• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Характеристика банківської документації

Банківські операції, мають бути належним чином задокументовані. Банківський документ- це письмове розпорядження юридичної чи фізичної особи або вповноважених співробітників банку про проведення банківської операції. Під банківською документацієюслід розуміти сукупність використовуваних банком документів, які є письмовими свідоцтвами здійснених операцій і обґрунтуванням для відображення їх у бухгалтерському обліку Від їх якості в значній мірі залежить і якість облікових даних. Крім того, документи мають контрольне значення За їх допомогою з'ясовують законність і господарську доцільність тієї чи іншої операції; дотримання договірної, платіжної іфінансової дисципліни та правильність оформлення операцій.

Підставою для відображення операцій за балансовими та/або позабалансовими рахунками бухгалтерського обліку є первинні документи.

Первинні документи мають бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення в паперовій та/або в електронній формі.

Первинні документи банку (паперові та електронні) класифікують за такими ознаками:

а) за місцем складання:

- зовнішні (одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банків);

- внутрішні (оформлені в банку);

б) за змістом:

- касові;

- меморіальні (для здійснення безготівкових розрахунків із банками, клієнтами, списання коштів з рахунків та внутрішньобанківських операцій).

Касовими документами оформляються операції з готівкою. Вони поділяються на прибуткові та видаткові. До прибуткових касових документів відносять: заяву на переказ готівки, прибутковий касовий ордер та інші. До видаткових касових документів відносять грошовий чек, видатковий касовий ордер та інші. Касові документи оформляються відповідно до вимог, визначених нормативно-правовими актами Національного банку з організації касової роботи в банках України

Меморіальні документи застосовуються банками для здійснення і відображення в обліку операцій банку і його клієнтів за безготівковими розрахунками відповідно до нормативно-правових актів Національного банку. До меморіальних документів (паперових або електронних), що використовуються для безготівкових розрахунків, належать такі розрахункові документи:

- меморіальні ордери;

- платіжні доручення;

- платіжні вимоги-доручення;

- платіжні вимоги;

- розрахункові чеки ;

- інші документи (інші платіжні інструменти, що визначаються

нормативно-правовими актами Національного банку).

Загальні правила, форми і стандарти щодо безготівкових розрахунків у національній валюті України визначаються нормативно-правовими актами Національного банку, що регламентують використання платіжних інструментів та захист інформації.

Особливості оформлення, подання та приймання електронних розрахункових документів банки визначають у договорах банківського рахунку з клієнтами, обласними управліннями Національного банку відповідно до нормативно-правових актів Національного банку.

Під час приймання розрахункових документів відповідальний виконавець перевіряє правильність їх оформлення і засвідчує своїм підписом та відбитком штампа банку. Якщо операція потребує додаткового контролю, то документ, на підставі якого здійснена така операція, перевіряється особою, яка виконує контрольні функції ( контролер), і засвідчується її підписом. Електронні документи засвідчуються електронним цифровим підписом відповідних працівників під час їх створення. Контролер має засвідчувати електронні документи своїм цифровим підписом лише після того, як перевірив наявність цифрових підписів відповідальних виконавців та отримав позитивний результат.

Для здійснення валютних готівкових і безготівкових операцій клієнти подають документи, що визначені відповідними нормативно-правовими актами Національного банку.

Внутрішньобанківські операції оформляються меморіальними ордерами та іншими документами, що складаються банками відповідно до вимог нормативно-правових актів Національного банку і внутрішніх процедур банку. Операції, що відображаються за позабалансовими рахунками, також оформляються меморіальними ордерами.

У первинних документах, на підставі яких здійснюються записи в бухгалтерському обліку, мають зазначатися номери кореспондуючих рахунків за дебетом і кредитом, сума операції в грошовому виразі, дата виконання, підпис відповідального виконавця, підпис контролера (якщо операція підлягає додатковому контролю), підпис уповноваженої особи (якщо підставою для здійснення операції було відповідне розпорядження).

За однотипними операціями можуть складатися зведені меморіальні ордери. Зведений меморіальний ордер містить кілька номерів рахунків за дебетом чи кредитом. У разі виключення зі зведеного меморіального ордера певної суми, яка не може бути зарахована або списана з рахунку з будь-якої причини, ця сума закреслюється і в документі виправляється загальна сума. Кожне таке виправлення засвідчується підписами відповідального виконавця та контролера. Усі виправлення в електронному документі мають бути засвідчені цифровими підписами відповідального виконавця та контролера і відображені в протоколах функціонування програмного забезпечення.

Первинні документи складаються на паперових носіях або в електронній формі та мають містити такі обов'язкові реквізити:

- назву документа (форми);

- дату і місце складання;

- назву платника (банку), що склало документ;

- зміст та обсяг операції (короткий зміст операції та підстава для її здійснення), одиницю її виміру;

- посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис (електронний цифровий підпис) та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

До обов'язкових реквізитів первинних документів, що використовуються для розрахунків (крім перелічених вище), також належать:

- назва одержувача коштів;

- сума операції (цифрами та словами);

- номери поточних рахунків платника і одержувача коштів;

- назва банку ( платника і одержувача коштів).

Первинні документи залежно від виду операції можуть включати, крім обов'язкових, додаткові реквізити, що визначаються банками самостійно.

Для відображення в обліку операцій банки можуть використовувати електронні реєстри, інші первинні документи, що фіксують час та свідчать про виконання операцій. Форми таких документів банк затверджує самостійно із зазначенням обов'язкових реквізитів.

Процес збору, оброблення та зберігання первинних документів має бути безперервним, навіть під час передавання їх з однієї підсистеми до іншої в межах системи автоматизації банку, а відповідна інформація - цілісною, достовірною і несуперечливою.

Первинні документи з виправленням обов'язкових реквізитів банк до виконання не приймає, крім тих випадків, що визначені нормативно-правовими актами Національного банку. Електронні документи з негативним результатом перевірки цифрового підпису банк до виконання не приймає.

У разі приймання розпоряджень власників рахунків в електронній формі та здійснення міжбанківських розрахунків внесення будь-яких виправлень у документи, що надійшли до банку, не допускається.

З метою забезпечення здійснення операцій відповідно до розподілу обов'язків, своєчасного формування (одержання) первинних документів, відображення інформації про операції в облікових регістрах та виконання процедур контролю банк самостійно встановлює правила документообороту за операціями з урахуванням вимог нормативно-правових актів Національного банку та умов договорів між банком і клієнтом, у тому числі з банками-кореспондентами.

Документооборот та строк виконання документів за внутрішньобанківськими операціями визначаються згідно із внутрішнім розпорядком з урахуванням вимог законодавства України.

Інформація, що міститься в первинних документах, систематизується в регістрах синтетичного та аналітичного обліку. Регістри синтетичного та аналітичного обліку ведуться на паперових носіях або в електронній формі.

Запис у регістрах аналітичного обліку здійснюється лише на підставі відповідного санкціонованого первинного документа (паперового або електронного).

Регістри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації операції, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Банки обов'язково мають складати на паперових та/або електронних носіях такі регістри:

- особові рахунки та виписки з них;

- аналітичні рахунки з обліку внутрішньобанківських операцій;

- книги реєстрації відкритих рахунків;

- оборотно-сальдовий баланс;

- інші регістри відповідно до вимог нормативно-правових актів Національного банку.

У разі складання регістрів бухгалтерського обліку на електронних носіях інформації банки зобов'язані зробити їх копії на паперових носіях на вимогу учасників операції, а також органів контролю та правоохоронних органів відповідно до вимог законодавства України.

Особові рахунки є регістрами аналітичного обліку, що вміщують записи про операції, здійснені протягом операційного дня.

Особові рахунки та виписки з них мають містити такі обов'язкові реквізити:

- номер особового рахунку;

- дату здійснення останньої (попередньої) операції;

- дату здійснення поточної операції;

- код банку, у якому відкрито рахунок;

- код валюти;

- суму вхідного залишку за рахунком;

- код банку-кореспондента;

- номер рахунку кореспондента;

- номер документа;

- суму операції (відповідно за дебетом або кредитом);

- суму оборотів за дебетом та кредитом рахунку;

- суму вихідного залишку.

Виписки з особових рахунків клієнтів є підтвердженням виконаних за день операцій і призначаються для видачі або відсилання клієнту. Порядок, періодичність друкування та форма надання виписок (у паперовій чи електронній формі) із особових рахунків клієнтів обумовлюються договором банківського рахунку, що укладається між банком і клієнтом під час відкриття рахунку.

У разі втрати клієнтом виписки з його особового рахунку на вимогу клієнта видається дублікат, що обумовлюється в договорі банківського рахунку. Станом на 1 січня банки надають клієнтам виписки за їх особовими рахунками. Після вивіряння даних цих виписок клієнти складають у письмовій формі підтвердження про залишки на їх особових рахунках на 31 грудня. Порядок складання підтверджень слід передбачати в договорах банківського рахунку. Інформація про стан особових рахунків клієнтів може надаватись їх власникам, уповноваженим власниками рахунків, особам та державним органам, які мають право на отримання такої інформації згідно із законодавством України.

Операції в іноземній валюті в аналітичному обліку ведуться в подвійній оцінці, а саме: в іноземній валюті - за номіналом, у гривневому еквіваленті - за офіційним курсом гривні до іноземних валют.

Виписки з аналітичних рахунків з обліку внутрішньобанківських операцій роздруковуються на паперових носіях у разі потреби з періодичністю, визначеною згідно з внутрішнім положенням банку.

Банки зобов'язані вести та зберігати книги реєстрації відкритих рахунків в електронній або паперовій формі.

Оборотно-сальдовий баланс роздруковується на паперових носіях щоденно. Вимоги до формування щоденного оборотно-сальдового балансу визначені в Положенні про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банках України, затвердженому постановою Правління Національного банку України від 30.12.98 № 566. Суми, що відображені за рахунками аналітичного обліку, мають відповідати сумам, що відображені за рахунками синтетичного обліку. У разі потреби для перевірки відповідності даних аналітичного обліку даним синтетичного обліку банк може використовувати відповідні відомості, форми яких затверджує самостійно у своїх внутрішніх положеннях.

У разі виявлення розбіжностей з'ясовуються їх причини та вживаються заходи щодо їх усунення.

Банки мають забезпечити формування первинних документів (паперових і електронних), що були підставою для відображення операцій в обліку та звітності.

Первинні документи за кожний робочий день мають бути звірені з оборотно-сальдовим балансом. У разі виявлення розбіжностей здійснюється вивіряння документів та оборотів за кожним балансовим рахунком. Сформовані, зброшуровані та звірені з оборотно-сальдовим балансом меморіальні документи передаються для зберігання. Порядок вивіряння, формування і зберігання документів банк визначає самостійно згідно з його внутрішніми документами (правилами, положеннями тощо) та нормативно-правовими актами Національного банку.

Первинні документи, регістри аналітичного та синтетичного обліку і фінансова звітність зберігаються протягом строку, установленого законодавством України. Строки зберігання електронних документів мають бути не меншими, ніж строки, установлені для паперових документів аналогічного призначення. Електронні архіви мають зберігатися у двох примірниках на різних типах носіїв. Зберігання електронних архівів має бути організовано таким чином, щоб у разі потреби забезпечити їх передавання в належному стані. Відповідальність за організацію збереження первинних документів, облікових регістрів покладається на керівника банку. Керівник має забезпечити місце (архів) для зберігання документів та надати відповідні інструкції працівникам банку, зокрема визначити порядок зберігання документів до передавання їх до архіву на постійне зберігання з урахуванням вимог, встановлених нормативно-правовими актами Національного банку.

Читайте також:

1. I. Загальна характеристика політичної та правової думки античної Греції.
2. II. ВИРОБНИЧА ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОФЕСІЇ
3. II. Морфофункціональна характеристика відділів головного мозку
4. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
5. Аварії на хімічно-небезпечних об’єктах та характеристика зон хімічного зараження.
6. Автобіографія. Резюме. Характеристика. Рекомендаційний лист
7. Автокореляційна характеристика системи
8. Автоматизація банківської діяльності в Україні
9. Амплітудно-частотна характеристика, смуга пропускання і загасання
10. Аплікація як вид образотворчої діяльності дошкільнят, його характеристика.
11. Архітектура СЕП та характеристика АРМ-1, АРМ-2, АРМ-3
12. Афіксальні морфеми. Загальна характеристика

Переглядів: 1869