• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВОДКИ З ОБЛІКУ МАТЕРІАЛІВ

Бюджетні установи для своєї діяльності придбавають предмети разового користування - різного роду господарські і ремонтно-будівельні матеріали, паливо, тару, матеріали для наукових і навчальних цілей, інші матеріали.

Інвентаризація запасів бюджетних установ.

Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Завдання обліку запасів.

План

Лекція 15: Характеристика та облік запасів бюджетних установ

1. Характеристика, класифікація та оцінка запасів бюджетних установ. Документальне оформлення операцій з руху запасів.

2. Синтетичний та аналітичний облік запасів. Особливості обліку матеріалів і продуктів харчування.

Література:

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99р. № 996-XIV.

2. Джога Р.Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001.

3. П.Й.Атамас Основи обліку у бюджетних організаціях: Навч. посібник. – Центр навчальної літератури, 2003.

Вартість цих матеріальних засобів повністю вибуває із суспільного кругообігу протягом одного або кількох актів споживання. В цьому плані матеріали в бюджетних установах нагадують оборотні кошти виробничої сфери, але їх неможливо віднести до останніх, оскільки оборотні кошти повністю переносять свою вартість на новий продукт і в цій формі продовжують свій кругообіг у суспільному відтворенні, а матеріали бюджетних установ вибувають з кругообігу в міру їх споживання.

Організація бухгалтерського обліку запасів охоплює:

· організацію надходження запасів;

· організацію обліку наявності запасів;

· організацію обліку використання та вибуття.

Щодо кожного з видів руху запасів організація має такі завдання:

· прискорення документообігу завдяки обробці відповідних раціональних графіків та вибору оптимальних носіїв інформації;

· правильне виконання належних дій відповідно до нормативної бази;

· зберігання товарно-матеріальних цінностей, що належать до запасів завдяки розробці оптимальної номенклатури;

· раціональне використання матеріальних запасів згідно з розробленими нормативами.

До нормативних актів, які регулюють питання обліку запасів та його організації, належать:

· Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125;

· Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства від 18.12.2000 № 130;

· Порядок бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги, затверджений Наказом від 12.01.00 № 12/4233 Міністерства фінансів України та Державного казначейства України;

· Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116;

· Типова Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 5.09.2001 № 787/5978;

·Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків і інших статей балансу, затверджену Наказом Міністерства фінансів України та Головним управлінням Державного казначейства України від 16.01.98 № 728/3168;

· Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена Наказом Державного казначейства від 27.07.00 № 68.

На придбання матеріалів витрачаються значні кошти з бюджету та інших джерел. Задачами обліку матеріалів й малоцінних і швидкозношуваних предметів (МШП) є:

· забезпечення зберігання і встановлення контролю за наявністю та рухом матеріалів;

· спостереження за дотриманням норм запасів і витрат матеріалів;

· отримання точних даних про залишки матеріалів у місцях зберігання;

· забезпечення всіх рівнів управління інформацією про наявність і рух матеріалів.

Основними передумовами виконання цих задач є економічно обґрунтована класифікація та оцінка матеріалів, нормування їх запасів і чітка організація матеріального постачання та складського господарства.

За функціональною роллю у фінансово-господарській діяльності бюджетних установ матеріали поділяються на такі групи:

1. Матеріали для навчальних, наукових та інших цілей: реактиви і хімікати, скло і радіоматеріали, фотоприладдя, папір, призначений для видання навчальних і наукових робіт, піддослідні тварини, інші матеріали для навчальних цілей і науково-дослід­них робіт, а також дорогоцінні та інші метали для протезування;

2. Продукти харчування;

3. Медикаменти і перев’язувальні засоби: медикаменти, компоненти, бактеріцидні препарати, сироватки, вакцини, кров і перев’язувальні засоби в лікарнях, лікувально-профілактичних, лікувально-ветеринарних та інших установах;

4. Господарські матеріали і канцелярське приладдя, що використовуються для поточних потреб установ (електролампочки, мило, щітки тощо), будівельні матеріали для поточного ремонту;

5. Паливо, пальне й мастильні матеріали — всі види палива, пального і мастильних матеріалів (дрова, вугілля, бензин, торф, гас, мазут, автол тощо);

6. Тара — поворотна та обмінна тара (бочки, бідони, ящики, банки скляні, пляшки);

7. Запасні частини до машин і обладнання — запасні частини, призначені для заміни та ремонту спрацьованих частин машин, обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів;

8. Інші матеріали — сіно, овес, інші види кормів та фуражу, насіння, добрива тощо.

Одні й ті ж матеріали в різних установах і навіть в одній установі в різний час можуть виконувати різні функції і відповідно обліковуватися в різних галузях. Так, запасні частини до машин і обладнання можуть обліковуватися в різних групах залежно від використання цих машин і обладнання для наукових цілей чи господарських потреб.

Наведену класифікацію покладено в основу організації обліку матеріалів за субрахунками, але вона є недостатньою для контролю за наявністю і рухом цінностей. Різноманітність застосовуваних матеріалів спричинює необхідність розробки вичерпних номенклатур, тобто систематизованих переліків матеріалів, які споживаються бюджетними установами. Кожному найменуванню, сорту й розміру матеріалів присвоюється умовний числовий код (номенклатурний номер), що особливо важливо в умовах автоматизації обліку матеріалів. У подальшому присвоєний номенклатурний номер зазначається в усіх документах і реєстрах, в яких відображається наявність і рух відповідного виду матеріалів.

Номенклатури матеріалів розробляються бюджетними установами або централізованими бухгалтеріями. В них зазначаються найменування кожного виду матеріалів, тип, сорт, розмір, одиниця виміру, а також закріплений за матеріалом номенклатурний номер. Номенклатурні номери можуть складатися з п’яти знаків: номенклатура групи — один знак, номер підгрупи — один знак і порядковий номер в одній підгрупі — три знаки. Наприклад, амоній у наукових установах обліковується в групі «0» — матеріали для наукових та інших цілей; в підгрупі «0», окремим видам амонію в цій підгрупі присвоєно такі номери: амонію азотнокислому — 001, амонію двовуглекислому — 002, амонію молібденокислому — 003. Відповідно кожному виду амонію будуть присвоєні номенклатурні номери 00001, 00002 і 00003. У разі необ­хідності номенклатурні номери можуть мати більше знаків.

Якщо при придбанні матеріалів через дрібнооптові бази й магазини бюджетним установам надано торгову знижку, то ці товари обліковуються за роздрібними цінами, а на суму знижки зменшуються фактичні витрати за відповідними статтями кошторису установи.

Матеріали, які надійшли до бюджетних установ як гуманітарна допомога, оцінюються комісією за діючими цінами, а отримані в результаті демонтажу об’єктів основних засобів, спецобладнання — за цінами можливого використання. Поворотна й обмінна тара обліковується за покупними цінами. При її поверненні чи реалізації різниця між покупними і продажними цінами відноситься на фактичні витрати установ.

На відміну від госпрозрахунків підприємств та організацій, де оцінка є не тільки способом вартісного вираження окремих об’єктів обліку, але й базою для розрахунків багатьох показників фінансового стану, в бюджетних установах не застосовуються різні способи оцінювання матеріалів (ФІФО, ЛІФО тощо), не проводиться щомісячне дооцінювання залишків товарно-матеріаль­них цінностей в умовах зміни цін на запаси і товари. Відповідно до наказу ГУДКУ і Міністерства економіки України від 02.12.97 № 127/138 «Порядок дооцінки матеріальних запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів бюджетних установ» бюджетні установи проводили разове дооцінування матеріалів і МШП, які були придбані до 02.09.96 та обліковуються за цінами, що значно відрізняються від нині діючих. В результаті дооцінювання ціни на окремі види матеріалів і МШП були доведені до їх реальної вартості.

Норми запасів матеріалів визначаються в мінімальних розмірах, які забезпечують безперебійну роботу установ. Так, нормативи запасів для наукових установ встановлюються в диференційованих процентах від суми фактичних витрат матеріалів за ми­нулий рік за такими чотирма групами матеріалів: матеріали для наукових цілей; господарські матеріали і канцелярське приладдя; паливо; пальне і мастильні матеріали; інші матеріали, включаючи тару і матеріали в дорозі. Зайві запаси матеріалів зараховуються при фінансуванні бюджетних установ.

З метою збереження і правильного обліку матеріалів необхідно забезпечити належну організацію складського господарства. Зберігання матеріалів має здійснюватися в спеціально пристосованих приміщеннях (складах). Порядок розміщення матеріалів має забезпечувати швидкість операцій їх прийняття та видачі. Відповідальність за прийняттям, зберігання і відпускання матеріалів пок­ладається на визначених матеріально відповідальних осіб, з якими укладаються договори про повну матеріальну відповідальність.

Правильна організація обліку матеріалів забезпечується також наявністю точного ваговимірувального господарства, своєчасним проведенням інвентаризацій, встановленням чіткого документо­обороту, широким впровадженням засобів автоматизації облікових робіт.

Надходження, переміщення і відпускання матеріалів оформляються первинними документами, правила застосування яких регламентуються Положенням про документальне забезпечення запасів в бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України 24.05.95 за № 88, Інструкцією № 61 та іншими нормативними актами.

Матеріали надходять до бюджетних установ безпосередньо від постачальників, від підрозділів установи, в порядку гуманітарної допомоги, централізованого постачання, через підзвітних осіб.

Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять у відділ постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу. Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів — вона зобов’язана встановити: доцільність тієї чи іншої пос­тавки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понаднормованих запасів.

Представник покупця (експедитор) на підставі отриманої довіреності здійснює доставку матеріалів. У разі виявлення невідповідності між вантажем у натурі і даними документів постачальника, пошкодження чи псування вантажу експедитор зобов’язаний зажадати від транспортної організації складання комерційного акта і отримати його копію. Акт є підставою для пред’явлення претензій (позову) транспортній організації за виявлені розбіжності.

Експедитор здає отриманий вантаж безпосередньо на склад під розписку матеріально відповідальної особи в документах постачальника. На складі матеріали, що надійшли, піддаються обов’язковій кількісній (зважування, перелічування чи вимірювання), а у разі потреби й якісній перевірці. В окремих випадках здійснюється лабораторний аналіз якості.

Якщо виявлено невідповідність кількості та якості вантажу, вказаних у супровідних документах, фактичним даним матеріалів, що надійшли від постачальника, то складається акт прийомки за формою № 429. Акт у двох примірниках складає приймальна комісія за участю завідуючого складом (коморою), представника постачальника чи незаінтересованої організації. Після приймання цінностей один примірник акта з даними документами (товарно-транспортними накладними, рахунками) передається в бухгалтерію установи для обліку надходження матеріалів, другий — у відділ постачання для направлення претензійного листа постачальнику.

Бюджетні установи можуть отримувати матеріали в порядку централізованого постачання. В такому разі вантажоотримувачем і замовником є різні установи. Приймання матеріалів, отримуваних в порядку централізованого постачання, здійснюється як звичайно. Документи постачальника (рахунки, накладні тощо) на окремі цінності надходять до замовника, який висилає отримувачу повідомлення про зроблені записи на його аналітичних рахунках з даними копіями рахунків постачальника на відправлені за його адресою матеріали.

Надходження матеріалів від заготівлі та переробки (заготівля палива, переробка овочів тощо) оформляється актом, який затверджує керівник установи.

Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов’язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії.

Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів (прибуткових ордерів, накладних, актів) тим числом, коли отримано цінності. В документах зазначаються такі дані: від кого надійшли матеріали, номенклатурний номер, найменування, сорт, кількість, вага, ціна, сума, дата надходження на склад і розписка матеріально відповідальної особи, яка приймала цінності.

Заслуговує на увагу практика бюджетних установ, які оприбутковують матеріали, що надійшли, безпосередньо за документами постачальників шляхом проставлення на них штампу і заповнення його реквізитів (кількість прийнятих матеріалів, номенклатурний номер, підпис матеріально відповідальної особи в отриманні).

Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які цілі, а також від періодичності їх використання.

Матеріали витрачаються на потреби установи чи реалізуються як зайві та невикористовувані. Крім цього, може мати місце внутрішнє переміщення, тобто відпускання матеріалів одним підрозділом установи іншому.

Виходячи з особливостей і конкретних умов витрачання матеріалів їх відпускання може оформлятися різними документами. Доку­ментування витрачання матеріалів організовується так, щоб забезпечити ефективний контроль за їх відпусканням і використанням.

Перелік посадових осіб, яким надано право затребування та отримання матеріалів зі складу, встановлюється керівником уста­нови, зразки їх підписів повідомляються складам.

Видача матеріалів зі складу оформляється документами, затвердженими керівником установи. Такими документами є:

— накладна (вимога) ф. № 434 - застосовується для видачі матеріалів зі складу і при їх переміщенні всередині установи. Виписується в одному примірнику. Виписування разових вимог — досить трудомістка операція і потребує великої кількості первинних документів;

— відомість видачі матеріалів на потреби установи ф. № 410 є накопичувальним документом і призначена для видачі господарських матеріалів, матеріалів для наукових, навчальних та інших цілей протягом місяця;

— забірна карта ф. № 431 - застосовується як при щоденному відпусканні матеріалів і палива, так і через певні проміжки часу протягом місяця. Виписується в двох примірниках, один — для отримання, другий — для складу, на кожного отримувача на декілька найменувань матеріалів. Ліміт визначається виходячи з планової потреби в матеріалах і норм витрачання.

Відпускання матеріалів відображається фіксуванням затребуваного і відпущеного матеріалу в забірній карті, яка підписується комірником і отримувачем. При щоденному відпусканні карта виписується на 15 днів, а при періодичному — на місяць. Відпускання матеріалів понад встановленого ліміту здійснюється за накладними (вимогами). Застосування забірної карти значно скорочує обсяг облікової документації і забезпечує попередній конт­роль за витрачанням матеріалів.

Так, придбані матеріальні запаси можуть бути передані установі:

· на складі постачальника;

· на складі бюджетної установи.

Якщо запаси отримуються на складі постачальника, бюджетна установа для виконання функцій з приймання зазначених матеріальних цінностей призначає експедитора, який їх приймає, перевіряє та доставляє на підставі довіреності. Прийняття запасів експедитором передбачає отримання вантажу для доставки. При цьому експедитор має перевірити запаси на предмет:

· цілості — у разі, якщо запаси надходять у вигляді певних комплектів (пачки паперу, коробки з канцелярським приладдям, лікарськими засобами — пігулками чи ампулами тощо) стандарт­них ємностей (банки з фарбою) і т. ін.;

· фактичної відповідності даним первинних документів — за кількістю, масою, розміром;

· якісної відповідності - запаси мають відповідати тим якісним характеристикам, які були обумовлені тендерною угодою.

У разі виявлення розбіжностей експедитор має повідомити про них постачальникові і вимагати заміни тих товарно-матері­альних цінностей, що не відповідають зазначеним умовам. Якщо заміна неможлива, складається додатковий акт. Експедитор несе повну матеріальну відповідальність за доставку товарно-мате­ріальних цінностей в установу.

Доставка матеріальних запасів до місця їх отримання супроводжується передачею експедитором зазначених цінностей на склад та їх прийняттям на складі матеріально відповідальною особою. На складі матеріальні запаси, що надійшли, підлягають аналогічній перевірці, яку проводить особа, що приймає товарно-матеріальні цінності.

Якщо постачальник бере на себе функції з доставки товарно-матеріальних запасів, організація здійснює ретельну перевірку зазначених предметів під час їх надходження. Приймання продуктів має здійснюватись за транспортними чи супровідними документами (рахунками-фактурами, товарно-транспортними накладними (форма № 1-ТН) тощо) перевізника чи відправника. Від­сутність зазначених первинних документів чи неповнота їх запов­нення не є підставою для припинення приймання товарно-мате­ріальних цінностей. Тоді складається акт про фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей із зазначенням документів, яких бракує.

У процесі приймання матеріалів та інших запасів матеріально від­повідальною особою - працівником складу - здійснюється перевірка цілості, кількості та якості товарно-матеріальних цінностей.

Перевірка цілості отриманих запасів полягає в установленні непошкодженості тари чи пакування. Після суцільного перегляду товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, матеріально відповідальна особа перевіряє їх кількість. Перевіряючи кількість місць (ящиків, мішків, в’язок, коробок, контейнерів, упаковок тощо), матеріально відповідальна особа простим підрахунком визначає загальну кількість кожного з найменувань. Перевірка маси отриманих запасів потребує відповідних вимірювальних приладів (вагів різної категорії, за допомогою яких здійснюється порівняння фактичних даних та даних первинних документів). Перевірка якості зазначених товарно-матеріальних цінностей здійснюється за зовнішніми ознаками. Якщо виникають сумніви щодо доброякісності запасів, потрібно здійснити ретельнішу перевірку — за допомогою зовнішньої експертизи. Так, стосовно продуктів харчування експертизу проводить лабораторія санітарно-епіде­міологічної станції.

Якщо під час приймання запасів виявлено нестачу чи невідповід­ність стосовно кількості, матеріально відповідальна особа має при­пинити приймання, забезпечити зберігання запасів, не змішуючи їх з однорідними товарами, і відразу викликати представника постачальника для складання акта приймання матеріалів ф. З-1. Представ­ник постачальника повинен прибути до установи не пізніше як наступного дня, а в разі приймання товарно-матеріальних цінностей, що мають обмежений термін зберігання, зокрема, продуктів харчування, - упродовж чотирьох годин. Якщо представник не з’явився, акт складається у присутності незацікавленої організації.

Коли виявлено розбіжності між фактично отриманими запасами та даними супровідних документів, приймальна комісія у присутності завідуючого складом та представника постачальника складає акт ф. З-12, М-7. Запаси, що належать до продукції вироб­ничих майстерень та сільськогосподарського виробництва, приймаються та оприбутковуються на складі на підставі прибуткового ордера ф. М-4 і актів приймання.

Виробничі запаси, тварини на вирощуванні й відгодівлі, малоцінні та швидкозношувані предмети, матеріали й продукти харчування, отримані установою як гуманітарна допомога, приймає комісія, створена наказом керівника установи, до складу якої неодмінно входять працівник бухгалтерії та представник організації вищого рівня. Комісія на підставі огляду та експертного оцінювання складає акт, в якому зазначається найменування, кількість, вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види.

Матеріали, що отримані в результаті розбору необоротних активів і залишені у розпорядженні установи, надходять на склад за прибутковим ордером ф. М-4.

Вибір носіїв інформації щодо обліку надходження запасів полягає у визначенні щодо різних видів чи груп запасів первинних носіїв інформації, затверджених нормативною базою.

Так, під час приймання матеріальних запасів, за якими існують кількісні і якісні розбіжності з даними документів постачальника, складається акт про приймання матеріалів ф. З-1, який, крім загальних реквізитів, містить такі:

· найменування запасів;

· одиниця виміру;

· номенклатурний номер;

· кількість;

· ціна;

· сума;

· код функціональної класифікації;

· номер субрахунка, що кредитується.

Останні реквізити заповнюються в бухгалтерії. Крім того, комісія фіксує в акті інформацію про джерело утримання, матеріально відповідальну особу, вид операції. Акт складається у двох примірниках. Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної осо­би, що прийняла їх на відповідальне збереження. Після оприбуткування запасів на складі матеріально відповідальна особа передає обидва примірники акта із супровідними документами постачальника до бухгалтерії, де один примірник використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий — для подання претензій постачальникові.

Дещо розширену інформацію містить акт про приймання матеріалів ф. М-7, рекомендований до використання та затверджений Наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів». Зазначений первинний документ містить інформацію про таке:

· місце складання акта;

· початок прийняття (год, хв);

· закінчення прийняття (год, хв);

· перелік супровідної транспортної документації, що додається до вантажу;

· найменування та адресу відправника;

· найменування та адресу одержувача;

· найменування та адресу постачальника;

· дату відправлення матеріальних запасів;

· номер угоди;

· дату та час прибуття, видачі вантажу перевізникові, розкриття транспортного засобу, доставки на склад.

В акті подається характеристика матеріальних запасів щодо кількості місць, виду упаковки, найменування та маси продукції. Окремим пунктом фіксуються дані перевірки тари та власне матеріальних засобів. Крім того, виявлені розбіжності відображаються за видами (нестача, брак, бій, пересортиця, надлишок). Щодо ідентифікації прийнятих матеріальних запасів у межах уста­нови в акті зазначаються склад, який приймає запаси, код поста­чальника, номер супровідного документа, сорт, номенклатурний номер, одиниця виміру.

Порядок складання акта ф. М-7 не відрізняється від наведеного за актом ф. З-1.

За фактом розбіжностей щодо якості під час приймання продуктів харчування складається окремий акт ф. 46-МЗ, затверджений Наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР від 5.05.83 № 530. В акті зазначаються:

· час і місце складання акта;

· найменування установи охорони здоров’я;

· прізвища і посади осіб, що беруть участь у взятті проб недоброякісних продуктів харчування;

· найменування постачальника;

· номер і дата супровідного документа, за яким надійшли недоброякісні продукти харчування;

· спосіб відправлення продуктів харчування;

· час прибуття вантажу;

· час початку та закінчення прийняття продуктів харчування;

· умови зберігання продуктів харчування.

Зауважимо, що недоброякісні продукти харчування, зазначені в акті, повертаються постачальникові разом із висновком лікаря чи санепідеміологічної станції про недоброякісність отриманих продуктів харчування.

Ще одним документом з оформлення надходження матеріальних запасів є прибутковий ордер ф. М-4. Цей первинний документ містить таку інформацію:

· номер супровідного документа постачальника;

· дата складання;

· склад;

· постачальник;

· найменування, сорт, розмір, марка матеріальних цінностей;

· номенклатурний номер;

· одиниця виміру;

· кількість;

· ціна та сума;

· номер паспорта (для матеріальних запасів, що містять дорогоцінні матеріал і каміння).

Прибутковий ордер в одному примірнику складає матеріально відповідальна особа в день надходження цінностей на склад.

Порядок списання витрачених матеріалів на потреби установи встановлюється керівником установи, причому особливо цінні та гостродефіцитні матеріали відповідно до затвердженого керівником установи списком відносяться в підзвіт матеріально відповідальних осіб і списуються на підставі затвердженого керівником установи акта про їх витрачення. Ремонтно-будівельні матеріали списуються за актами про їх витрачення з урахуванням норм витрат на фактичний обсяг робіт. Залишки невикористаних матеріалів здаються на склад і на їх вартість зменшуються фактичні видатки поточного року за відповідними статтями.

Списання пально-мастильних матеріалів здійснюється на підставі дорожніх листів за фактичними витратами, але не вище норм, встановлених для окремих марок машин.

2.Облік запасів ведуть за допомогою рахунків класу 2 „Запаси" Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, який складається з таких синтетичних рахунків з обліку запасів:

20 „Виробничі запаси";

21 „Тварини на вирощуванні та відгодівлі";

22 „Малоцінні та швидкозношувані предмети";

23 „Матеріали і продукти харчування";

24 „Готова продукція";

25 „Продукція сільськогосподарського виробництва".

Порядок відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності опе­рацій з централізованого постачання матеріальних цінностей бюджетних установ встановлено Інструкцією про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей, затвердженою наказом Державного казначейства України від 16 грудня 2002 р. № 232.

Тара обліковується за цінами, зазначеними в рахунках постачальників. У разі повернення або реалізації тари різницю між ціною придбання і ціною, за якою тара реалізована, зараховують на фактичні видатки.

Витрати з наймання транспорту для перевезення запасів не збільшують вартість придбаних запасів, а зараховуються на видатки бюджетної установи за відповідними ко­дами економічної класифікації видатків, за якими вони були передбачені у кошторисі.

Суми податку на додану вартість, шо сплачуються під час отримання (купівлі) запасів, не зараховуються до вартості запасів, а зараховують на фактичні видатки бюджетної установи за кодом економічної класифікації видатків, призначених для придбання цих матеріальних цінностей, якщо вони придбані за рахунок коштів загального фонду або зараховуються до податкового кредиту, якщо запаси придбані за рахунок спеціального фонду і установа зареєстрована як платник ПДВ.

Для обліку запасів, що призначені для виконання науково-дослідних робіт, для використання у виробництві та капітальному будівництві передбачено рахунок 20 „Виробничі запаси".

На рахунку 20 „Виробничі запаси" обліковують обладнання, яке підлягає встановленню на об'єктах, що будують або реконструюють, будівельні матеріа­ли, конструкції, деталі та інші матеріальні цінності, придбані за рахунок коштів, виділених на капітальне будівництво, матеріали для науково-дослідних робіт, а також спеціальне обладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами.

На суму придбаних запасів дебетується субрахунок рахунку 20 і кредитується відповідний субрахунок класів 3 „Кошти, розрахунки та інші активи" або 6 „Поточні зобов'язання".

За використаними запасами кредитують субрахунок рахунку 20 і дебетують субрахунок класу 8 „Витрати".

Молодняк усіх видів тварин і тварини на відгодівлі, птахи, кролі, хутрові звірі, сім'ї бджіл, доросла худоба, вибракувана з основного стада; і, худоба, прийнята від населення для реалізації, незалежно від вартості обліковують на рахунку 21 „Тварини на вирощуванні і відгодівлі".

Для обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів, тобто малоцінних пред­метів, що не ввійшли до складу необоротних активів, оскільки термін їхнього корис­ної експлуатації становить менше одного року, передбачено рахунок 22 „Малоцінні та швидкозношувані предмети", який розподіляють на субрахунки.

На субрахунку 221 обліковують з розподілом на групи:

• знаряддя лову (трали, неводи, сіті тощо);

• пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

• спеціальні інструменти та спеціальні пристосування (для серійного і масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень);

• предмети виробничого призначення, обладнання, що сприяє охороні праці, предмети технічного значення, що не можуть бути зараховані до необоротних активів;

• господарський інвентар — предмети конторського та господарського об­лаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, а також предмети протипожежного призначення;

• сценічно-постановочні засоби вартістю до 10 гривень за одиницю (комплект);

• інші предмети, термін корисної експлуатації яких не перевищує один рік.

Вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів відображають за кредитом

субрахунку 221 і дебетом субрахунку 411 „Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах за їх видами".

Для обліку виробів виробничих (навчальних) майстерень призначено рахунок 24 „Готова продукція".

Облік готових виробів, виготовлених у виробничих (навчальних) майстернях, а також готової друкованої продукції ведуть на субрахунку 241 „Вироби виробничих (навчальних) майстерень".

Оприбуткування готової продукції супроводжується записом за дебетом субра­хунку 241 і кредитом субрахунку 821 „Витрати виробничих (навчальних) майстерень". На суму реалізованої готової продукції кредитується субрахунок 241 і дебетується субрахунок 721 „Реалізація виробів виробничих (навчальних) майстерень".

Для обліку протягом року продукції сільських і навчально-дослідних госпо­дарств призначено субрахунок 251 „Продукція підсобних (навчальних) сільських господарств" рахунку 25 „Продукція сільськогосподарського виробництва".

Для обліку наявності та руху матеріалів призначений активний рахунок № 23 «Матеріали і продукти харчування», який має такі субрахунки:

№ 231 «Матеріали для навчальних, наукових та інших цілей»;

№ 232 «Продукти харчування»;

№ 233 «Медикаменти і перев’язувальні засоби»;

№ 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя»;

№ 235 «Паливо, горючі та мастильні матеріали»;

№ 236 «Тара»;

№ 237 «Матеріали в дорозі»;

№ 238 «Запасні частини до машин та обладнання»;

№ 239 «Інші матеріали».

При меморіально-ордерній формі облік надходження матеріалів відображається в різних меморіальних ордерах, зокрема № 6 — накопичувальній відомості за розрахунками з різними установами та організаціями, № 7 — накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами та ін.

Облік витрачання матеріалів на різні потреби відображається в матеріальному ордері № 13 — накопичувальній відомості з витрачання матеріалів ф. № 396. Відомість складається в установах з великим обсягом кошторисів і в централізованих бухгалтеріях і ведеться протягом місяця. Записи в книгу робляться в грошовому виразі на підставі виправдних документів в кредит субрахунків рахунка № 23, у тому числі за установами чи матеріально відповідальними особами.

У невеликих установах канцелярські приладдя (папір, олівці, чорнила, стержні тощо), придбані та одночасно видані на поточні потреби установи, можуть списуватися на фактичні видатки з відображенням їх загальної суми на субрахунку № 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя». На документах, які підтверджують придбання та отримання цих цінностей, мають бути підписи осіб, які отримали ці матеріали.

Вартість витратних матеріалів на потреби установи списується за цінами придбання або за середньозваженими цінами, якщо вони купувалися за різними цінами. У разі застосування в обліку твердих облікових цін протягом місяця (кварталу) матеріали списуються за цими цінами. Щомісячно (щоквартально) обчислю­ється середній процент і сума відхилень від твердих облікових цін у розрізі субрахунків. Ці суми відхилень відносяться на ті рахунки, на які були списані матеріали за твердими обліковими цінами.

За дебетом субрахунка № 237 «Матеріали в дорозі» обліковуються матеріали, оплачені установою за міжміськими поставками на склад. Бухгалтерія повинна стежити, щоб матеріали, які знаходяться в дорозі, були підтверджені відповідними документами постачальників. При прибутті матеріалів їх вартість списується з кредиту субрахунка № 237 в дебет субрахунка № 23 «Матеріали і продукти харчування». Аналітичний облік матеріалів в дорозі ведеться в книзі кількісно-сумового обліку в розрізі окремих постачальників.

Субрахунок № 825 «Витрати на заготівлю і переробку матеріалів» призначений для обліку витрат і визначення собівартості заготовлюваних і перероблюваних матеріалів. За дебетом цього субрахунка збираються всі витрати, пов’язані з заготівлею і переробкою матеріалів, за кредитом — списується фактична собівартість заготовлених і перероблених матеріалів на підставі акта, який затверджується керівником установи. При цьому отримані матеріальні цінності оприбутковуються.

В установах, де облік матеріалів автоматизований, складають машинограми «Відомість надходження матеріалів за постачальниками»; «Відомість надходження матеріалів в розрізі субрахунків, матеріально відповідальних осіб і установ»; «Відомість витрачання матеріалів за субрахунками» та ін. Ці машинограми залежно від рівня автоматизації обліку замінюють матеріальні ордери чи слугують підставою для їх заповнення.

Облік продуктів харчування ведеться відповідно до Інструкції з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних та інших установах охорони здоров’я, що утримуються за рахунок державного бюджету СРСР, затвердженої Міністерством охорони здоров’я СРСР від 5.05.83 за № 530. Згідно з нею ведеться облік продуктів харчування в лікувальних закладах, школах-інтер­натах, дитячих закладах, інших установах, в яких видатки на про­дукти харчування плануються і обліковуються за кодом 1133 «Продукти харчування».

Бухгалтерський облік продуктів харчування і тари повинен забезпечити:

· повний облік надходження матеріальних цінностей, а також своєчасне відображення операцій, пов’язаних з їх рухом;

· контроль за раціональним і цілеспрямованим використанням коштів, виділених на харчування;

· контроль за збереженням продуктів, дотриманням встановлених правил оформлення їх прийняття, відпускання, за проведенням інвентаризації.

Облік продуктів харчування на складах (у коморах) є частиною сортового обліку і повинен забезпечити повне зберігання продуктів харчування і тари під час прийняття, зберігання і відпускання. Завідуючий складом (коморою) несе повну матеріальну відповідальність за прийняття, зберігання і відпускання продуктів харчування.

На відміну від інших матеріалів прийняття продуктів харчування здійснюється не тільки за кількісними показниками, а й за якісними параметрами, а тому в установах організовується контроль за якістю продуктів харчування, які надходять.

Попередня перевірка якості продуктів харчування проводиться за зовнішніми ознаками при їх прийнятті на склад (у комору) завідуючим складом (комірником) установи.

У разі сумніву щодо доброякісності продуктів харчування їх приймання здійснюється за участю дієтлікаря, дієтсестри чи чергового лікаря, за потреби певна кількість продуктів харчування направляється для лабораторного дослідження до санітарно-епіде­міологічної станції.

У разі встановлення недоброякісності продуктів харчування складається акт, а недоброякісні продукти, зазначені в акті, за висновком лікаря або санепідемстанції повертаються постачальнику.

Складський облік продуктів харчування і тари ведеться на картках або в книзі складського обліку форми № М-17. Підставою для оперативних записів в реєстри складського обліку є супроводжувальні документи постачальників (рахунки, товарно-транспортні накладні, накладні), акти прийняття продуктів харчування, а для виданих продуктів харчування — меню-вимога форми № 299, вимоги на видачу продуктів харчування зі складу (комори) за формою № 15-М3 і накладна (вимога) за формою № 434-мех.

Специфічним документом на відпускання продуктів харчування в харчоблок є меню-вимога, яка складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів і даних про кількість осіб, які харчуються. Меню-вимоги з розписками осіб про видачу і отримання продуктів харчування передаються в бухгалтерію у терміни, встановлені графіком документообігу, але не рідше трьох разів на місяць.

В установах, які мають кілька дієтстолів, відпускання продуктів харчування зі складу (комори) здійснюється за вимогою на видачу продуктів харчування форми № 45-М3, яка складається на підставі даних меню-розкладки форми № 44-М3.

Матеріально відповідальні особи ведуть також облік тари, яка надходить на склад разом з продуктами харчування. Тара, що надійшла, оприбутковується на підставі тих самих документів, що й продукти харчування. Порожня тара повертається постачальникам чи тарозбиральним організаціям, базам. Повернення тари оформляється накладними, які є документами для розрахунків за повернуту тару.

Крім складського організується облік продуктів харчування і в харчоблоках. Щоденно старші медичні сестри відділень подають дієтсестрі харчоблоку установи дані про наявність хворих, що харчуються, за станом на 9 годину поточного дня, з розбивкою хворих за дієтстолами. Дієтсестра харчоблоку складає зведені дані про наявність хворих в цілому по лікарні з розбивкою за дієт­столами і звіряє ці дані з даними медичної статистики і приймального відділення.

Щоденно на підставі зведених даних про наявність хворих, що харчуються, і затверджених норм харчування дієтсестра харчо­блоку складає для наступного дня меню-розкладку, а за незначної кількості дієтстолів — меню-вимогу.

У меню-розкладках (меню-вимогах) визначається кількість продуктів, необхідних для приготування всієї порції кожної страви. Отримання продуктів харчування зі складу (комори) для харчоблоку здійснюється за вимогою на видачу продуктів харчування зі складу (комори) або меню-вимоги.

Закладування продуктів харчування в котел виконується шеф-кухарем у присутності дієтлікаря (дієтсестри). Періодично закладування продуктів харчування в котел і вихід готових страв контролюється адміністрацією разом з громадськими організаціями.

У бухгалтерії облік надходження продуктів харчування ведеться в накопичувальній відомості з надходження продуктів харчування ф. № 300. Відомість складається в розрізі матеріально відповідальних осіб на підставі первинних документів у кількісному і сумарному виразі і є основою для заповнення меморіального ордера № 11 — зведення накопичувальних відомостей з надходження продуктів харчування № 398.

Облік витрачання продуктів харчування ведеться в накопичувальній відомості з витрачання продуктів харчування ф. № 399 у розрізі матеріально відповідальних осіб. Запис у відомість здійснюється на підставі меню-вимог, інших документів. Відомість є основою для складання меморіального ордера № 12 — зведення накопичувальних відомостей з витрачання продуктів харчування ф. № 411.

Синтетичний облік наявності і руху продуктів харчування ведеться на активному субрахунку № 232 «Продукти харчування». Основні бухгалтерські проводки з обліку продуктів харчування.

Аналітичний облік продуктів харчування ведеться за найменуваннями, сортом, кількістю, вартістю і матеріально відповідальними особами в сортових оборотних відомостях ф. № М-44, записи в які виконуються на підставі накопичувальних відомостей ф. № 300 і 399.

Не менше одного разу в квартал здійснюється інвентаризація продуктів харчування.

В умовах застосування ЕОМ складається машинограма «Відомість надходження продуктів харчування», «Відомість витрачання продуктів харчування», «Сортова оборотна відомість», меморіальні ордери № 11 і 12.

Читайте також:

1. II. Основні закономірності ходу і розгалуження судин великого і малого кіл кровообігу
2. L2.T4/1.1. Засоби періодичного транспортування штучних матеріалів.
3. L2.T4/1.2. Засоби безперервного транспортування матеріалів. Транспортери.
4. L2.T4/1.3. Засоби дозування сипучих матеріалів.
5. Автоматизовані форми та системи обліку.
6. Адвокатура в Україні: основні завдання і функції
7. Амортизація основних засобів, основні методи амортизації
8. Артеріальний пульс, основні параметри
9. Базові принципи обліку виробничих витрат і калькулювання собівартості продукції
10. Банківська система та її основні функції
11. БІОЛОГІЧНА КОРОЗІЯ БУДІВЕЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ
12. Біржові товари і основні види товарних бірж. Принципи товарних бірж.

Переглядів: 6166