщення, де проходить захід. Те саме рішення буде сприйматися по-різному, якщо воно буде прийняте не у залі засідань фірми, а в її кафетерії. Необхідно, щоб мета зборів визначала місце їх проведення. Наприклад, для обговорення будь-якого важливого питання краще підійде кабінет когось із співробітників, ніж кімната відпочинку.

Звичайно, не завжди ви можете вибирати, де саме проводити засідання. У тих випадках, коли у вас є така можливість, виходьте із критеріїв, яким має відповідати вибране приміщення. Для цього дайте відповіді на такі запитання:

1. Чи вибрана кімната достатньо велика для того, щоб вмістити всіх учасників та необхідне обладнання?

2. Чи є у вибраному приміщенні адекватне освітлення та вентиляція?

3. Чи ця кімната ізольована від зовнішніх втручань, інших заходів, що можуть проходити одночасно із засіданням?

4. Чи наявні у приміщенні меблі достатньо функціональні та комфортні для засідання визначеної тривалості?

5. Чи необхідно оплачувати оренду приміщення і чи прийнятна сума оплати?

6. Чи вибране приміщення буде вільним у потрібний вам час?

Якщо вибране приміщення буде замалим, дуже ймовірно, що присутні на зборах відчують обмеженість розміру, об'єму приміщення (у них з'явиться відчуття клаустрофобії) і вони захочуть швидше піти з нього, а отже, швидше закінчити засідання. Ви можете компенсувати невідповідність розміру приміщення тим, що зробите засідання якомога коротшим і проведете його якомога швидше (хочеться вам цього чи ні, входить це у ваші плани чи ні) або ж заплануєте частіші перерви.

Якщо приміщення завелике, присутні можуть розміститися дуже далеко один від одного та від головуючого, що у свою чергу утруднить проведення адекватної дискусії з участю всіх присутніх. Вирішити подібну проблему можна, виділивши для засідання лише певну частину приміщення, розміри якої будуть адекватними числу учасників.

Якщо приміщення погано освітлене або недостатньо вентильоване, активність присутніх швидко спаде і тим самим знизиться їх здатність ефективно працювати. Щоб уникнути подібної ситуації, необхідно забезпечити яскраве освітлення приміщення, а також підтримку в ньому температури, нижчої, ніж звичайно встановлена (особливо важливим цей фактор є при проведенні засідання з великим числом учасників).

Меблі у кімнаті для засідань не повинні бути занадто комфортними тому, що можуть налаштувати учасників не на робочий настрій, а на відпочинок. Водночас, якщо меблі не зручні, це дратує людей, а отже, відволікає їх від обговорюваних питань.

Однією з найбільших проблем при проведенні засідань є їх небажані, незаплановані переривання (хтось зазирає чи заходить до приміщення, можливо, ставить запитання і т. ін.). Кожен раз, коли за певних причин засідання переривається, виступаючі у той момент учасники повинні повертатися до сказаного раніше, щоб, нагадавши попередню інформацію, мати змогу продовжувати викладати свої міркування. Очевидно, що всі при цьому втрачають час. Щоб уникнути втручання осіб, які випадково заходять до приміщення, де проводиться засідання, повісьте на дверях відповідну нотатку, наприклад: "Проходить засідання". Можна просто зачинити двері на ключ. У тому випадку, коли засідання відбувається у кабінеті когось із співробітників, необхідно заздалегідь подумати про переведення всіх дзвінків на наявні у цьому приміщенні телефони на іншу лінію.

Дуже відволікають присутніх на засіданні постійні входи-виходи деяких учасників. Подібне ходіння ще гірше впливає на роботу засідання, ніж одиночний вихід особи, яка за певних причин має піти з заходу. (Абсолютно прийнятно, збираючись на засідання, що буде відбуватися в іншому приміщенні, залишити своєму секретарю/помічнику/колезі номер телефону, за яким вас можна розшукати у разі термінової необхідності.)

Уникайте переривання засідання різними засобами зв'язку — біперами, мобільними телефонами. Вони мають бути вимкнуті протягом усього заходу.

Один із бізнесменів, говорячи про ділові засідання, любить згадувати, як під час одного з них задзвонив мобільний телефон виступаючого і всі присутні були змушені чекати, поки він переговорить з особою, яка дзвонила, а потім продовжуватиме свій виступ.

Підготовка приміщення

Після визначення місця проведення засідання приміщення необхідно відповідним чином підготувати. Залежно від того, якого типу ділове засідання ви плануєте проводити, необхідно буде:

· Перевірити, чи вибране приміщення має достатню кількість столів та стільців, які розставлені відповідно до мети та типу заходу (рис. 4).

· Забезпечити наявність паперу, ручок та олівців для ведення присутніми за необхідності записів.

· У разі, коли учасники засідання не знайомі один з одним або малознайомі, поставити на столі/столах, перед відповідними стільцями, картки з іменами присутніх.

· Забезпечити наявність необхідних технічних засобів, а також перевірити їх справність.

· Потурбуватися про наявність прохолодних напоїв, кави, чаю та легких закусок для учасників. За необхідності забезпечити проживання та харчування учасників, які приїхали на засідання з інших міст, регіонів.

Перелічені пункти треба опрацювати за певний час до засідання з тим, щоб уникнути марної трати часу під час самого заходу. Названі кроки також є, за умови певної модифікації та спрощення, необхідними при підготовці неформального засідання.

ПІДГОТОВКА ПОРЯДКУ ДЕННОГО/РЕГЛАМЕНТУ

Навіщо при підготовці ділового засідання думати про порядок денний? Це необхідно робити тому, що порядок денний є своєрідною картою. Ми просуваємося, йдемо далі, коли ми маємо визначений напрямок руху і знаємо, куди ми рухаємося. Порядок денний засідання каже його учасникам:" Ось наша мета, цілі, до яких ми прямуємо, і ось — яким чином ми досягнемо визначених цілей". Наявність у кожного присутнього копії регламенту допомагає стежити за ходом дій, а також не дає можливості повести засідання іншим шляхом, відволіктися від поставлених цілей.

Порядок денний має бути достатньо детальним. Рідко, або ж ніколи, учасники засідань скаржаться на занадто детальний регламент. Повний, детальний, конкретний порядок денний є безумовним свідченням того, що організатори цінують час кож* ного з учасників і саме для його збереження та ефективного використання підготували дієвий, ефективний розклад роботи.

При проведенні неформальних зборів регламент може становити перелік питань чи проблем, які ви плануєте розглянути та вирішити. Складання порядку денного заздалегідь допоможе вам визначити, скільки часу слід відвести на проведення заходу і коли його краще проводити.

Попередня підготовка порядку денного

Перед визначенням порядку денного для формального засідання з'ясуйте у кожного члена оргкомітету, які саме питання він планує винести на розгляд. У такий спосіб буде гарантовано, що засідання, його розпорядок готуватиметься за участі всіх членів оргкомітету та з урахуванням їх побажань і рекомендацій. Такий крок також може допомогти вам виявити, які непередбачені питання готуються для розгляду на найближчому засіданні.

Подібне опитування особливо допоможе, якщо засідання проводяться на регулярній основі і його учасники можуть спеціально чекати чергового заходу, щоб запропонувати на розгляд певне питання.

Перед укладанням порядку денного засідання задайте членам оргкомітету та особам, участь яких планується, такі питання:

Які матеріали/інформацію ви бажаєте представити на засіданні?

Скільки часу ви потребуєте для викладення вашого матеріалу, для представлення вашої теми?

Які проблеми ви бажаєте обговорити?

Залежно від отриманих відповідей ви можете прийняти рішення про недоцільність проведення засідання взагалі або про скорочення часу його проведення від години до 20 хвилин. Можливо також, що ви вирішите замість проведення загального заходу зустрітися з кожним співробітником окремо або ж приймете рішення про проведення замість одного великого засідання два коротших, що у конкретному випадку буде більш ефективним засобом досягнення поставлених цілей.

Якщо хтось із бажаючих виступити на засіданні просить для цього 10 хвилин, надайте такий час — не менше і, звичайно, не більше, адже людина сама встановлює часові рамки. Якщо ж ця особа визначила час неточно, "на окоп і під час її виступу з'ясувалося, що потрібен додатковий час, не варто задовольняти її прохання і надавати додаткові хвилини. Практика свідчить, що у такий спосіб співробітник не навчиться бути більш акуратним при визначенні часу і надалі. Не треба вирішувати його проблему (недостача часу) за рахунок інших учасників, забираючи у них запланований час і тим самим роблячи проблему загальною.

Визначення тривалості засідання

Коли ви знаєте, які питання розглядатимуться підчас засідання, ви можете визначити, скільки часу необхідно відвести для проведення заходу. Яким чином це можна зробити?

У тому Випадку, коли засідання проводиться у формі виступу (без дискусії), працює правило 75 відсотків. Воно означає, що для виступу або презентації відводиться 75 відсотків часу, запланованого для засідання. Так, при одногодинному засіданні слід планувати 45 хвилин на виступ. При цьому враховуйте можливість деякого збільшення відведеного часу у зв'язку з тим, що швидкість виступу може бути нижча від звичайної середньої, а також у зв'язку з можливими питаннями до оратора (для запитань слід також зарезервувати час).

Якщо засідання передбачає проведення дискусії, на виступ (и) відводьте не більше 50 відсотків загального часу, інколи, при складності обговорюваних проблем, на виступ доцільно відвести іще менше часу — не більше 20 відсотків загального часу. Дискусії, як правило, забирають багато часу, про це слід пам'ятати, готуючи засідання-обговорення. Не варто планувати більше, ніж можна реально "вмістити" у відведений час.

Не варто визначати тривалість ділового засідання за формулою "триватиме так довго, як буде необхідно" (такий підхід можливий при обговоренні умов контракту). Якщо учасники не знатимуть, якою буде тривалість засідання, у них, навіть несвідомо, виникатимуть думки:" Коли це все закінчиться? Мені обов'язково треба зробити цей дзвінок до четвертої" або «Чи встигну я закінчити сьогодні документ?» Так чи інакше увага присутніх не буде повністю зосереджена на питаннях, що обговорюватимуться на засіданні.

Навіть при проведенні неформального засідання доцільно зразу ж встановити його часові рамки. Без цього розмови можуть тривати безкінечно, забираючи необхідний вам час. Ви можете сказати: "Давайте відведемо 15 хвилин для обговорення цього питання" або "Давайте спробуємо закінчити дискусію до обідньої перерви".

Встановлення перерв

Люди можуть висидіти без перерви максимум 90 хвилин. Для тих, хто палить, навіть цей час може бути занадто довгим.

Якщо ваше засідання триватиме більше 90 хвилин, заплануйте коротку – 5 – 7 хвилин – перерву приблизно у середині заходу. Цього часу достатньо для того, щоб зробити терміновий телефонний дзвінок або інші необхідні справи. Якщо ви відведете для перерви більше часу, люди, ймовірно, займуться чимось іншим, і вам буде досить важко зібрати їх знову. Краще мати дві перерви по 5–7 хвилин, ніж одну, яка триватиме 15 хвилин.

Якщо ви плануєте у засіданні перерву, обов'язково зазначте про це у порядку денному. При цьому визначте точний час і дотримуйтесь його, щоб учасники могли попередити своїх секретарів/помічників, коли за необхідності з ними можна зв'язатися по телефону.

Визначення дати і часу проведення засідання

Вибираючи дату і час проведення засідання, важливо враховувати робочі плани учасників. Але вони не можуть бути єдиним критерієм. Для того, щоб знайти оптимальний варіант, організатори заходу повинні також мати відповіді на такі питання: Як довго триватиме засідання? Коли його провести – до обіду чи після? Який день краще підходить для цього заходу?

Спеціалісти з ділового етикету та психології ділових стосунків вважають, що у цілому друга половина п'ятниці та ранок понеділка — поганий час для проведення засідань. По понеділках зранку співробітники хочуть прийти на роботу і зорієнтуватися у справах, які вони мають на цей день і на весь тиждень. Якщо вам необхідно провести засідання у понеділок у першій половині дня, для поліпшення ситуації призначте його початок через півгодини після того, як співробітники приходять на роботу. Засідання, що проводяться під кінець робочого дня, також можуть викликати проблеми. Люди хочуть закінчити роботу і Йти у своїх справах: їм треба встигнути на автобус чи електричку; закривається дитячий садок і треба забрати дітей; у них є свої плани на вечір. Як правило, засідання, що проводяться по п'ятницях після обіду, – "викинутий", марно згаяний час. Співробітники присутні на цих засіданнях фізично, але їх думки далекі від справ, і тому розраховувати на високий процент ефективності заходу не реально.

Хорошим вибором часу для проведення засідання є час перед обідньою перервою. При цьому засідання, заплановане на час до обіду, не повинне тривати більше двох годин. Якщо ви бажаєте провести коротке засідання, заплануйте його початок за годину до обідньої перерви – усі хочуть відпочити та поїсти, так що зайвих затягувань не буде.

Якщо вам треба провести справді коротке засідання, зробіть його без розсадки учасників (усі присутні стоять). При цьому враховуйте, що засідання такого роду не може тривати довше 15 хвилин.

Попередження заздалегідь – вияв ввічливості при проведенні неформальних засідань. Навіть якщо ви не встановлюєте конкретний час, краще напередодні попередити співробітника, що ви збираєтесь зайти до нього та обговорити певні питання. У такому випадку співробітник буде готовий до дискусії і ви швидше вирішите існуючі проблеми.

Інформація, яку необхідно викласти перед переліком питань порядку денного

Необхідно конкретно визначити, хто саме збирається на це засідання. Можливо назвати учасників як певну групу (наприклад, група підготовки звіту за півріччя). У такий спосіб ви фокусуєте співробітників на конкретному питанні (конкретних питаннях), а також створюєте у них відчуття єдиної команди.

Визначайте мету засідання чітко і зрозуміло, наприклад: "Визначення доповідачів на річній конференції" або "Складання плану проведення занять групи молодих спеціалістів на другу половину поточного року". Співробітники повинні обов`язково знати, які зміст і мета проведення конкретного засідання.

Встановлення заздалегідь мети засідання, як і попереднє визначення імен учасників, безумовно допоможе мінімізувати число людей, які, незважаючи на той факт, що виконують іншу роботу і відповідають за інші питання, бажають бути присутніми на заході.

Бажано вказати, хто організовує засідання. Не варто обмежуватися лише іменем співробітника. Номер телефону чи інша подібна інформація допоможе учасникам за необхідності зв'язатися з відповідною особою. Краще заздалегідь надати бажаючим можливість висловити організаторам свої пропозиції або сумніви щодо проведення засідання: це гарантуватиме вищу ефективність самого заходу.

Слід також визначити тип запланованого засідання: "інформаційне", " прийняття рішення", "вирішення проблеми" і т. ін. При цьому варто бути відвертим. Якщо певне рішення вже прийняте і мета засідання — довести і роз'яснити його, не треба називати захід "Засідання для прийняття рішення". Ваші співробітники – дорослі, розумні люди, не слід ставитися до них як до наївних новачків, це ніколи не дасть позитивних результатів.

Учасники засідання повинні знати, які робочі матеріали необхідно мати при собі, тому перед порядком денним слід назвати ці матеріали. У тому разі, коли на засіданні передбачається обговорення певних документів, необхідно, роздаючи/розсилаючи копії порядку денного, передати учасникам і екземпляр документа для розгляду. Наприклад, готується засідання, на якому планується затвердити бюджет на наступний рік. Розсилаючи/роздаючи заздалегідь копії порядку денного, слід роздати і копії бюджету з тим, щоб співробітники могли ще до засідання ознайомитися з цим документом і бути готовими для його обговорення і, як результат, ефективніше використати час, відведений на захід.

Що робити, коли ви направили певний документ учаснику з тим, щоб він міг підготуватися до обговорення, а на засіданні ця особа заявляє, що не ознайомилася з паперами? Не лишайте без уваги подібний факт, відповідним чином (негативно) прореагуйте на непідготовленість співробітника до дискусії. Якщо ви вирішите "пожаліти" колегу і не звернете належної уваги на його непрофесійну поведінку, подібне рішення не принесе вам – організатору засідання – ніяких переваг. Навпаки, якщо ви не оціните відповідним чином подібну безвідповідальність співробітника, наступного разу більше людей не звернуть належної (або ніякої) уваги на матеріали, надані їм для ознайомлення перед засіданням. Подібна позиція організатора заходу може здатися досить жорсткою, але насправді вона буде виявом поваги до абсолютної більшості учасників, які зібралися саме для проведення дискусії. Дайте чітко зрозуміти співробітникам, що ви очікуєте від кожного з них підготовленості до засідання, що включає ознайомлення з наданими їм до заходу матеріалами та готовність до їх обговорення.

Не забудьте вказати день тижня, у який проводитиметься засідання, та, щоб уникнути непорозумінь, відповідну дату календаря. Разом з цією інформацією зазначається час початку та час закінчення заходу. Щоб відчувати себе впевнено, ви можете визначити час закінчення засідання на півгодини пізніше, ніж ви реально плануєте його закінчити. Навіть якщо засідання затягнеться на 15–20 хвилин довше від запланованого вами насправді, для учасників воно все одно закінчиться вчасно.

Безпосереднє складання порядку денного

Безпосереднє складання порядку денного вимагає значної попередньої роботи та обдумування. Починайте кожне засідання з так званої вступної частини, яка, як правило, забирає від 10 до 15 відсотків усього часу, відведеного для заходу. Так, на одногодинному засіданні вступна частина займатиме від 6 до 10 хвилин. У цей час проводиться привітання учасників, необхідне представлення окремих присутніх осіб; визначаються мета і завдання заходу; встановлюються загальні правила ведення засідання; визначаються головуючий та секретар засідання; переглядається порядок денний.

Складаючи порядок денний, варто на початок ставити питання, обговорення та вирішення яких вимагатимуть найбільшої уваги, зусиль і творчого підходу присутніх, адже з часом рівень їх енергії очевидно і безумовно знизиться.

Якщо ви хочете, щоб співробітники справді брали участь у тому, що відбуватиметься, формулюйте положення порядку денного у нейтральній формі. Так, якщо ви запишете: "Голосування за новий бюджет", — це автоматично знизить активність учасників тому, що саме формулювання пункту регламенту підкаже їм, якого рішення від них чекають (проголосувати "за"). Тому краще поставити " голосування щодо нового бюджету". Звичайно, інколи можна використати порядок денний для вираження певних побажань організаторів, але робити це треба дуже обережно, щоб не понизити дух творчості та почуття важливості і власної значущості учасників.

Називайте пункти порядку денного у тому порядку, в якому буде відбуватися обговорення питань. При цьому враховуйте можливі приходи — відходи тих учасників, які за певних причин не можуть бути присутніми до кінця заходу.

Завжди зазначайте конкретну особу (осіб), яка відповідає за підготовку певного окремого питання. Необхідно мати людину (людей), яка несла б відповідальність за зроблене/незроблене.

Визначення точного часу, що відводиться для кожного пункту регламенту, — надзвичайно важливий елемент при підготовці успішного засідання. Дуже часто, коли часові рамки пунктів порядку денного не встановлюються, обговорення першого питання забирає більшу частину часу, відведеного для всього заходу, і, як результат, останніЙ(і) пункт(и) або розглядається поспіхом і не повністю, або ж не розглядається зовсім. Особи, які відповідали за підготовку питань, що виявилися не повністю обговореними/зовсім не обговореними, можуть відчувати себе забутими. Без вияву належної уваги з боку присутніх до підготовленої ними теми ці співробітники можуть зробити висновок, що їх питання не має особливого значення для загальної справи. Тому наступного разу вони можуть підготуватися до заходу менш ретельно, або ж зовсім нічого не зробити.

Зупиняючи когось із виступаючих тому, що час, відведений йому, закінчився, головуючий обов'язково має сказати, що обговорення цієї теми може бути/буде продовжене на наступному засіданні. У тому разі, коли присутні вважають, що важливість проблеми вимагає продовження дискусії і тому розгляд деяких інших пунктів порядку денного слід перенести/відкласти, необхідно обговорити цю пропозицію і прийняти відповідне загальне рішення.

Навіть неформальне засідання проходить успішніше у тому разі, коли порядок денний визначено заздалегідь. Зрозуміло, що для неформального засідання регламент може бути не таким детальним, як для формального заходу, але присутні у будь-якому разі повинні знати і розуміти, для чого/з якою метою вони зібралися, а також повинні мати перелік питань, які передбачається розглянути. Маючи перед собою подібний документ, учасники: а) витратять менше часу на дискусію, тому що мали можливість попередньо підготуватися, б) не відволікатимуться на обговорення незапланованих тем.

ВИЗНАЧЕННЯ ОСНОВНИХ ПРАВИЛ ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАННЯ

Для того, щоб ефективно та без проблем вести ділове засідання необхідно, з одного боку, дотримуватися широковідомих та використовуваних правил ведення засідань будь-якого масштабу — так званих Robert's Rules of Order, а з іншого боку — виходити із принципів здорового глузду, які у загальних рисах визначають поведінку учасників.

Robert's Rules of Order є системою парламентської процедури, яка вперше була опублікована у США у 1876 р. По суті, ці правила — система, що визначає, яким чином має проходити засідання будь-якого рівня. Деякі з правил дуже детальні, але зовсім не потрібно знати їх усі і повністю. Однак необхідно чітко уявляти основні їх принципи.

Не всі засідання настільки формальні, щоб при їх проведенні жорстко дотримуватися названих правил. Багато ділових засідань є неформальними заходами, на які співробітники збираються тоді, коли цього вимагає робоча ситуація. Та навіть на засіданнях такого роду необхідно дотримуватися певної процедури. (Може статися так, що присутні, бажаючи висловити свою думку або захистити свій погляд, почнуть говорити одночасно.) Тому головуючому на самому початку засідання необхідно прийняти і довести до присутніх конкретні правила, за якими буде проходити обговорення та прийматимуться рішення. Знання основних принципів процедури ведення засідань, які були визначені у Rober's Rules of Order, безумовно допоможе при цьому:

· Головуючий відповідає за проходження засідання згідно з прийнятим порядком денним і не допускає переривання виступаючого іншими учасниками.

· Учасники, що бажають виступити, як правило, піднімають руку. Головуючий потім визначає особу, яка буде виступати. Очевидно, що коли на засіданні присутня незначна кількість співробітників, їм не обов'язково піднімати руку над головою, достатнім буде невеликий рух рукою вверх. Інколи може бути досить лише прямого погляду на головуючого.

· Після того, коли головуючий визначить учасника, який виступатиме, ця особа може говорити, викладаючи свою думку щодо конкретного питання, протягом відведеного їй часу. Якщо хтось намагається втрутитися у виступ, головуючий має право у ввічливій формі зауважити, що промова ще не закінчена. При цьому головуючий повинен надати право виступити усім бажаючим.

· Крім того, що головуючий не допускає втручання у виступи, він також стежить за тим, щоб оратор не повторював себе або ж не говорив не по суті.

· Після закінчення свого виступу оратор мусить надати іншим присутнім можливість висловити свою думку.

Основні принципи здорового глузду, які визначають принципи поведінки учасників, можуть бути передані учасникам як частина порядку денного, або ж їх можна встановити на початку засідання:

· Бути відкритим для сприймання інформації, що надається.

· Шукати способи та шляхи використання отриманої інформації.

· Не допускати особистих випадів проти будь-кого ні в якій формі (словами, жестами, позою чи мімікою).

· Вчасно повертатися з перерв. Якщо вам необхідно терміново вийти із приміщення, де проводиться засідання, робіть це, не заважаючи присутнім продовжувати роботу.

· Пам'ятати, що інформація, представлена на засіданні, — конфіденційна і не повинна розголошуватися ні за яких умов.

· Використовувати можливість ставити питання у будь-який час/у визначений час.

· Брати участь у тому, що відбувається у залі засідань.

· Бути членом команди/колективу.

Наведені як приклад основні правила поведінки учасників засідання, можливо, не підходять до кожної конкретної ситуації. Деякі з них можуть представлятися настільки очевидними, що, враховуючи дух та культуру вашої компанії, немає потреби їх спеціально називати. У будь-якому разі визначення подібних правил є надзвичайно важливим як один зі шляхів встановлення основних принципів проведення ділового засідання. Хорошою ідеєю є підключення самих учасників до процесу встановлення такого роду правил, у такий спосіб люди відчуватимуть свою причетність до справи. Багато засідань були малоефективними, "провалилися" саме тому, що присутні розглядали встановлені правила ведення засідання як надані, нав'язані їм. Визначення подібних принципів самими учасниками допоможе їм чіткіше усвідомити, що саме передбачається під словами "бути відкритим для сприймання інформації, що надається" або "брати участь у тому, що відбувається у залі засідань" (те, що здається очевидним та загальнозрозумілим, для декого може бути складним або не достатньо зрозумілим).

Якщо ви хочете, щоб правила працювали, їх, зрозуміло, треба виголосити. Ви можете, наприклад, сказати: "Нам би хотілося почути думку кожного учасника з цього приводу, так що, будь ласка, беріть участь в обговоренні" або: "Ви, звичайно, можете не погоджуватися з даними положеннями, це нормальна практика; ми хотіли б отримати якомога більше інформації від кожного з вас".

Якщо засідання проводяться з постійними учасниками (якщо кожного разу зустрічається та сама група людей), ви можете встановити основні правила поведінки у перший раз і вивісити їх перелік у приміщенні, де відбуваються засідання. Очевидно, що ви не повинні кожен раз нагадувати їх, аж поки хтось із учасників не почне їх порушувати. Якщо засідання проводяться нечасто, з великими перервами, ви можете щоразу нагадувати ці правила присутнім, сказавши, наприклад: "Давайте домовимося про таке..."

Завжди визначайте основні правила на початку засідання, це може зайняти усього кілька хвилин перед тим, як перейти до безпосереднього обговорення питань бізнесу /справ.

Важливо пам'ятати, що коли ви обговорюєте з присутніми основні принципи поведінки учасників засідання, тон вашого голосу має надзвичайно важливе значення. Він навіть важливіший за те, що ви скажете. Ваші слова не можуть звучати як слова старшого наставника (ваші колеги — не маленькі діти), вони не можуть бути жорсткими (так ви легко образите людей). Виголошуйте правила у максимально дружелюбній, дипломатичній манері, і можна очікувати, що учасники засідання будуть мати більше бажання додержуватися їх.

Дуже часто люди помилково вважають, що неформальні засідання не передбачають наявності основних принципів поведінки. Навіть під час проведення неформальних заходів, необхідно цивілізовано поводитися та ставитися один до одного з повагою. Основні правила, безумовно, можуть бути гарантією цього.

ЗАПРОШЕННЯ УЧАСНИКІВ

Розповсюджуйте порядок денний за два-три дні до дати проведення засідання. Якщо зробити це раніше, він може загубитися серед робочих паперів. Якщо ви зробите це пізніше, учасникам може не вистачити часу для підготовки до дискусії. Зрозуміло, що на момент ознайомлення з регламентом день та конкретна дата проведення заходу мають бути встановленими.

Під час проведення неформальних засідань, які можуть скликатися спонтанно, дуже важливо не забувати ні про кого із тих співробітників, присутність яких бажана та необхідна.

ПІДТРИМКА КОНТАКТІВ З КОЛЕГАМИ, ЯКІ НЕ БЕРУТЬ УЧАСТІ У ЗАСІДАННІ

Деякі співробітники приходять на засідання лише завдяки відчуттю правильності такого кроку. Якщо організатори заходу не підтримують подібний підхід, вони можуть надсилати відповідним колегам регламент засідання з нотатками такого роду: "Вам не обов'язково бути присутнім на цьому засіданні, але я хотів би, щоб Ви були у курсі того, що відбувається".

Зрозуміло, люди відчувають себе надзвичайно некомфортно і часом невпевнено, якщо вважають себе забутими, відокремленими від загальних справ. Але якщо ви повідомите співробітників про запланований захід і пообіцяєте надіслати звіт, такого вашого кроку може бути досить для того, щоб утримати їх від участі у засіданні (приходу на засідання).

Інколи люди, яких запрошують взяти участь у засіданні, хронічно цього не роблять, від чого може страждати справа. Якщо ви готові проявити твердість, ви можете поступити таким чином — направити порядок денний начальнику цього співробітника, пообіцявши при цьому надати після засідання список присутніх на ньому. Коли особа, яка хронічно пропускає засідання, дізнається про такий ваш крок, можна очікувати, що вона обов'язково з'явиться.

Якщо хтось зі співробітників не зміг бути присутнім на засіданні, можливо тому, що воно відбулося спонтанно, дуже важливо ввести таку людину у курс справ. У тому разі, коли колега, який не був присутнім на засіданні, запитає, чому його не повідомили про захід, найкраще сказати те, як було: "Ми думали Вас запросити, але Ваш помічник сказав, що Ви на переговорах з представниками фірми-партнера".

Читайте також:

1. Взагалі ділова кореспонденція поділяється на такі види листів: ділові, особисті, рекомендаційні, рекламні.
2. Визначати мету та завдання засідання
3. Ділові (конкурентні) стратегії
4. Ділові бесіди і наради
5. ДІЛОВІ ВМІННЯ (ЯКОСТІ) Оцінка
6. Ділові ігри
7. Ділові ігри.
8. ДІЛОВІ ЛИСТИ
9. ДІЛОВІ НАВИЧКИ
10. Ділові наради
11. Ділові наради і ділові переговори в системі ПР
12. Ділові наради і ділові переговори в системі ПР

Переглядів: 1814