Конфіденційність і володіння робочими докуметами, порядок їх зберігання

Зміст і форма робочої документації

Документальне оформлення аудиторської перевірки

Додаток до договору

Окремі положення договору можуть пояснюватися додатковими документами (додатками до договору). Наприклад, термін виконання робіт може регламентуватися календарним планом робіт. Розмір і порядок виплати винагороди за роботу - протоколом узгодження договірної ціни та ін. У цьому випадку в тексті договору робиться посилання на ці документи і на те, що вони є невід'ємною частиною договору. Склад і зміст додатків можуть бути різними і залежати від конкретних обставин.

Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації: робочої і підсумкової.

У цьому нормативі дається приблизний зміст і порядок оформлення і зберігання робочої документації аудитора.

Аудитор зобов'язаний вести документацію у справах, які торкаються прийнятих рішень за результатами проведеної аудиторської перевірки і які в свою чергу будуть покладені в основу аудиторського висновку.

Робоча документація - це записи, за допомогою яких аудитор фіксує проведені процедури перевірки, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час проведення аудиторської перевірки. У робочу документацію включається інформація, яка, на думку аудитора, є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку і яка повинна підтвердити висновки і пропозиції в аудиторському висновку. Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері, або зафіксована на електронних носіях інформації або на кіно- чи відеоплівку.

При плануванні і проведенні аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку і контроль за процесом її проведення, у ній реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудитором рішень,

Підсумкова документація складається з аудиторського висновку, і документації, яка передається замовнику перевірки. Аудиторський висновок є обов'язковим компонентом підсумкової документації.

Принципи і порядок підготовки аудиторського висновку наводяться у нормативі «Аудиторський висновок». Принципи і порядок складання підсумкової документації приводяться цьому нормативі.

Робоча документація виконує функції:

- обгрунтовує твердження в аудиторському висновку і свідчить про відповідність вироблених процедур аудиту прийнятим нормативам;

- полегшує процес керівництва, нагляду і контролю за якістю проведення аудиторської перевірки;

- сприяє виробленню методологічного підходу до процесу аудиторської перевірки;

- допомагає аудитору в роботі.

Робоча документація повинна відображати інформацію по кожному з аспектів, що перевіряються:

- методика проведеної аудиторської перевірки;

- проведені та час перевірки тести;

- зроблені аудитором висновки і прийняті рішення та пропозиції.

Зміст робочої документації, значною мірою є питанням професійної думки аудитора, оскільки немає ні можливості, ні необхідності документувати кожне спостереження або обстеження.

При визначенні майбутнього змісту документації аудитору доцільно взяти за орієнтир те, що робочою документацією буде користуватися, наприклад, інший аудитор, який не має великого досвіду роботи в області аудиту. Переглянувши цю документацію, інший аудитор зміг би зрозуміти основний зміст проведеної перевірки і прийнятих рішень за результатами перевірки без виділення окремих деталей процедур перевірки. Останнє інший аудитор може зрозуміти тільки тоді, коли він обговорить їх з аудитором, який підготував робочу документацію.

Робочі документи необхідно професіонально і грамотно оформляти. Оформлення документів здійснюється так, щоб забезпечити доступність для прочитання і осмислення змісту. Конкретні форми робочих документів визначаються аудиторами (аудиторськими фірмами) з урахуванням специфіки окремих питань аудиту. Оскільки використання стандартних форм робочої документації (наприклад, стандартні бланки і т.п.) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдині форми ведення робочої документації. Доцільно використати як робочу документацію матеріал, підготовлений клієнтом. Це прискорює процес оформлення робочої документації. У таких випадках аудитору необхідно пересвідчитися в тому, що ці матеріали відповідають дійсному стану справ і перевірити їх ретельність і правильність. Бажано до початку перевірки попросити клієнта підготувати необхідні матеріали для використання їх як аудиторську документацію.

У зв'язку з тим, що клієнт буде постійно перевірятися аудитором, робочі документи доцільно розділити на:

- постійні, тобто такі, які вміщають інформацію, щодо аудиторської перевірки окремих питань, які повторюються з року в рік (копії статутних і реєстраційних документів та ін.);

- поточні, тобто такі, які містять інформацію, що стосується передусім аудиторської перевірки поточних періодів фінансово-господарської діяльності клієнта (каса, банк, реалізація і ін.).

При оформленні робочої документації необхідно дотримувати наступні вимоги:

на першій сторінці кожного робочого документа вказується назва аудиторської фірми, назва підприємства, період перевірки або дата перевірки документації клієнта; кожному робочому документу дається назва, наприклад: «Аудит обліку основних коштів», «Аудит порядку проведення інвентаризації...»; для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документу привласнюється код (шифр). Існує багато різноманітних систем привласнення індексів, такі як алфавіт, цифри, номери рахунків балансу, різноманітні поєднання цих систем. Сторінки кожного робочого документа в межах однієї назви необхідно пронумерувати;

- у кожному робочому документі проставляється прізвище аудитора, який фактично підготував його (або скорочені ініціали), і дата остаточного виконання процедур аудиторської перевірки, відображених у цьому документі.

Робочі документи складаються з таких частин:

- інформація про юридичну і організаційну структуру підприємства;

- необхідний витяг або списів юридичних документів, угод і протоколів;

- інформація про сферу діяльності підприємства і нормативну документацію, що регулює діяльність підприємства; документація про вивчення і оцінку систем обліку і внутрішнього контролю підприємства;

- документація про порядок планування аудиту; аналізу важливих показників і тенденцій; документації, яка відображає час проведення аудиторських операцій і отриманий результат по кожній з них;

- списків фахівців, які виконували аудиторські процедури, і час їхньої роботи;

- висновки сторонніх аудиторів або експертів, яких залучали до перевірок окремих питань діяльності підприємства;

листування з клієнтом з окремих питань, якщо таке мало місце, або замітки про проведені бесіди і обговорення;

списків листів, присланих (або отриманих) до третіх осіб, які стосуються перевірки;

списків фінансових звітів клієнта; описи змісту відповідей аудитора на питання клієнта;

висновки, зроблені аудитором по різноманітних аспектах перевірки, у тому числі по випадкових ситуаціях і незвичайних моментах, розкритих під час перевірки, а також інформації про те, як вони були вирішені, розкриття фактів і міркувань, щодо цих висновків.

Необхідно забезпечити достатній рівень розкриття і деталізації документації для того, щоб:

- забезпечувати можливість контролю будь-яким аудитором процесу проведення аудиторської перевірки поточного року;

- підтверджувати обгрунтування аудиторського висновку;

- підтверджувати відповідність проведеної перевірки прийнятим аудиторським нормативам;

забезпечувати ефективну допомогу будь-яким аудиторам в плануванні і проведенні подальших перевірок підприємства;

служити аудитору довідковим матеріалом, щоб у разі необхідності він міг надати будь-які пояснення щодо змісту проведеної перевірки.

Після завершення перевірки робочі документи залишаються в аудитора. Робочі документи знаходяться у власності аудитора, він має право складати різноманітні довідки на основі витягів з своїх робочих документів. Однак його право власності обмежене етичними нормами і обов'язками конфіденційності перед клієнтами. Робочі документи аудитора не можна використовувати як частина фінансової документації клієнта або як її заміна; Робочі документи не можна вимагати або вилучати в аудитора, за винятком тих випадків, коли це передбачене українським законодавством, а саме тоді, коли органами міліції на аудиторську фірму буде заведена карна справа.

Аудитор повинен забезпечити надійне зберігання робочих документів, щоб воно задовольняло вимогам по зберіганню і конфіденційності. Термін зберігання документації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і терміном позовної давності у випадку, якщо клієнт збудить справу проти аудитора, а також залежить від інших додаткових міркувань. Виходячи з цього, мінімальний термін зберігання документації повинен бути не менш ніж три роки з моменту надання аудиторського висновку клієнту.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Структура договору	\|	Планування аудиту

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.