Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкарських пристроїв

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 19, 20.

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

У посадових бланках уводять додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту

На бланках організацій - суб’єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» [6, 7] використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка.

Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.

Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки. Подані у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12-14 друкарських пунктів.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Приклад:

ПОГОДЖЕНО

1,5

Голова Державного комітету

статистики України

Підпис Ініціал(и), прізвище

1,5

Дата

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

- 92 мм - для реквізиту «Адресат»;

- 104 мм - для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф

обмеження доступу до документа»;

- 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис»;

- не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назви посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

У разі виготовлення документів машинописним способом використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 (нульове) — від межі лівого берега для друкування змінних реквізитів 19, 21 (без абзаців), 22 (лише слова «Підстава», «Додаток»), 23 (лише назва посади), 24, 25, 27 (крім слова «Копія» й розшифрування підпису), 28, 29 (останній прийнято записувати від руки), а також СЛІВ «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:»,«ВИРІШИЛИ:» — у протоколах, витягах із протоколів, «НАКАЗУЮ:» — в наказах, «ПРОПОНУЮ:», «дозволяю:» - в розпорядженнях;

1-е — після 5 друкованих знаків від межі лівого берега для початку абзаців у тексті;

2-е — після 16 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць, трафаретних текстів, друкування реквізиту 12, слова «від» у реквізиті 13; рекомендується друкувати текст у реквізиті 22 (можна друкувати й через пробіл після слів «Додаток:», «Підстава:»), розшифрування підписів у реквізитах 23 (першого при подвійному), 24, 25;

3-є — після 24 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів;

4-е — після 32 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування реквізиту 16 (дозволяється друкувати на 3 - 4 знаки праворуч від середини робочої площі);

5-е — після 40 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування реквізитів 15, 17;

6-е — після 48 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування розшифрування підписів у реквізитах 17, 23, 27;

7-е — після 56 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для проставляння реквізитів 4, 5, друкування слова «Копія» в реквізиті 27.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 104 мм.

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.

Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Бланк документа, вимоги, що пред’являються до нього	\|	Економічне значення правильного вибору електричного двигуна за потужністю. Класи нагрівостійкості ізоляції обмоток електричних двигунів. Нагрівання і охолодження електродвигунів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.014 сек.