Облік службовихих документів і формування довідково-інформаційного банку даних

Облік СД передбачає не тільки реєстрацію факту створення (видання) або отримання документа, але й обов'язкове фіксування усіх переміщень документа інстанціями, керівниками і виконавцями у процесі розгляду, виконання і використання документів. Облік цих документів та їх зберігання завжди централізовані в ССД підприємства або у референта керівника.

Головною метою обліку СД є забезпечення їх фізичного збереження. Облік СД вирішує наступні завдання: фіксування факту надходження або видавання документа; фіксування місця знаходження документа; забезпечення пошуку документів під час перевірки наявності або необхідності звернення до документа; забезпечення довідково-інформаційної і контрольної роботи з документами; попередження втрати копій та примірників документів, чернеток і редакцій, додатків та окремих аркушів. Для вирішення цих завдань доцільно вести наступні види обліку СД підприємства: облік вхідних документів; облік підготованих, виданих вихідних (ті, які відправляються) і внутрішніх документів; інвентарний (виділений) облік документів, справ та носіїв СІ. При довільному виді обліку індексування СД базується на порядковій нумерації документів всього потоку протягом календарного року.

Перевага порядкової нумерації полягає в гарантованому збереженні номеру, виділеного для даного СД, записі вихідних відомостей про документ і картку, заведену на документ. Жоден номер не може щезнути, а карточка випасти із систематизованого за номерами масиву. Поважним недоліком порядкової нумерації документів є відсутність її прив'язки до місця зберігання документа. Однак до валового номера СД може додаватися смисловий індекс, який відзначатиме справу за номенклатурою. Номер СД, що надійшов, проставляється не тільки у вхідному штампі на першому аркуші СД, але й на першому аркуші кожного додатку в штампі ″До вх. № __″ з вказанням року реєстрації. У вхідному штампі СД додатково проставляється кількість аркушів основного документа і додатків з вказанням грифу їх конфіденційності.

У журналах і картках обліку вносяться не тільки вихідні дані про документ, але й відомості про його рух з моменту поступлення або видання до закінчення виконання і підшивання до справи, відправлення адресату або знищення. Кожний запис завіряється підписами працівника ССД і виконавця або іншого працівника цієї служби. При заповненні на СД одного примірника облікової картки виникає необхідність ведення контрольного журналу. Журнал призначений для забезпечення послідовності присвоєння СД порядкових облікових номерів, контролю за наявністю СД і карток, прискорення пошуку. Навпроти облікового номеру СД у журналі відзначається прізвище особи, яка розписалася у картці за отримання СД, тобто фіксується місцезнаходження документа.

При заповненні на СД двох або більше примірників картки функцію контрольного журналу виконує поточна картотека. Традиційний обліковий та довідково-інформаційний банк даних з СД звичайно включає в себе: довідкову картотеку на невиконані документи, в якій перші примірники карток розташовуються за виконавцями; валову картотеку з розділами невиконаних (для других примірників карток) і виконаних (для перших примірників карток) СД, в якій картки розташовуються у послідовності облікових номерів СД; контрольну картотеку, в якій додаткові примірники карток розташовуються за термінами виконання; довідкову картотеку на виконані документи.

Якщо на СД ведеться довідкова картотека, аналогічна до картотеки на відкриті документи, тоді частина картотеки на невиконані документи формується за виконавцями, а у частині на виконані документи картки розташовуються за рубриками номенклатури справ (якщо нумерація СД ведеться за кожною справою окремо) або у валовій послідовності номерів документів.

В обох варіантах примірники картки розміщуються одночасно в обидві частини картотеки. По закінченні робочого дня інший працівник ССД перевіряє правильність реєстрації СД та їх наявність. У облікових формах не дозволяється робити довільні виправлення за допомогою корегуючої речовини тощо. Виправлення ретельно вписуються працівником ССД біля/або вище помилкового запису і завіряються його підписом.

Помилковий запис закреслюється однією рискою. Облікові форми не повинні містити СІ. Разом з тим журнали і картотеки містять, в сукупності, дані обмеженого розповсюдження, у зв'язку з чим їх належить зберігати в умовах, які виключають доступ до них сторонніх осіб.

Переміщення КД між працівниками ССД фіксується у передавальному журналі. Автоматизований облік СД включає в себе наступні процедури: ввід у систему початкових відомостей про документи і формування машинного (електронного) журналу (картотеки); контроль правильності внесених записів та їх відповідність документам; роздрук на паперовому носії введених записів для формування традиційного журналу (картотеки); роздрук облікової форми видавання документа.

У електронний журнал СД вносяться в хронологічній послідовності їх надходження до ССД. Паперові роздруки записів вихідних відомостей про документ, внесений в електронний журнал, забезпечують облікову функцію засвідчення факту надходження або видання документа, його місцезнаходження і зберігання.

Роздруки в комплексі формують традиційній обліковий журнал (картотеку), в якому записи про документи розташовуються у валовому порядку. Журнал одночасно є: описом СД; страховим масивом облікових даних про документи на випадок пошкодження або знищення електронного журналу.

Автоматизований банк даних реалізовує функцію довідкового та пошукового обслуговування користувачів, контролю виконання документів та, інколи, – роботи персоналу з електронними аналогами паперових документів.

Облік виданих СД додатково вирішує наступні завдання: попередження втрати чернеток і варіантів документа; підтвердження фактів знищення всіх чернеток матеріалів, які виникли у процесі виконання документа; підтвердження факту передавання документа на відправлення або виконання, передавання його іншим працівникам ССД. Для обліку виданих СД виконавець здає працівнику ССД: всі примірники підписаного керівником документа; додатки до документа; чернетки основного документа і додатків, редакції і варіанти документа, робочі записи; документ, який став основою для складання даного документа.

Про здачу та знищення вказаних матеріалів працівник ССД робить позначку в облікових картках документів і у внутрішніх описах СД, які знаходяться у виконавця. Позначка в обліковій картці завіряється підписами працівника і виконавця. Факт знищення чернетки і інших матеріалів підтверджується позначкою на копії документа, яка залишається у справі ССД.

Додатки до виданих СД є самостійними документами і мають свої облікові номери за відповідними видами обліку. Виданим конфіденційним розпорядчим документам і протоколам присвоюється не тільки загальний валовий обліковий номер, але й порядковий номер у даній групі документів.

На інвентарний облік після заповнення довідкових карток можуть братися всі СД підприємства, якщо обсяг таких документів невеликий. Картотека (журнал) інвентарного обліку СД ведеться безперервно. Номери кожного року продовжують номери попередніх років. Інвентарний номер вказується на документі в верхньому лівому кутку першого аркуша, наприклад: ″Інв. №__ і дата″. Одночасно може формуватися електронний довідковий масив з СД. Поставлені на інвентарний облік технічні носії інформації маркуються. Маркування передбачає нанесення на них таких даних: інвентарного номера, номера або назви структурного підрозділу, прізвища виконавця. Написи роблять речовиною, яка має високу механічну стійкість.

Облік СД дозволяє не тільки забезпечити збереження документів та організувати довідково-інформаційну і контрольну роботу, але й проводити періодичні і неперіодичні перевірки наявності документів.

Метою перевірки наявності СД є встановлення фактичної відповідності наявних документів записам в облікових формах, їх збереженню, цілісності та комплектності. Такі перевірки спонукають виконавців до ретельного дотримання правил роботи з СД і піклування про їх фізичне збереження.

Перевірка проводиться від облікових даних до документів, примірників документів і складових частин кожного примірника. Регламентовані, обов'язкові перевірки наявності СД проводяться щоквартально і по завершенні календарного року.

Нерегламентовані перевірки здійснюються під час зміни керівництва підрозділів, звільненні виконавця, після закінчення екстремальної ситуації, виявлення фактів загрози інформації та в інших випадках. Перевірки наявності документів проводяться спеціально призначеною комісією, в яку звичайно входять: заступник керівника підприємства, керівник служби безеки та інші особи. За результатами перевірки складається акт.

Щоденні перевірки наявності документів (самоперевірки) проводяться по закінченні робочого дня всіма працівниками, які працюють з СД.

Головною метою обліку СД є, насамперед, формування інформаційної бази, яка забезпечує постійний нагляд за збереженням кожного документу і своєчасне фіксування його місцезнаходження.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Технологія захисту документованої інформації	\|	Порядок роботи персоналу з службовими документами

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.002 сек.