Вимоги до документів

Функції документів

Будь-який офіційний документ одночасно виконує кілька функцій, що й дозволяє йому задовольнити різноманітні людські потреби. Серед функцій документа виокремлють загальні та спеціальні.

Загальними функціями документа є:

1) інформаційна: будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки причина укладання будь-якого документа - потреба зафіксувати інформацію;

2) соціальна: документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

3) комунікативна: документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;

4) культурна: документ є засобом закріплення і передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де дістає відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

Спеціальними функціями документа є:

1) управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні, фінансові та ін.), створені спеціально для реалізації завдань управління;

2) правова: документ є засобом закріплення і зміни правових норм та правовзаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь- які документи, які набувають правової функції на деякий час (наприклад, для використання як судового доказу це може бути будь-який документ);

3) історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспільстві і лише після того, коли вони виконають свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання.

Усі документи, де б і ким вони не укладалися, мають правові, технічні, логічні та лінгвістичні вимоги.

Правові вимоги. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів, має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва — тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції чи вказівки.

Документ необхідно складати за встановленою формою. Він має бути бездоганно відредагований та оформлений. У ньому недопустимі юридичні та граматичні помилки. У текстах ділових документів використовується лише офіційно- діловий стиль.

Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу білого кольору. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 — через один інтервал. У діловодстві розроблені й діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

При оформленні документів на двох і більше сторінках, починаючи з другої, вони мають бути пронумеровані. Номер проставляється посередині верхнього берега сторінки арабськими числами. Крапки і тире перед числами і після них не ставляться. Номер сторінки друкують в інтервалі 10 — 15 мм від верхнього берега. Ділові документи набираються 14 кеглем у текстовому редакторі Word (шрифт Times New Roman), верхній і нижній береги — 2 см, лівий — Зсм, правий — 1 см.

Якщо документ оформляють також і на зворотньому боці (термін зберігання такого документа має становити не більше трьох років), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями.

Назва документа має друкуватись 16 кеглем, великими літерами, напівжирним шрифтом і розміщуватись по центру рядка бланка.

Дата у документі записується арабськими числами в один рядок за послідовністю: число, місяць, рік: 12.09.2006. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однозначного числа, тоді перед ним проставляється 0: 02.09.2006.

У нормативно-правових актах та фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати — 15 вересня 2006 року.

Для логічних вимог характерні використання засобів логічної оцінки матеріалу для зв'язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (насамперед, водночас, зокрема, отже); врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових документів, де зовсім виключаються суб'єктивні елементи: прояви роздратування, незадоволення, привнесення особистого ставлення до справи чи особи в текст документа.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв'язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причиново-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами. Логічна послідовність ділового документа може реалізуватися й іншими видами зв'язків: це протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак); виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, у результаті, загалом); це конкретизація будь-якого місця в документі (наприклад, зокрема, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзаци.

Лінгвістичні вимоги. Текст ділового документа становить його основу, він має бути грамотний. Писемна форма мовлення вимагає чітких синтаксичних конструкцій, суворого дотримання стилістичних норм і правил граматики. Зокрема, мовна грамотність — це дотримання норм орфографії, пунктуації та граматики. Усі терміни, спеціальні поняття, конструкції, що сформувалися під впливом особливостей професійного мислення, повинні відповідати сучасному рівню правових знань, вживатися лише тоді, коли вони дійсно є необхідними.

Текст документа має бути зрозумілим. Мова офіційних документів абстрагується від індивідуальних мовних особливостей людей, що вимагає певної формалізації мови, застосування стандартних термінів, усталених мовних конструкцій із встановленими правилами їх тлумачення. (Вибір слів і термінів, стійких зворотів (на підставі викладеного, відповідно до вимог постанови, керуючись статтею КК України, пред'явлене (висунуте) обвинувачення тощо), побудова речень, форма викладу тексту документа (наказую, пропоную, зобов'язую, слухали, виступили, ухвалили, просимо надіслати, надсилаємо на розгляд тощо).

Усі зазначені вище вимоги до ділових документів становлять загальну культуру мовлення особистості, адже високу культуру мовлення людини визначає і досконале володіння літературною мовою, і вміння правильно застосовувати її норми у процесі мовленнєвої діяльності.

2. Значення документа. Мова і стиль текстів ділових документів

Значення документа для суспільства полягає насамперед у тому, що в ньому відображаються взаємовідносини службового та приватного характеру між юридичними та фізичними особами у повсякденному житті.

Особливо велике значення має документ у здійсненні дієвого контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію — це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організації роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена робота з діловодства передбачає відповідний контроль за виконанням рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі структури конкретності та оперативності.

Отже, документи — це незамінні довідники, що з плином часу набувають науково-історичної цінності, стають джерелом знань.

Документи мають:

1. державне значення, відображаючи суспільні відносини, державний лад та державну політику в різних її проявах, сутність взаємовідносин владних інституцій з територіальними спільнотами громадян;

2. юридичне значення, фіксуючи правові відносини фізичних та юридичних осіб і регулюючи їхні дії;

3. соціально-психологічне значення, відіграючи роль суспільно-стабілізуючого чинника, закріплюючи в окремої особи розуміння наявності сталих загальноприйнятих норм суспільної поведінки.

Зараз, коли перед державою постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали жорсткішими й вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. Тому найважливішим напрямом поліпшення роботи з документами є повна автоматизація та комп'ютеризація ділових процесів, застосування новітніх засобів та технологій. Це допоможе зекономити час та зусилля на малопродуктивну ручну працю, пошуки необхідних матеріалів.

Мова відіграє важливу роль у всіх сферах людського життя, у тому числі і в праводіловій. Саме за допомогою мови передається інформація про зміст правових відносин. За допомогою мови думка нормотворця виражається зовні, оформляється і стає придатною для зовнішнього вираження. Будь-який документ так чи інакше пов'язаний з усною або писемною мовою, і чим майстерніше володіє нею юрист, тим більші має професійні успіхи.

Добір мовних засобів залежить насамперед від сфери спілкування: одні мовні засоби використовуються в повсякденному спілкуванні, інші — в офіційній сфері, ще інші — в науковому, художньому чи церковному мовленні. Відповідно в мові виробилися й різні стилі зі своїми мовними засобами.

Як зазначено у Словнику-довіднику лінгвістичних термінів, стиль — це особливість мови, що проявляється у доборі, сполученні та організації мовних засобів відповідно до мети і змісту спілкування.

Розрізняють такі основні стилі: розмовний, науковий, публіцистичний, офіційно-діловий та художній, кожен з яких має свої жанри та особливості.

Оскільки будь-яка інформація реалізується завдяки мові, то, відповідно, буде дібрано стиль мови, якою вона буде зафіксована, передана і сприйнята. Цей складний процес може бути здійснений за допомогою спеціальної термінології — основного компонента будь-якого функціонального стилю. Зокрема, стиль офіційно-ділового спілкування людей у різних сферах життєдіяльності: праводіловій, економічній, соціально-політичній, культурній тощо — склався під впливом необхідності викладати факти з точністю, стислістю, конкретністю, не допускаючи двозначностей.

Мові ділових паперів присутня стилістична суворість та об'єктивність викладу, в ній не повинно бути емоційності та суб’єктивної оцінки. Саме це наближає стиль ділових паперів до врівноваженого книжного, наукового стилю, проте знеособленість манери викладу є характерною ознакою мови документа.

Щоб добре володіти й уміло користуватися стилістичними засобами мови, потрібно досконало знати в усьому їхньому розмаїтті граматичну будову та словниковий склад мови.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Поняття про документ, його властивості та функції. Вимоги до документів	\|	Підстилі офіційно-ділового стилю

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.