• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Этикет службового листування

Лекція № 8

План:

1. Види службових листів.

2.Формуляр службового листа.

3. Єтикет службового листа.

Літеретура:

1. Рукас Т. П. Практикум з ділового мовлення. -Алчевськ, ДГМІ, 2001. -С. 46
2. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч. Посібник. –К.:Літера,2000. –С.32

Службовий лист — це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Службові листи є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа ("про...").

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Види службових листів:

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує

адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої

вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути

якомога ширшою.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять

детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам,

щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що

рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін.Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.

Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному

адресатові.

Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.

Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова “нагадувати”.

Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на

ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань,

то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.

Формуляр листа включає наступні реквізити:

1. Емблему, нагороди.

2. Назву та адресу організації - відправника.

3. Номер та дату листа.

4. Адресат.

5. Номер та дата ініціативного документа.

6. Текст.

7. Перелік додатків з вказівкою кількості сторінок.

8. Підтис керівника.

9. Віза виконувача.

Листи, які підтверджують той чи інший факт, наприклад одержання переказів, цінних паперів тощо, варто починати такими фразами:

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав’язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи починати варто так:

Вважаємо за свій обов’язок ще раз нагадати Вам про...

Нам дуже не зручно, що змушені нагадувати Вам про...

Дозвольте нагадати Вам про, що...

Читайте також:

1. Аналіз службового призначення деталей та конструктивних елементів обладнання харчових виробництві, визначення технічних вимог і норм точності при їх виготовленні
2. Види текстів. Структура тексту службового документа.
3. Ділове листування: оферта, замовлення, запит
4. Етикет ділового листування
5. Лекція 8. Службове листування
6. Листування засуджених військовослужбовців (ст. 74 КВК України).
7. Мета: Знати нормативи оформлення довідково – інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів
8. Прийменник у тексті службового документа.
9. Проведення службового розслідування
10. Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.

Переглядів: 2770