Які загальні правила оформлення документів

Реквізити документів та їх розміщення

ТЕМА. Документ та його функції

ЛЕКЦІЯ 2.

1. Загальні функції документів.

2. Загальні правила оформлення документів.

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством).

Сучасний термін «документаційне забезпечення управління» є інформаційно-технологічною складовою у сучасній організації діловодства.

Результатом документування є документ — зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числі в перетвореному вигляді

Разом з папером зараз широко використовуються і нові носії — магнітні стрічки, диски, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматизовані засоби.

Документування — регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.

Юридична сила — здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів— обов'язкових елементів укладання документа.

Державним стандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але і зони, і послідовність їх розташовування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташовування на документі складають його формуляр.

Формуляр також регламентований державним стандартом, тому для правильного укладання документа слід знати не лише його реквізити, а й схему (модель) їх розташовування. Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні.

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі-функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів.

Згідно з ними документ повинен:

надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

— бути юридично правильно оформленим;

— подавати об'єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

— бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

— бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

— оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

— бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

— складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна — будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання документа.

Соціальна — документ є соціальне значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна — документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна — документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська — документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова — документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовзаємин у суспільстві; ця функція є визначальною у законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична — коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

Система документації — це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери, діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).

Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування і функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок

управління об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.

Основними комплексами усієї документації є:

__організаційно-правова документація,

— планова документація;

— інформаційно-довідкова і довідково-аналітична документація;

— звітна документація;

— документація з особового складу (кадрова);

— фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);

— документація з матеріально-технічного забезпечення;

— договірна документація;

— документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених є ще спеціалізована (відомча) документація, що відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.)

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
	\|	РЕКВІЗИТ – ЕЛЕМЕНТ ДОКУМЕНТА

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.034 сек.