Порядок роботи персоналу з службовими документами

При виході документів за межі служби СД їх безпека різко знижується за рахунок санкціонованого ознайомлення з ними значної кількості працівників підприємства. У зв'язку з цим правильна організація роботи персоналу з цими документами є дуже важливою.

Особливо велика загроза електронним документам в результаті потенційної доступності інформації великій кількості працівників і важкості визначення самого факту крадіжки інформації. Керівники і виконавці підприємства під час роботи з СД зобов'язані: знайомитися тільки з тими СД, до яких вони отримали дозвіл на доступ в силу посадових обов'язків; подавати працівнику служби СД документи, що за ними числяться, для перевірки їх наявності і комплектності; вести облік документів, які у них знаходяться; щодня перевіряти наявність документів, здавати їх на зберігання в ССД; негайно повідомляти безпосередньому керівнику і у ССД про втрату або недостачу документів, виявлення зайвих або необлікованих документів, окремих аркушів; здавати за описом у ССД усі СД, які за ними рахуються, при звільненні, перед виходом у відпустку, від'їзді у відрядження.

Усі передавання СД керівникам і виконавцям повинні реєструватися в картках обліку СД. Приймання та видавання документів здійснюються під особистий підпис, що необхідно для встановлення факту покладення персональної відповідальності за документ на конкретних працівників.

Працівник служби СД, видаючи документи виконавцям для роботи, зобов'язаний: не допустити видання СД особі, яка не має права доступу до нього; зафіксувати факт передавання документа виконавцеві; забезпечити фізичне зберігання документа, додатків, аркушів і інших частин СД; ознайомити виконавця тільки з тією частиною СД, яка йому адресована; попередити можливість ознайомлення з документом сторонньої особи при видаванні СД виконавцеві і поверненні документа; забезпечити облік СД, які знаходяться у виконавців.

Відповідальність за збереження СД і попередження витоку інформації в підрозділах підприємства несуть їх керівники. Друкування СД на паперовому носії проводиться працівником ССД.

Виписки з СД робляться також з дозволу керівника підрозділу і враховуються за новими номерами на картках обліку підготованих (виданих) СД. Цільове використання працівниками підприємства копіювальної техніки необхідно суворо контролювати.

Розгляд та виконання електронних СД і електронних аналогів паперових документів супроводжується додатковими вимогами до системи їх безпеки. Для персоналу централізовано розробляється ієрархічна система ідентифікуючих паролів, кодів і ключів для забезпечення розмежування доступу до інформації.

Система затверджується наказом керівника і доводиться вибірково, в індивідуальному порядку до кожного працівника підприємства під особистий підпис. Оновлення системи повинно бути постійним, що особливо важливо при частій зміні персоналу. Довільне санкціоноване або несанкціоноване звернення до інформації повинно реєструватися. Рекомендується систематично перевіряти програмне забезпечення, яке використовується користувачами, з метою виявлення підозрілих програм.

Застосування персоналом власних (не зареєстрованих) захисних заходів під час роботи з комп'ютером не допускається. При несанкціонованому вході в конфіденційний файл інформація повинна негайно автоматично знищуватися. Закінчивши роботу з СД на ПЕОМ працівник зобов'язаний: перенести СІ на носії інформації; стерти СІ з носіїв та у ПЕОМ і записати шумову інформацію для попередження зчитування залишкових сигналів; перевірити наявність носіїв інформації за внутрішнім описом і здати їх в ССД; блокувати ПЕОМ персональним ключем і відключити електропостачання в приміщенні; закрити і опломбувати приміщення, здати його під охорону.

У ССД повинні зберігатися регулярно оновлювані копії використаних виконавцями носіїв СІ. Робота з електронними СД дозволяється тільки за наявності у фірмі сертифікованої системи локальної мережі.

Під час роботи з СД керівники і виконавці повинні бути забезпечені постійним робочим місцем; особистим сейфом (металічною шафою) і кейсом для зберігання документів; особистою номерною металічною печаткою. Ключі від сейфа та кейса, металічна печатка постійно зберігаються у керівника або виконавця. Дублікати ключів повинні знаходитись у ССД. Робоче місце працівника підприємства необхідно розмістити таким чином, щоб виключити можливість перегляду СД, які знаходяться на столі, особами, що не мають до них відношення. Робочий стіл не повинен проглядатися через вікно з сусідніх будинків.

Приміщення, в яких СІ обробляється на носіях, повинні мати захист від технічних засобів промислового шпіонажу. На робочому столі завжди повинен знаходитися тільки той СД і матеріали до нього, з якими в даний момент працює працівник.

Керівники і виконавці не повинні вести довільні картотеки для організації роботи з СД і контролю за їх виконанням. Черговість виконання визначається розкладкою СД робочими папками: ″Ознайомлення″, ″Для погодження″, ″Терміново″, ″Завдання на конкретну дату″ тощо. Не дозволяється зберігання СД в шухлядах робочого столу, в шафах та інших доступних місцях, навіть якщо вони мають засуви.

Якщо на робочому місці керівника або виконавця відсутні необхідні умови для роботи з СД, тоді робота з СД здійснюється у спеціальному приміщенні ССД. Тут же ведеться й робота з СД особливої цінності.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Облік службовихих документів і формування довідково-інформаційного банку даних	\|	Властивості економічної системи як об’єкту моделювання

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.011 сек.