• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Урегульовувати конфлікти, що виникають під час засідання

Коли у ході дискусії між учасниками виникають протиріччя, що часом можуть мати досить гострий характер, завдання та відповідальність головуючого, як на формальному, так і на неформальному засіданні, полягають у тому, щоб усіма засобами допомогти нейтралізувати їх та поновити ефективну роботу учасників.

Головуючий має діяти як посередник, заохочуючи опонентів до того, щоб вони самі шукали шляхи для пом'якшення ситуації та продовження співпраці. При цьому необхідно, не виражаючи своїх емоцій, займати нейтральну позицію. Слід уважно, спокійно вислухати та об'єктивно сприйняти і оцінити позиції всіх сторін. Виразити розуміння кожної з викладених позицій. Якщо конфліктуючі сторони наполягають на виступі перед усіма присутніми, слід надати їм таку можливість, попередивши перед цим про жорсткі часові рамки, що будуть встановлені для них.

Ще кілька порад для головуючого при виникненні конфліктних ситуацій:

· Намагайтеся знайти спільні точки у позиціях сторін, що конфліктують.

· Запропонуйте опонентам ще раз чітко та конкретно визначити свої позиції та позиції протилежної сторони.

· Добивайтеся повного розуміння сторонами причини конфлікту, розбіжностей у поглядах, сутності протиріч.

· Нагадайте опонентам, що основна мета — знайти взаєморозуміння та вирішити конфлікт.

· За можливості підключіть до процесу досягнення прийнятного протилежними сторонами компромісного рішення всіх інших учасників засідання.

· Шукайте та пропонуйте альтернативне рішення проблеми.

· Знаходьте компроміси.

· У тому випадку, коли є очевидним, що вирішити конфліктну ситуацію у даний момент неможливо, не гайте час на подальші пошуки шляхів ЇЇ розв'язання, а продовжуйте засідання згідно з визначеним порядком денним.

· Запропонуйте обом сторонам можливість обговорити проблему, що виникла, пізніше.

· Передайте розгляд конфліктного питання у підкомітет.

· У разі, коли ситуація загострюється і загальна атмосфера засідання погіршується, оголошуйте перерву.

· За можливості використовуйте гумор: сміх нейтралізує гнів.

Надавати учасникам можливість ставити запитання

Відповіді на запитання учасників засідання надають головуючому час та можливість розвинути свої ідеї та роз'яснити їх присутнім. При цьому можливо також завоювати нових прихильників своєї позиції. Для того, щоб якомога успішніше провести дану частину засідання:

· Заздалегідь визначте та оголосіть присутнім, коли саме ви будете відповідати на їхні запитання.

· Пропонуючи ставити запитання, уважно стежте за своїми жестами, інтонацією, мімікою (невербальними сигналами, які ви передаєте учасникам): ви не повинні виглядати як людина, що відчуває себе невпевнено перед аудиторією, або бажає закінчити відповіді на запитання, не розпочинаючи їх.

· Заздалегідь з'ясуйте, на які запитання учасники очікують отримати відповіді, щоб мати час відповідно підготуватися.

· Якщо на засіданні ви — головуючий або основний доповідач, підготуйте власні питання на випадок, коли присутні не будуть мати своїх.

· Намагайтеся зрозуміти причину, за якої було поставлене кожне з питань. Чи ця особа зацікавлена в отриманні додаткової інформації? Чи в основі питання лежить бажання продемонструвати присутнім власні знання у певній сфері ? Чи є конкретне запитання способом, щоб розвинути власні ідеї та отримати їхню підтримку від присутніх?

· Перефразуйте поставлене запитання. Це допоможе присутнім краще усвідомити його, а також надасть вам можливість викласти його у прийнятній, підходящій для вас формі. Коли ви повторюєте запитання, дивіться на особу, яка його поставила, звертаючи увагу на її реакцію на сказане вами. Коли даєте відповідь, дивіться на всіх присутніх.

· Усвідомлюйте суть запитання. Дуже часто люди роблять широкий вступ, який за смислом мало чим пов'язаний (або ж зовсім не зв'язаний) з тим, про що запитується.

· Давайте короткі відповіді по суті.

· Завжди будуйте відповідь у позитивному ключі.

· Завершуйте відповіді на запитання заключним словом.

· Є кілько,різних способів того, як давати відповіді на запитання. Вони залежать від конкретної ситуації:

· Коли ви знаєте відповідь на запитання, відповідайте чітко, коротко і по суті.

· Коли ви не знаєте відповіді, визнавайте це зразу, не кажіть неправди. Скажіть особі, яка поставила запитання, що ви зможете відповісти їй пізніше, або назвіть джерела, з яких можна отримати необхідну інформацію. Якщо ви пообіцяли зв'язатися з людиною і відповісти На її запитання пізніше, обов'язково виконайте свою обіцянку. Недотримання свого слова — очевидна грубість.

· Якщо серед учасників є спеціаліст у цій сфері, насамперед назвіть його ім'я, щоб у такий спосіб попередити людину про передачу їй для відповіді поставленого запитання. Потім повторіть для експерта запитання і надайте йому можливість відповісти. Зразу ж після закінчення відповіді спеціаліста беріть ініціативу у проведенні засідання у свої руки (наприклад, не допускайте того, щоб присутні почали прямо – без вашого посередництва – задавати цій особі інші питання).

· Якщо ви отримали недоброзичливе, агресивно сформульоване запитання, визначте, чому його було поставлено, а потім перефразуйте його на свою користь.

Роз'яснювати дії та суть прийнятих рішень

Плутанина, нечіткість – небажані учасники багатьох засідань. Дуже часто присутні чують (або думають, що вони чують) те, що їм хотілося б почути, а не те, що, власне, говорить виступаючий. Після засідання, звіряючи свої записи, учасники часом помічають, що у їх нотатках щодо одного і того ж питання є досить багато розбіжностей.

Саме тому для головуючого дуже важливим є: а) роз'яснення прийнятих рішень, суті досягнутих домовленостей, подальших кроків учасників засідання після його завершення; б) чітке визначення питань, які необхідно винести на розгляд на наступному засіданні.

Головуючий перед прийняттям учасниками остаточного рішення обов'язково повинен ще раз назвати, уточнити ті положення, які будуть внесені у текст документа. ("Таким чином, ми визначили всі заходи, які необхідно провести при реорганізації даного підприємства. Чи є якісь інші, що треба внести у заключний документ?")

При прийнятті плану подальших дій, треба встановити конкретних виконавців, які відповідають за певний обсяг роботи. Попросіть цих осіб сформулювати, якими є їхні обов'язки. Кожному виконавцю у кінці засідання надайте перелік завдань, покладених конкретно на нього. Копію цього документа надішліть його начальнику. Визначте кінцевий термін виконання завдання/проекту, встановивши при цьому контрольні дати для окремих його частин.

Читайте також:

1. Види зобов’язань з відшкодування шкоди, що виникають незалежно від вини заподіювача шкоди
2. Визначати мету та завдання засідання
3. Виконання рішень по спорах, що виникають у житлових правовідносинах
4. Вібрація – це механічні коливання матеріальних точок або тіл, які виникають в горизонтальному і вертикальному напрямах.
5. Відносини власності виникають між людьми з приводу привласнення матеріальних і духовних благ. Привласнення означає відношення людей до певних речей як до своїх.
6. Відносини власності виникають між людьми з приводу привласнення матеріальних і духовних благ. Привласнення означає відношення людей до певних речей як до своїх.
7. Внутрішнім джерелом фінансування є накопичені нетто-грошові потоки, що виникають при здійсненні міжнародних операцій.
8. Горизонтальні банківські правовідносини виникають між комерційними банками та їхніми клієнтами з приводу банківського обслуговування.
9. Дефекти, які виникають при зберіганні зерна
10. Для роз’яснення питань, що виникають при вирішенні господарського спору і потребують спеціальних знань, господарський суд призначає судову експертизу.
11. Екологічні проблеми та сукупність пов’язаних з ними наслідків виникають через порушення екологічної рівноваги.
12. Екологічні проблеми та сукупність пов’язаних з ними наслідків виникають через порушення екологічної рівноваги.

Переглядів: 350