• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Обліково-фінансові документи.

Тема 6.

План:

1. Види і призначення обліково-фінансових документів.

2. Оформлення цифрового і словесного матеріалу в обліково-фінансових документах.

3. Акт. Структура актів. Правила складання та оформлення.

Питання для самостійного вивчення:

1. Формуляри обліково-фінансових документів.

2. Список. Таблиця. Правила їх оформлення.

Мета заняття:

Акцентувати увагу на вимогах дотримання стандартів із діловодства при роботі з обліково-фінансовою документацією; виховання відповідального відношення до роботи з цими документами.

Ключові поняття і терміни:

Фінансово-розрахункова і податкова документація, обліково-фінансові документи (таблиця, список, перелік, накладна, акт, відомість, відмова від акцепту).

Основна література:

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко – 4-те вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.

2. Дудар З.В. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч.посіб./ З.В.Дудар, Л.Д.Самофалов, І.А.Ревенчук. – Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.

3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

4. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. – К.: Каравела, 2006. – 240 с.

5. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. – К.: КНЕУ, 2006. – 192 с.

6. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч. посіб./Л.А.Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон.ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»

Додаткова література:

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і доповн. – К.: Видавництво А. С. К., 2003. – 400 с.
2. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.

3. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. – К.: «Академвидав», 2004. – 280 с. (Альма-матер)

1. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. – 5-те вид, стер. – К: Вікар, 2006. – 223 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

1. Обов'язковою умовою здійснення фінансово-розрахункових операцій є їх документування. Жодна фінансова операція не проводиться без підтвердження її відповідними документами. Це робиться, щоб забезпечити:

- повну схоронність грошей та інших цінностей;

- точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

- своєчасне відображення виробничих операцій;

- запобігання фінансовим порушенням і зловживанням;

- можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

- складання бухгалтерської та іншої звітності;

- право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.

Фінансово-розрахункова і податкова документація відзначається високим рівнем стандартизації. Застосування уніфікованих документів дозволяє значно скоротити витрати часу і праці на їх заповнення й оформлення, знижує можливість помилок і полегшує візуальне сприйняття документів. Це створює передумову для механізації і автоматизації процесів створення даної документації.

До обліково-фінансових документів відносять: таблицю, список, перелік, накладну, акт, відомість, відмову від акцепту, гарантійний лист, заяву-зобов'язання, заявку, квитанцію, оформлення відкриття рахунка в банку, платіжне доручення, оформлення документів користувачами чекових книжок (чеків).

Деякі названі документи розглядалися нами.

Перелік - це перерахування предметів, об'єктів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми і вимоги.

Відомість -це різновид документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, у банківській системі та ін. Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Накладна -обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних цінностей.

Накладна є трафаретизованим документом, що містить такі реквізити:

1.Назва підприємства (організації), що видає накладну (вгорі зліва).

2.Гриф затвердження керівником підприємства (організації) (вгорі справа) - підпис, печатка.

3. Назва виду документа.

4. Мета приймання, відправлення, видачі матеріальних цінностей.

5. Дата.

6. Кому й від кого передано матеріальні цінності.

7. Трафаретизований текст (таблиця із даними).

8. Підпис матеріально відповідальної особи, яка передала матеріальні цінності (відправника).

9. Підпис матеріально відповідальної особи, що прийняла матеріальні цінності (одержувача).

Відмова від акцепту.Акцепт - це згода платника на оплату грошових і товарних документів. Ця форма застосовується у розрахунках за товари, послуги, виконані роботи. Платник має право відмовитися від акцепту повністю або частково у випадках, передбачених чинним законодавством, особливими умовами постачання або договором. Оформляється у вигляді листа або телеграми.

Заявка -документ, що видається установам (організаціям, підприємствам) на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і коштів.

Із проведенням в Україні економічних реформ, розвитком підприємництва, становлення малого бізнесу, кооперативних, орендних і акціонерних підприємств, переходом державного сектора на ринкові засади господарювання активізувалася діяльність податкової інспекції.

Громадяни України звітують перед установами Державної податкової адміністрації шляхом заповнення форми № 1, що є "Декларацією про доходи, одержані з 1 січня по 31 грудня 20__року або за інший період звітного року", а також формуляра "Декларації про доходи, отримані від заняття підприємницькою діяльністю за 20__р."

Ми не наводимо вищезазначені документи через те, що вони є типовими формами-бланками фінансової звітності.

2.Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним.

Текст ОРД оформлюють у вигляді: складного тексту, анкети, таблиці, поєднання цих форм. Текст поділяють на абзаци – пов’язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.

Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній – рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися й у тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так: «Відповідно до Указу … від … №… «Про …».

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують.

Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформлюють у вигляді трафарету. В трафаретних документах постійну частину тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК, а змінну від руки або вдруковують.

Для наочності й зручності зіставлення показників цифровий матеріал, як правило, оформлюють у вигляді таблиць. Оформлення табличних форм має відповідати вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці арабськими цифрами. Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, короткою й відповідати змісту таблиці. Її слід друкувати малими літерами (перша літера назви – велика) над таблицею після номера без крапки в кінці. Заголовки граф наводять переважно в називному відмінку однини без довільного скорочення слів. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. 1» або «Закінчення табл. 1».. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами.

3.Акт - документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або події.

Акт складають після (а) ухвал; (б) при передачі товарно-грошових цінностей однією особою іншій; (в) після приймання завершених об'єктів будівництва; (г) при проведенні випробувань нової техніки; (г) при нещасних випадках та ін. подіях.

Акт затверджується вищою установою або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, створеною керівником підприємства.

Реквізити:

1. Автор документа (назва відомства й організації)

2. Дата, номер і місце складання

3. Гриф затвердження

4. Заголовок

5. Підстава (наказ керівника організації)

6. Склад комісії

7. Присутні

8. Текст (констатаційна частина)

9. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження

10.Перелік додатків до акту

11.Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності)

Текст акта складається з двох частин. У першій зазначають підстави для складання акта, указують членів комісії та її завдання. У другій описують суть і характер проведеної роботи, установлені факти, а також дають пропозиції та роблять висновки.

Після слова «підстава» вказується розпорядчий документ або усне розпорядження службової особи.

Після слова "складений" перераховуються особи, які склали акт або були присутні під час його складання, і обов’язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови; прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

Після слів «були присутні» вказують посади, ініціали й прізвища осіб, які були свідками складання акта.

Дві останні позиції можуть бути викладені одним реченням на зразок "Колишній директор заводу О.М. Шкловський і новопризначений директор В.М. Куліш за участю представника об'єднання А.Д.Демченка склали цей акт про таке…".

Акти складають у 3-х примірниках: 1-й із них передають до вищої установи (або директорові), 2-й - керівникові організації (або бухгалтерові); 3-й - до справи (або касирові заводу).

Акти обстеження (ревізії, інвентаризації)містять такі реквізити:

Назву відомства та організації.

Назву документа.

Дату.

Індекс і місце складання акта.

Заголовок.

Гриф затвердження.

Зведену частину змісту акта (номер і дату наказу керівника організації про проведення ревізії).

Прізвище, ініціали та посади осіб, що складають акт.

Прізвище, ініціали і посади осіб, присутніх при складанні акта.

Констатаційна (основна) частина акта містить обов'язкове зазначення залишку грошей за касовою книгою, залишку наявних (поданих комісії) грошей, оплачених платіжних відомостей - для ревізій кас і висновків ревізії.

Відомості про кількість примірників акта та їхнє місцезнаходження.

Перелік додатків до акта.

Підписи членів комісії і касира ( для актів ревізії каси).

Запитання для самоконтролю знань

1. Для забезпечення яких потреб фінансово-розрахункової діяльності існують обліково-фінансові документи?

2. Які документи належать до групи обліково-фінансових?

3. У чому полягає особливість обліково-фінансової документації?

4. Обґрунтуйте необхідність існування податкової документації.

5. Який документ називається актом? Назвіть реквізити акту.

6. Охарактеризуйте структуру тексту актів.

8. Дайте визначення накладної. Назвіть реквізити.

9. Назвіть основні особливості оформлення цифрового матеріалу в офіційно-ділових документах.

10 Назвіть основні правила оформлення таблиць, заголовків, додатків.

Читайте також:

1. Діловодні документи.
2. Довідково-інформаційні документи.
3. Засновницькі документи.
4. Захворювань і отруєнь на виробництві випадків. Організація розслідування, склад комісій з розслідування, основні документи.
5. Обліково-фінансові документи
6. Об‘єкти Windows. Папки. Документи. Додатки, Ярлики. Створення файлів. Дії визначені над об‘єктами Windows. Пошук об‘єктів. Властивості об‘єктів.
7. Організаційні документи.
8. Розпорядчі документи.

Переглядів: 15860