• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Мета: Знати нормативи оформлення довідково – інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів

Тема: Текстове оформлення довідково-інформаційних документів

СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1.Бабич Н.Д. Ділова українська мова. – Чернівці, 1996.

2.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – Київ, 2001.

3.Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. – Київ, 1997.

3.Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – Київ, 1997.

Лекція №

План заняття:

1. Протокол, витяг з протоколу

2. Звіт

3. Оголошення

4. Виконання вправ для закріплення розглянутого матеріалу

Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах та інших засіданнях колегіальних органів.

Протокол ведуть під час засідання. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати пізніше після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машинки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства. Перевагу віддають поздовжньому розташуванню реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

10 – назва виду документа (протокол)

11 – дата проведення засідання (якщо воно тривало декілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи: 10-13.04.2001)

12 – індекс (становить порядковий номер засідання колегіального органу, нумерація може вестись протягом року)

14 – місце складання чи видання

17- гриф затвердження (у разі потреби)

19 – заголовок до тексту (містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори) та колегіального органу в родовому відмінку: “Засідання комісії”, “Зборів студентської ради”)

21 – текст.

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали голови, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній – фіксують перебіг засідання.

Слова “Голова”, “Секретар” друкують з великої літери.

Далі зазначають присутніх. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку фіксують присутніх постійних членів (за алфавітом), а потім – запрошених (із зазначенням їх посад). У протоколі розширених зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу: Присутні: 97 чоловік (список додається)

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на обговорення, й прізвища доповідачів. Кожне питання нумерують. Наприклад:

1. Про перспективи розвитку заводу (Доповідач – генеральний директор Василенко С.Е.).

2. Про підсумки соціологічного опитування працівників (Інформація начальника соціологічної служби Дмитренко С.А.).

Іноді порядок денний може додаватися до протоколу (засідання міністерств).

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. В кожному розділі є підрозділи: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”. Після них ставлять двокрапку.

Прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу. Текст виступу починають з великої літери (якщо він подається окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: ”Текст доповіді додається”). Після кожного виступу записують запитання і відповіді на них у порядку надходження.

Наприкінці кожного розділу записують ухвалу з обговорюваного питання. Їх можуть поділяти на пункти і підпункти.

Протоколи бувають стислі та повні. В стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, ухвали. За такими протоколами важко судити про перебіг зборів. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який відбиває процес роботи, напрацювання рішень.

Під час засідання можна складати лише чорновий варіант протоколу. В 5-денний термін він уточнюється, редагується і оформляється.

Готовий протокол підписують голова і секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів (наказів). У решті випадків оформляють витяг із протоколу.

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ – це певна частина протоколу, оформлена належним чином.

Реквізити:

10 - назва виду документа

11 – дата (переносять з оригіналу)

12 – індекс (переносять з оригіналу)

14 – місце складання чи видання

17 – гриф затвердження

19 – заголовок до тексту

21 – текст (із вступної частини беруть пункти “Голова”, “Секретар”, “Присутні”, потрібний номер питання порядку денного, з основної – цитують пункти, що стосуються потрібного питання)

23 – підпис (переносять з оригіналу, але голова і секретар не підписуються)

27 –позначка про завірення копії

ЗВІТ – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи підприємства, виконання дорученої роботи, узагальнення зробленого.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні й текстові звіти. Як правило, звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду (день, тиждень, рік). Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на питання схеми.

РЕКВІЗИТИ ЗВІТУ:

- назва виду документа

- дата підписання

- індекс

- заголовок до тексту (про що звіт і за який період)

- текст (складається зі вступу, основної частини, де зазначають головні завдання чи види робіт із зазначенням позитивних і негативних прикладів, та висновків і планів на перспективу)

- підпис

- відбиток печатки (у разі потреби)

Звіт має бути чітким, логічним і містити вичерпні відомості. Якщо звіт великий за обсягом, частини його матимуть заголовки.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Є різні види службових листів: інформаційні, рекламні, листи-запрошення, супровідні, листи-повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, листи-прохання та ін.

Виклад тексту листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події слід викладати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло. Допускається порушувати декілька питань, коли вони взаємопов’язані.

Текст листа складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній зазначають події, факти, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на документи, дати нормативних матеріалів. Наприклад:

У зв’язку з тим, що при одержанні вантажу на станції Монастирище 21.04.2000 згідно з накладною №253689 у справному вагоні з непошкодженими пломбами вантажовідправника під час розкривання ящиків і перевірки вмісту з участю представника вашої фірми Марченка В.Г. було виявлено нестачу 12 (дванадцяти) штук приладів НКС-176/11-4 на загальну суму 24 789 (двадцять чотири тисячі сімсот вісімдесят дев’ять) гривень (акт 21.04.2000 №121),..

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі відмови, пропозиції, гарантії, висновків тощо. Наприклад:

На підставі викладеного вище просимо протягом 10 банківських днів (до 05.06.2000) переказати зазначену суму на наш розрахунковий рахунок №000123876 у Лісовому відділенні банку “Тріумф” м. Житомира.

Оголошення- це документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

- оголошення про майбутню подію;

- оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1) назва виду документа;

2) текст, який містить:

- дату;

- місце;

- організатора;

- зміст (порядок денний) подій;

- коло осіб, які запрошуються на подію;

- умови входу (оплатний чи вільний).

3) підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) – якщо треба.

За формою оголошення бувають: писані, мльовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.

В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту, велике значення має оформлення: написання слів більшими і меншими літерами, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо та телебаченню – час повідомлення, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.

Оголошення бувають як окремих організацій, так і приватних осіб.

Читайте також:

1. D-петля, що складається з 8–12 залишків, декілька з яких – дигідроуридинові.
2. I. При підготовці до переговорів визначите склад делегації і її керівника.
3. II. Анатомічний склад лімфатичної системи
4. II. Вимоги до складання паспорта бюджетної програми
5. II. За зміною ступенів окиснення елементів, які входять до складу реагуючих речовин
6. III. Вимоги до учасників, складу груп і керівників туристських подорожей
7. IV. Прийняття рішень у полі четвертої інформаційної ситуації
8. V. Етичні правила психологічних досліджень
9. V. Прийняття рішень у полі п’ятої інформаційної ситуації
10. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
11. VI. Прийняття рішень у полі шостої інформаційної ситуації
12. А ви слідуєте цім правилам, коли виступаєте публічно?

Переглядів: 1109