• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Поняття про документ, його властивості та функції. Вимоги до документів

ВСТУП

Поняття про документ, його властивості та функції. Вимоги до документів.

ВСТУП

ПЛАН

ЛЬВІВ – 2013

Хатнюк Ю.А.

ЮРИДИЧНЕ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВО

ЛЕКЦІЯ З КУРСУ

Кафедра адміністративного права

та адміністративного процесу

ТЕМА №2

«Сучасний діловий документ як носій інформації.

Класифікація документів»

Склав:

доцент кафедри

адміністративного права та

адміністративного процесу

ст. лейтенант міліції

Лекція обговорена і схвалена на засіданні кафедри

Протокол № 2 від 27.08.2013 р.

2. Значення документа. Мова і стиль текстів ділових документів.

3. Класифікація документів.

ВИСНОВКИ

ЛІТЕРАТУРА

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і діло­вої діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутріш­ньої організації будь-якої установи, забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової робо­ти. Відповідно до реалій життя документ набув відповідних рис, що характеризу­ють його з усіх боків, має певні вимоги, які полегшують роботу з ним не тільки під час складання, а й при використанні його за призначенням.

Усім відомо, що вміння говорити красиво відіграє важливу роль у процесі спілкування, і залежно від того у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента здійснює вплив і документ. Залежно від визна­ченості, дотримання вимог, вміння відправника будувати розмову, його грамот­ності, знанні документа та вимог до нього залежить подальша доля цих відносин.

Отже, сучасний діловий документ — це важливий елемент сучасного життя, що забезпечує обмін інформацією необхідного і визначеного характеру, впли­ває на відносини у суспільстві.

Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням документознавства.

Саме слово походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити), від якого походять також слова доцент (docent) і доктор (doctor). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Документ — основний вид писемної ділової мови, який широко використовуєть­ся в повсякденній діяльності як джерело та носій інформації. Якщо інформація в ньому зафіксована, то це забезпечує її зберігання і накопичення, можливість пере­дачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації з часом.

У статті 1 Закону України «Про інформацію» (1992 р.) зазначено, що документ — матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Документ — (від лат.— повчальний приклад, взірець; свідчен­ня, доказ) — матеріальна форма відображення, поширення, використання і зберігання інформації, яка надає їй юридичної сили. Документ може фіксуватися не лише на папері, а й на магнітних чи інших носіях. Характерною особливістю до­кумента є те, що він матеріалізується лише у писемній формі мовлення.

Документ (за П. Отле) — це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Поняття «документ», «документація» у своєму розвитку зазнали істотних змін. Слово «dосеге» у мові давніх римлян вживалося у значенні «повідомляти».

Поява цього слова в українській мові пов'язана з діяльністю російського царя Петра І в кінці XVII — на початку XVIII ст., який надавав перевагу всьому запози­ченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували будь-чиї права, законність володіння будь-чим, мали юридичну силу. У наш час документ — це узагальнена назва для всіх юридично значущих джерел інформації.

У сучасній українській літературній мові слово «документ» має декілька значень:

1) матеріальний об'єкт, у якому міститься будь-яка інформація, призначе­ний для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта тощо);

2) діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві — складений відповідно до закону акт, що засвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт тощо);

3) офіційне посвідчення особи (паспорт, службове посвідчення);

4) історично достовірні письмові джерела (грамота, акт, малюнок).

Виходячи від суворого академічного визначення, автори Універсального довідника-практикума з ділових паперів тлумачать:

документ — це закріплена будь-яким способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Як носій інформації документ виступає обов'язковим елементом внутріш­ньої організації будь-якої установи, організації, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є основою для прийняття управлінських рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для обробки, а також матеріалом для довідко­во-пошукової роботи.

Довластивостей документа належать:

1) атрибутивність,тобто наявність невід'ємних складових, без чого документ існувати не може - його матеріальної складової та інформаційної складової. Якщо нема матеріальної складової, юридич­ний документ перетворюється на усну бесіду, наприклад, якщо зміст і результати допиту не зафіксовані на папері згідно з відповідними ви­могами. Якщо нема інформаційної складової, то аркуш паперу чи, на­приклад,дискета (будь-який носій) перетворюються на звичайну річ;

2) функціональністьдокумента, тобто його призначення для передачі інформації у просторі та часі;

3) структурністьдокумента, тобто тісний взаємозв'язок його елементів, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внут­рішніх змінах. Це означає, що кожний документ має певну структуру, послідовне розташування його елементів, зокрема, текстових (заголо­вок, вступ, основна частина і т.д.).

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі добору слів, їх поєднання, розташування; творчість як така — відсутня. Укладач змушений користуватися встановленими правилами, тобто дотримуватися певного регла­менту, що в свою чергу приводить до стандартизації мови і схеми документів.

Усі ділові документи за своїм призначенням та конкретною функцією різні, тому ступінь регламентації та стандартизації у них теж буде різний. За цією оз­накою документи поділяються на три групи:

1) документи, що відповідають точним стандартам; якщо один зі стандартів не витримується — документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як пра­вило, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виготов­ляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом про освіту, посвідчення особи);

2) документи, в яких відсутня така суворість, проте для зручності, швидкості їх використання та обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова книжка, службове посвідчення тощо);

3) документи з певною формою побудови, загальними принципами укладан­ня; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, рапорт, ав­тобіографія, лист, розписка, доручення, скарга тощо).

На відміну від інших рис ділового стилю, що закріплені традицією, стандар­тизація й регламентація закріплені ще й законом — оформлення документів ви­значене стандартами, розробленими Державним комітетом стандартів України.

Читайте також:

1. II. Вимоги безпеки перед початком роботи
2. II. Вимоги безпеки праці перед початком роботи
3. II. Вимоги до складання паспорта бюджетної програми
4. II. Поняття соціального процесу.
5. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
6. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
7. III. Вимоги до учасників, складу груп і керівників туристських подорожей
8. IV. Вимоги безпеки під час роботи на навчально-дослідній ділянці
9. IV. ВИМОГИ ПРОФЕСIЇ ДО IНДИВIДУАЛЬНО-ПСИХОЛОГIЧНИХ ОСОБЛИВОСТЕЙ ФАХIВЦЯ
10. V. Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях
11. V. Вимоги безпеки в екстремальних ситуаціях
12. V. Поняття та ознаки (характеристики) злочинності

Переглядів: 5491