• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Принципи документування.

Лекції 3-6.: Фінансово - розрахункова та облікова документація.

Тема 1. Документація з питань господарської та зовнішньоекономічної діяльності. Документування обліково-фінансових операцій.

План

1. Принципи документування.

2. Найбільш вживані документи.

3. Відкриття рахунків у банку.

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами. Ці документи забезпечують:

- повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

- точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

- своєчасне відображення виробничої операції;

- запобігання фінансового порушення і зловживання;

- можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

- бухгалтерську та іншу звітність;

- здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових та банківських органах.

Основними принципами існування цих документів є:

- здійснення кожного запису на підставі спеціального оформлення документа;

- відображення руху господарських процесів у грошових вимірах;

- безперервний характер обліку.

2.Найбільш вживані документи.

Авансовий звіт – документ, у якому в цифровій формі на спеціальному бланку подається повідомлення про виконання роботи за певний час (якщо на господарські витрати або на відрядження було видано якусь грошову суму). Видача грошей під звіт сформульовано видатковим касовим ордером на підставі наказу керівника підприємства, акта чи заяви. Підзвітна особа не пізніше трьох днів після використання вказаної суми, чи повернення з відрядження, складається авансовий звіт. Він складається на підставі документів, що підтверджує витрачені кошти (чеки, квитанції, рахунки білети). Звіт перевіряє бухгалтер, затверджує керівник підприємства.

Реквізити:

7 - повна назва установи організації, підприємства автора документа;

8 - назва структурного підрозділу;

посада та ім’я особи, яка звітує;

10 – назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс (№) документа;

21 - текст;

22- відмітка про наявність додатків;

17 - гриф затвердження.

Акт– це документ, який стверджує встановлені факти або дії. Це документація постійно діючих експериментальних комісій, спеціально уповноважених осіб, представників сторонніх організацій. Вони складаються у випадках:

- зміни керівництва;

- за підсумком обстежень чи ревізій;

- приймання та передачі справ;

- інвентаризації;

- проведення випробувань;

- приймання об’єктів до експлуатації;

- експертиз;

- винаходів, нещасних випадків, аварій, тощо.

Акт може затверджуватися вищою організацією чи керівником установи, візується акт всіма особами, які брали участь в його складі. Він може містити висновки та пропозиції, щодо фіксованого матеріал, якщо вони викладені у розпорядчій формі з вказівкою на термін виконання, акт передається виконкому або виконавцеві, який ставить свою візу про ознайомлення зі змістом викладення.

Реквізити:

6 – назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

7 - повна назва установи організації, підприємства автора документа;

4 – код підприємства, установи, організації;

5 – код форми документа;

10 – назва виду документа;

12 - індекс (№) документа;

11 - дата;

14 – місце складання або видання;

19 - заголовок до тексту;

17- гриф затвердження;

21 - текст;

22- відмітка про наявність додатків;

27- позначка про засвідчення копії;

23 - підпис;

25 - візи;

20 - відмітка про контроль;

29 - відмітка про виконання документа та напрямку його до справи;
26 – печатка.

Текст акту має вступну і констатуючу частину: у вступній частині зазначають підставу створення чи дії комісії, її склад, вказівки; в констатуючій частині викладають мету та завдання, зміст та характер проведеної роботи, вказівкові документи на підставі якої здійснювалась робота, фіксується встановлений факт.

Акт складається у трьох примірниках:

- перший, направляють у вищу організацію;

- другий – керівникові установи;

- третій – підшивають у справу.

Як правило акти складають на бланках, таким чином, щоб дата та місце складання, які проставлені відповідали місцю встановлення факту чи дії. Для деяких видів актів (акти державної комісії) закріплює єдина форма, змінювати яку забороняється.

Доручення –двостороння угода, за якої одна сторона зобов’язується виконувати від імені іншої сторони певні юридичні дії (розпорядження майном, одержання грошової цінності, вести справи у судових органах).

Доручення поділяються на:

- разові – для виконання певної одноразової дії;

- спеціальні – для представництва в органах суду чи банківські операції в межах певного періоду;

- загальні – на управління майном.

Доручення видається на термін не більше трьох років, якщо термін повноваження не вказується, воно чинне протягом року з дня підписання. Доручення не має юридичної сили, якщо воно не датоване.

Реквізити:

10 – назва виду документа;

12 - індекс (№) документа;

11 - дата;

14 – місце складання або видання;

21 – текст ( у якому міститься: прізвище, ім’я, по батькові особи, якій дається доручення, адреса, посада; відомість про особу, яка видає або організацію; перелік дій або матеріальних цінностей, термін дії, реєстраційний номер (у випадку, коли дві особи));

23 - підпис;

26– печатка.

Довіреність –письмове уповноваження, яке видає одна особа (довіритель) іншій особі (повіреному) для представництва перед третіми особами. Довіреність посвідчує повноваження повіреного (пред’явивши цей документ він підтверджує своє право представляти інтереси довірителя і діяти від його імені) та окреслює їх коло.

Довіреність видається у випадках, коли громадянин не може особисто, через якісь причини (хворобу, брак часу, неможливість виїхати в іншу місцевість, тощо) виконати певні дії. У такому разі від його імені ці дії вчиняє повірений (укладає договір, приватизує квартиру, отримує грошовий переказ, тощо)

Довіреність можуть вчинювати повнолітні дієздатні громадяни. Юнаки та дівчата віком 16 до 18 років можуть укладати угоди за згодою батьків, усиновителів, піклувальників.

Довіреність має бути посвідчена нотаріально, якщо на підставі неї буде укладено угоду, що також потребує нотаріального посвідчення чи торкається державних організацій та юридичних осіб.

Довіреність на отримання грошей посвідчується організацією, де працює або навчається довіритель, військовою частиною, адміністрацією лікарні тощо. Такі довіреності складаються у вільній формі і містить такі реквізити:

10 – назва виду документа;

11 - дата;

21 – текст ( який містить: прізвище, ім’я, по батькові довірителя, відомості про нього, кому видали довіреність, предмет, термін дії);

23 – підпис;

- позначка про засвідчення підпису довірителя;

26– печатка.

Довіреність юридичної особи на отримання матеріальних цінностей є бланком суворої звітності і містить такі реквізити:

6 – назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

4 – код підприємства, установи, організації;

5 – код форми документа;

термін дії довіреності

10 – назва виду документа;

12 - індекс (№) документа;

11 - дата;

21 – текст ( який містить відомості про особу, якій видана довіреність)

7 - повна назва установи організації, підприємства автора документа;

23 – підпис;

26– печатка.

Розписка –письмове підтвердження певної дії, яку вже завершено (передача одержаних грошей, документів, матеріальних цінностей, товарів тощо). Може бути приватного чи службового характеру.

Реквізити:

10 – назва виду документа;

21 – текст (у якому відомості про того, хто і кому дає розписку, точне найменування предмету матеріальних цінностей, підстава одержання);

23 – підпис;

11 - дата;

- може бути засвідчення (свідки).

Грошову суму записують словами. Якщо розписку видають на велику суму грошей, до неї вносять відомості про адресу та паспорт того, хто її одержав і засвідчують нотаріально.

Посвідчення про відрядження – оформляється у разі службової поїздки працівника за розпорядженням керівника підприємства. Термін відрядження визначається керівником установи – у випадках відрядження до країн СНГ; до двох місяців – у інші країни.

Реєстрація осіб, що відбувають у відрядження, ведеться у відповідних журналах. Працівнику, який відбуває у відрядження, відшкодовують витрати до місця відрядження і назад, найм житлового приміщення, добові. Норми відшкодувань встановлюються відповідними постановами Кабміну України.

Реквізити:

1 - державний герб;

7 - повна назва установи організації, підприємства автора документа;

17 - гриф затвердження;

позначка про реєстрацію;

реєстраційний №

10 – назва виду документа;

21 – текст (у якому позначаються: прізвище, ім’я, по батькові; посада працівника; місце відрядження; найменування підприємства, організації; термін, мета, підстава відрядження; паспортні данні);

23 – підпис;

26– печатка.

Журнал обліку –посвідчення про відрядження.

Відомість – різновид документа, який використовують у бухгалтерській справі. Вони бувають: платіжні, накопичувальні, на виплату пенсії, заробітної плати тощо.

Реквізити:

7 - повна назва установи організації, підприємства автора документа;

8 – назва структурного підрозділу;

адреса, термін, сума;

підстава створення;

17 - гриф затвердження;

10 – назва виду документа;

12 - індекс (№) документа;

21 – текст (з позначенням у кожній графі сум, сплачених чи депонованих сум підстав);

23 – підпис;

Накладна– документ, який дає право на одержання чогось, що має матеріальну цінність.

Реквізити:

10 – назва виду документа;

12 - індекс (№) документа;

11 - дата;

7 - повна назва установи організації, підприємства автора документа;

21 – текст (найменування установи або особи, якій виданий документ, підстава видачі, відомості про предмети)

23 – підпис;

26– печатка.

Квитанція– документ, що видається чи одержується у разі оплати за певні грошові суми, виконану роботу тощо. У разі пересилки грошей приватною особою – для підтвердження виконання грошової операції.

Реквізити:

7 - повна назва установи організації, підприємства автора документа;

10 – назва виду документа;

12 - індекс (№) документа;

11 – дата видачі;

21 – текст (назва установи, прізвище, ім’я, по батькові особи у кого прийнято гроші, за що прийнято, розмір суми, на підставі чого видано);

11 - дата прийняття;

26– печатка „сплачено”;

23 – підпис.

Читайте також:

1. Аграрна політика як складова економічної політики держави. Сут­ність і принципи аграрної політики
2. Антикорупційні принципи
3. АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ: ПОНЯТТЯ, ВИДИ, ПРИНЦИПИ І МЕТОДИ
4. Б/. Принципи виборчого права.
5. Базові принципи обліку виробничих витрат і калькулювання собівартості продукції
6. Базові принципи психології спорту.
7. Банківська система: сутність, принципи побудови та функції. особливості побудови банківської системи в Україн
8. Банківська система: сутність, принципи побудови та функції. Особливості побудови банківської системи в Україні.
9. Банківська система: сутність, принципи побудови та функції. Особливості побудови банківської системи в Україні.
10. Біржові товари і основні види товарних бірж. Принципи товарних бірж.
11. Бюджетна система України: поняття та принципи побудови
12. Бюджетна система України: поняття та принципи побудови.

Переглядів: 2140