• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Довідково-інформаційні документи.

План:

1. Види та призначення довідково-інформаційної документації.

2. Службові листи. Види службових листів. Вимоги щодо оформлення.

3. Доповідні і пояснювальні записки. Правила оформлення.

4. Довідка. Групи довідок. Стандарти щодо оформлення.

Питання для самостійного вивчення:

1. Формуляр довідково-інформаційних документів.

2. Правила оформлення телеграм, телефонограм, факсів.

3. Протокол. Групи протоколів. Формуляр протоколу.

Мета заняття:

Ознайомити студентів з видами та призначенням довідково-інформаційної документації, правилами складання та оформлення, необхідними реквізитами.

Виховувати у студентів відповідального ставлення до підготовки, складання та оформлення документів.

Ключові поняття та терміни:

Службові листи, доповідні записки, службові записки, пояснювальні записки, довідки, протокол.

Основна література:

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко – 4-те вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.

2. Дудар З.В. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч.посіб./ З.В.Дудар, Л.Д.Самофалов, І.А.Ревенчук. – Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.

3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

4. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. – К.: Каравела, 2006. – 240 с.

5. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. – К.: КНЕУ, 2006. – 192 с.

6. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч. посіб./Л.А.Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон.ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»

Додаткова література:

5. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і доповн. – К.: Видавництво А. С. К., 2003. – 400 с.

6. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.

4. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. – К.: «Академвидав», 2004. – 280 с. (Альма-матер)

8. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. – 5-те вид, стер. – К: Вікар, 2006. – 223 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

1. Більшість вхідної та вихідної кореспонденції підприємств, установ, організацій, фірм має довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про фактичний стан справ і є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи мають допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчих і не обов’язкові для виконання на відміну від останніх. Інформація, що міститься в довідково-формаційних документах, може спонукати до дії або бути доведеною до відома. До групи цих документів належать службові листи, телеграми, телефонограми, факси, доповідні і пояснювальні записки, звіти, оголошення.

Документи колегіальних органів включають протоколи, витяги з протоколів.

2. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. Них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Види службових листів:

· Інформаційні

· Рекламні

· Листи-запрошення

· Супровідні

· Листи-повідомлення

· Листи-підтвердження

· Листи-нагадування

· Гарантійні

· Ініціативні

· Листи-відповіді

· Листи-прохання

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступноїта основної. У вступній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В основній

частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Реквізити службового листа: дата (проставляється в день підписання); індекс (проставляється в день підписання); посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях); гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби); адресат; резолюція; заголовок до тексту (може бути або не бути на аркуші формату А4, не наводять на аркушах паперу формату А5); позначка про контроль; текст; позначка про наявність додатка (у разі потреби); підпис; гриф погодження; візи (у разі потреби); відбиток печатки (у разі потреби); прізвище виконавця та номер його телефону; позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляється від руки після виконання документа); позначка про перенесення даних на машинний носій; позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

3. Записки.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи доповідних записок: звітні, інформаційні, ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп`ютері.

Реквізити:

· назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхній правий кут);

· назва автора документа (зліва);

· заголовок, який розкриває її зміст;

· текст: у 1 частині викладаються факти та події, що стали причиною до написання доповідної записки; у 2 – висновки та пропозиції з конкретними діями, які на думку доповідача, необхідно здійснити у зв`язку з викладеними фактами;

· перелік додатків;

· підпис автора;

· дата складання.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Службова записка – документ, адресований фахівцеві чи керівнику одного ієрархічного рівня з автором записки даної установи з інформацію

про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, які становлять спільний інтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.

Пояснювальна записка. Під цією назвою існує два види документів. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось осново документа (звіту, проекту та ін..). В ній подається опис роботи без розрахункових даних. Пояснювальною запискою зветься також документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи та ін.). Таку пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації. Реквізити ті самі, що й у доповідній записці.

4. Довідки– документи, які містять опис тих чи інших фактів та подій. Поділяються на дві групи: інформаційного характеру, які містять відомості службового змісту, та юридичні, які засвідчують юридичний факт та видаються зацікавленим громадянам та організаціям.

Реквізити:

· назва відомства, установи (адресат);

· назва виду документа (довідка);

· дата;

· місце укладання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис, печатка.

Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Найбільш розповсюджені особисті довідки, які видаються громадянам для підтвердження місця роботи, проживання, посади, заробітку. Починати текст довідки особистого характеру доцільно з подання в називному відмінку

прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. В кінці тексту необхідно вказати організацію, куди надається довідка.

У правому верхньому куті вказується місце, куди представляється довідка. На довідці обов’язково повинна бути дата її підписання. У тих випадках, коли здійснюється облік видачі довідок в окремому журналі, ставиться порядковий номер довідки поруч з датою.

5.Протокол – документ, який фіксує послідовний хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів.

Класифікація протоколів наведена нижче.

Читайте також:

1. Діловодні документи.
2. Довідково-інформаційні документи
3. Засновницькі документи.
4. Захворювань і отруєнь на виробництві випадків. Організація розслідування, склад комісій з розслідування, основні документи.
5. Лекція 7. Довідково-інформаційні документи
6. Обліково-фінансові документи.
7. Об‘єкти Windows. Папки. Документи. Додатки, Ярлики. Створення файлів. Дії визначені над об‘єктами Windows. Пошук об‘єктів. Властивості об‘єктів.
8. Організаційні документи.
9. Розпорядчі документи.

Переглядів: 12184