• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Облік та контроль касових операцій і грошей у касі

Склад грошових коштів, рахунки для обліку, порядок відображення коштів у звітності

Тема 3. ОБЛІК ГРОШОВИХ КОШТІВ

До грошових коштів належать:

· готівка, яка зберігається на підприємстві;

· гроші в банках (на рахунках);

· банківські векселі;

· грошові чеки;

· перекази від клієнтів.

В США всі ці складові об’єднуються на одному рахунку “Грошові кошти” (в поточному обліку виділяють “Фонд дрібних сум”).

У західноєвропейських країнах грошові кошти обліковуються на так званих фінансових рахунках :

ü “Каса”;

ü “Рахунки в банках” - в національній і іноземній валюті.

В бухгалтерському балансі грошові кошти відображаються по статті – грошові кошти (США), а в європейських країнах – внизу балансу : “ Каса ” і “Рахунки в банках”.

Крім балансу більшість фірм складають звіт про рух грошових коштів за звітний період (рік). Рух коштів переважно показують по трьох групах:

1. основна діяльність;

2. інвестиційна діяльність;

3. діяльність по фінансових операціях.

У фірмах розробляються системи контролю надходжень і витрат готівки. Готівку здебільшого намагаються зводити до мінімуму, особливо на промислових підприємствах. Але в торгівельних підприємствах у касі можуть бути значні суми.

Система внутрішнього контролю включає в себе план організації, а також заходи, спрямовані на збереження грошових коштів, досягнення точної обробки даних та складання бухгалтерської звітності. Важливими елементами системи внутрішнього контролю є :

1) розподіл відповідальності між службовцями;

2) розподіл обов’язків;

3) ротація службовців в середині компанії;

4) використання автоматичних приладів контролю.

Методи захисту готівки та контролю за її збереженням можуть бути різноманітні, однак завжди слід дотримуватись таких чотирьох принципів:

1) облік готівки повинен здійснюватися в момент її надходження;

2) всю готівку, що надійшла необхідно здавати в той самий день або не пізніше наступного;

3) працівник, який одержує готівку не повинен займатися її обліком в бухгалтерії;

4) працівник відповідальний за одержання готівки не повинен займатися її розподілом.

Серед найважливіших контрольних заходів за виплатою готівки можна зазначити такі:

· для виплати необхідно одержати попередній дозвіл;

· усі чеки повинні мати серійний номер;

· доступ до них має бути обмежений;

· бажано, щоб кожний чек підписували дві особи;

· бажано, щоб працівник, кого уповноважено оплачувати рахунки не мав права підписувати чеки;

· при оплаті зобов’язань на первинних документах слід проставляти дату, номер чека і штамп “Оплачено”;

· особи, які підписують чеки не повинні мати доступу до чеків чи займатися вивіркою рахунків;

· інвентаризація готівки в касі та на банківських рахунках повинна здійснюватися не рідше одного разу на місяць.

Контроль грошових надходжень від продажу в торговельних залах здійснюється двома способами:

1) через використання касових апаратів;

2) через систему м’яких чеків.

Касовий апарат має контрольну касову стрічку, на якій віддруковуються надходження за день. Покупець повинен бачити суми, що їх набирає касир.

Наприкінці кожного дня касир підраховує гроші в касовому апараті і передає суму старшому касирові.

Бухгалтер бере касову стрічку і записує суму виручки в журналі грошових надходжень.

Сума грошей переданих касиром і сума на контрольно-касовій стрічці повинні бути однакові. В разі розходжень адміністрація з’ясовує причину.

У великих фірмах касові апарати приєднано до комп’ютерів. У такому разі операції відразу реєструють в обліку (на комп’ютері).

Система м’яких чеків полягає в тому, що продавці мають завчасно пронумеровані чеки (квитанції). В момент продажу продавець заповнює чек у двох примірниках – один покупцеві, другий залишає собі. Наприкінці дня суми м’яких чеків підраховуються – загальна сума продажу має відповідати сумі касового апарату.

По касі може бути виявлено нестачі або надлишки грошей. Вони відносяться на рахунок “Нестачі або надлишки грошей по касі”, який є активно-пасивним. Цей рахунок дебетується на величину нестачі і кредитується на величину надлишку.

Приклад. Касовий апарат показує, що виручка магазину за день становить 4546 $. У наявності в касира грошей було 4537. Нестача складає 9 $. Оприбуткування готівки з врахуванням нестачі грошей та відображення доходу від реалізації здійснюється так:

Дебет “ Грошові кошти” – 4537 $

Дебет “Нестачі або надлишки по касі” – 9$

Кредит “Дохід від реалізації” – 4546 $.

Наприкінці звітного періоду дебетове сальдо по рахунку “Нестачі або надлишки по касі” відображається у “Звіті про прибутки та збитки” як операційні (торговельні) витрати . Відповідно кредитове сальдо по статті “Інші доходи”.

Операції по касі відображаються і групуються в касовому журналі надходжень та видатків, підсумки переносяться в Журнали реєстрації операцій, а потім на рахунки бухгалтерського обліку в Головній книзі. Форма журналів надходжень і видатків грошей здебільшого довільна, пристосована до умов підприємства.

Рух грошей в касі відображається в обліку такими записами:

Надходження: Дт “Каса”

Кт “Доходи від реалізації”

Кт “Рахунки до одержання” (“Клієнти, дебітори”)

Кт “Рахунки в банку”

Видатки: Кт “Каса”

Дт “Рахунки до сплати” (“Постачальники”)

Дт “Фонд дрібних сум” (“Мала каса”)

Дт “Рахунки в банках”

Дт рахунків витрат по елементах

Дт “Розрахунки з персоналом”

Кт “Каса”

3.3. Облік створення і використання фонду дрібних сум (ФДС)

Для здійснення невеликих витрат, наприклад, канцелярських, поштових, обідів, тощо фірми створюють ФДС (Мала каса). Цю систему називають авансовою системою або системою підзвітних сум. Вона передбачає створення фонду, здійснення виплат за рахунок фонду та поповнення фонду.

Створення ФДС. Перед створенням фонду адміністрація планує необхідні витрати, їх обсяг і на цій підставі визначається розмір фонду з розрахунку на 2-4 тижні. Дана сума повністю видається відповідальній підзвітній особі (яка зберігає їх в своєму столі або в конверті). Видача оформляється чеком, гроші видаються з каси. При цьому роблять проводку:

Дт “ФДС” $100

Кт “Грошові кошти” $100

Фонд створюється на постійній основі, тобто в цьому фонді постійно має бути $100 або інша встановлена сума. При видачі грошей підзвітній особі видають також пронумеровані чеки (квитанції) або ваучери (для запису витрат грошей).

Виплата з ФДС. Витрати грошей з даного фонду здійснюються лише на передбачені цілі, на кожну виплачену суму підзвітна особа оформляє квитанцію або ваучер, у якому проставляє суму і призначення виплати. Особа яка отримує гроші, підписує даний документ.

Поповнення ФДС. Підзвітна особа на встановлену дату складає звіт про витрати і подає його в бухгалтерію (звіт складається за даними квитанцій, ваучерів).ФДС поповнюється на суму витрат через виписку чека на ім’я підзвітної особи.

Наприклад, сума витрат за ваучерами (квитанціями) складає на певну дату 80$, в т.ч.

- Поштові витрати 40 $

- Витрати на перевезення (транспортні) 18 $

- Канцелярські витрати 17 $

- Інші адміністративні витрати 5 $

ФДС поповнюється на суму 80 $ з одночасним відображенням витрат:

Дт “Поштові витрати” 40 $

Дт “Транспортні витрати” 18 $

Дт “ Канцелярські витрати” 17 $

Дт “ Інші адміністративні витрати ” 5 $

Кт “Грошові кошти” (“Каса”) 80 $

Контроль здійснюється таким чином, щоб залишок у фонді “+” сума квитанцій на витрати завжди дорівнювали сумі ліміту фонду (в цьому прикладі 100 $).

Нестачі або надлишки відображають на рахунку “ Нестачі або надлишки по касі”:

Нестачі : Дт “ Нестачі або надлишки по касі”

Кт “Грошові кошти” (“Каса”)

Надлишки : навпаки

Читайте також:

1. III. Контроль знань
2. III. КОНТРОЛЬ і УПРАВЛІННЯ РЕКЛАМУВАННЯМ
3. IV. Політика держав, юридична регламентація операцій із золотом.
4. IV. ТИМЧАСОВА ВАРТІСТЬ ГРОШЕЙ
5. IX. Відомості про військовий облік
6. IX. Відомості про військовий облік
7. POS -Інтелект - відеоконтроль касових операцій
8. VII Контроль постачальника
9. Автоматизація касових операцій
10. Автоматизовані форми та системи обліку.
11. АДАПТАЦІЯ ОПЕРАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ ДО ЗМІНИ ЇЇ ЗАВАНТАЖЕННЯ.
12. Акустичний контроль приміщень через засоби телефонного зв'язку

Переглядів: 2025