• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Документи щодо особового складу.

План:

1. Види і призначення документів щодо особового складу.

2. Автобіографія. Характеристика. Резюме. Структура тексту. Правила оформлення.

3. Заяви. Різновиди заяв. Правила складання та оформлення.

4. Доручення. Групи доручень. Правила складання та оформлення.

Питання для самостійного вивчення:

1. Формуляри документів по особовому складу.

2. Правила складання та оформлення резюме.

Мета заняття:

Акцентувати увагу на вимогах дотримання стандартів із діловодства, необхідності опанування прийомами раціональної роботи з документами.

Виховувати у студентів почуття відповідальності за підготовку і оформлення документів, уміння володіти рідною мовою на діловому рівні.

Ключові поняття і терміни:

Кадрове діловодство, заява, резюме, автобіографія, характеристика, розписка, доручення.

Основна література:

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко – 4-те вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.

2. Дудар З.В. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч.посіб./ З.В.Дудар, Л.Д.Самофалов, І.А.Ревенчук. – Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.

3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

4. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. – К.: Каравела, 2006. – 240 с.

5. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. – К.: КНЕУ, 2006. – 192 с.

6. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч. посіб./Л.А.Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон.ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»

Додаткова література:

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і доповн. – К.: Видавництво А. С. К., 2003. – 400 с.

2. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.

3. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. – К.: «Академвидав», 2004. – 280 с. (Альма-матер)

8. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. – 5-те вид, стер. – К: Вікар, 2006. – 223 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

1. Кадрове діловодство – це діяльність апарату управління, що охоплює процеси документування та організації роботи з документами з питань приймання, звільнення, обліку працівників.

Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою.

У цій документації відображається діяльність установ з питань обліку кадрів, прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, підвищення кваліфікації, атестації працівників, нагородження тощо.

Найхарактернішою особливістю кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретної особи, отже, вона є іменною документацією. Тому ведення кадрової документації повинне бути зразковим.

Сукупність документів, у яких зафіксовано етапи трудової діяльності співробітників, називається документацією з особового складу.

До таких документів належать:

· особисті заяви працівників;

· контракти;

· особові картки типової форми;

· характеристики;

· накази з особового складу;

· особові справи;

· трудові книжки.

2. Автобіографія – це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя і діяльності. Автобіографія типового формуляру не має і складається довільно. Пишеться, як правило, від руки на аркуші чистого паперу або на спеціальному бланку під час вступу на роботу і в деяких інших випадках.

Форма викладу – розповідна (від першої особи). Всі відомості подаються в хронологічному порядку (від дати народження до дати написання документа).

В автобіографіях обов’язково вказують: прізвище, ім`я, по батькові; дату народження; місце народження; відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися); відомості про службу в армії; відомості про трудову діяльність (коротко, в хронологічній послідовності – назви місць праці і посад); відомості про громадську роботу; нагороди; сімейний склад; короткі відомості про склад сім`ї (батько, мати,

чоловік, дружина, діти); останнє місце роботи, посада; домашню адресу; дату написання автобіографії; особистий підпис.

Характеристика – офіційний документ, у якому сформульовано громадську думку про працівника як члена колективу і висловлено її в офіційній формі за підписами представника адміністрації та колективу.

Якщо працівник просить видати йому характеристику, адміністрація зобов’язана це зробити.

У кожній правильно складеній характеристиці можна виділити логічно пов’язані між собою складові частини:

перша – це анкетні дані, які слідують за назвою документа, де вказано прізвище, ім`я та по батькові, посада, рік народження, національність, освіта (ці відомості заведено розміщувати праворуч стовпчиком);

друга – дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на даному підприємстві, службове переміщення, посада на дату складання документа);

третя– власне сама характеристика, тобто оцінка моральних та ділових якостей: ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті, поведінка в побуті, ставлення до товаришів по роботі;

четверта – висновок, у якому вказано призначення характеристики.

Викладення тексту – у третій особі. Після тексту ставлять дату та підписи, печатку. Характеристику пишуть у двох примірниках, один з яких видають зацікавленій особі, а копію підшивають до справи.

Резюме – документ, який містить короткі відомості біографічного плану і представляється особою під час працевлаштування.

Резюме містить: назву виду документа; дату; прізвище, ім`я, по батькові; посаду та поштову адресу претендента; телефон; текст; підпис.

Текст резюме складається з таких розділів:

· персональні дані;

· мета працевлаштування (яку саме роботу або посаду хотів би отримати претендент);

· освіта (перерахування в зворотній хронологічній послідовності, починаючи з останнього місця навчання);

· досвід роботи (короткий опис характеру роботи з поданням посад, які займав претендент, і дат);

· додаткова інформація (знання іноземних мов, конкретні навички, які мають відношення до професії, робота з громадських організаціях);

· рекомендації (з прізвищами та телефонами);

підпис.

3. Для звернення до керівництва підприємства або державних установ складаються документи особистого характеру, коли автором документа є його укладач.

До таких документів належать:

· заява;

· резюме;

· автобіографія;

· характеристика;

· розписка;

· доручення.

Текст їх може бути довільним і складається самим автором, але такі реквізити, як назва виду документа, дата, підпис повинні бути обов’язково.

Працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу, повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий листок з обліку кадрів), з оригіналами особистих документів – паспортом, документами про освіту, трудовою книжкою.

Особисті заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки, звільнення з роботи оформляються на чистому аркуші паперу формату А 4. Складаються заяви від руки, але вони повинні мати такі реквізити:

· адресат;

· відомості про заявника (у заявах про прийняття на роботу – прізвище, ім`я, по батькові в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону; в інших заявах зазначається займана посада, прізвище, ініціали);

· назва виду документа (заява);

· текст;

· перелік додатків (копії документів);

· підпис;

· дата.

Прийняті рішення керівників щодо прийняття на роботу, переведення працівників на інші посади, звільнення, надання відпусток, про заохочення, накладання стягнень тощо оформляються наказами з особового складу.

Такі накази бувають прості (індивідуальні) і складні (зведені).

Розписка – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів тощо, завірений підписом одержувача.

Реквізити:

· назва виду документа (розписка);

· посада, прізвище, ім`я та по батькові того, хто дає розписку;

· кому дається розписка;

· у чому конкретно дано розписку (обов’язково слід вказати точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів);

· на підставі якого розпорядження чи документа одержані цінності;

· дата й підпис одержувача цінностей.

Текст розписки включає:

· посади, прізвища, імена і по батькові осіб, які видали та отримали будь-що;

· перелік отриманого з вказівкою кількості та вартості (цифрами і в дужках прописом);

· підпис особи, яка дала розписку.

·

Текст розписки розпочинається словами: видано мною, інженером … Ця розписка видана … Я, викладач коледжу … Дата пишеться за таким зразком: 21 жовтня 2007 року. Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках – словами: в сумі 700 (сімсот) грн.

4.Доручення– документ про надання права конкретній особі на певні дії від імені підприємства чи окремого громадянина. Доручення поділяють на офіційні й особисті.

Офіційні можуть видаватися на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, здійснення господарських, посередницьких, транспортних операцій тощо. Особисті складаються особами, які передають власні права іншим особам. Це може бути право на одержання заробітної плати, поштового переказу та інших операцій.

Реквізити доручення, виготовленого на загальному бланку:

· назва виду документа

· дата (зазначають словесно-цифровим способом)

· індекс (проставляють у день підписання)

· місце складання чи видання

· текст

· підпис (підписують керівник підприємства та головний бухгалтер)

· відбиток печатки

Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлення.

Особова справа – це сукупність документів, що містять докладні відомості про працівника (студента).

На кожного працівника підприємства (установи, організації) у відділі кадрів формують особову справу. До неї відносять документи, що їх складає або заповнює працівник, улаштовуючись на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографі), копії документів про освіту, витяг із

наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, які стосуються даного працівника.

Всі ці документи підшивають в окрему папку. Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника.

Трудова книжка – це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.

Отже, це документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок і вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення або врати тощо регламентує «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях».

Питання для самоконтролю:

1. Яка інформація відображається в документації з особового складу.

2. Які документи належать до цієї документації.

3. Які основні реквізити заяв.

4. … резюме.

5. … автобіографії.

6. … характеристики.

7. … розписки.

8. … доручення.

9. Дайте визначення, що таке особова справа.

10. … трудова книжка.

Читайте також:

1. WEB-документи та CGI-інтерфейси
2. БОЛОНСЬКИЙ ПРОЦЕС. ДОКУМЕНТИ БОЛОНСЬКОГО ПРОЦЕСУ.
3. Бюджет – загальне поняття, що об’єднує різноманітні фінансові документи, які включають заплановані доходи і державні видатки на відповідний період.
4. Виникнення та посвідчення прав на земельну ділянку. Документи, що посвідчують права на земельні ділянки.
5. Випишіть програмні документи укр. політичного товариства, що існувало у Києві наприкінці 19 ст.
6. Всі перераховані вище документи відносяться до управлінських, або ОРД.
7. Всі перераховані вище документи відносяться до управлінських, або ОРД.
8. ДЕРЖАВНІ НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ, ЩО ВИЗНАЧАЮТЬ ЗМІСТ ОСВІТИ
9. Діловодні документи.
10. Довідково-інформаційні документи
11. Довідково-інформаційні документи.
12. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Переглядів: 9823