Словники

Словником в Системі називається будь-яке сховище інформації , яке не є обліковим реєстром, тобто в якому зберігаються дані не по конкретних документах, зобов’язаннях, зверненнях, а деякі допоміжні відомості.

В стандартній поставці Системи багато словників вже містять деякі дані. При підготовці Системи до роботи необхідно перевірити всі словники і , при необхідності, привести їх зміст у відповідність зі станом справ організації. Словники можна заповнювати і по ходу роботи.

- Словник « Найменування і курси валют » призначений для реєстрації валют, що використовуються в облікових операціях, а також для зберігання історії зміни курсів зареєстрованих валют відносно базової валюти ( наприклад, до гривні ). Система дозволяє вести облік як фінансових, так і матеріальних засобів в різних валютах. Число валют, котрі одночасно використовуються в розрахунках, не обмежене.

Система зберігає не тільки курси на поточку дату, але і всі попередні.

Одна із зареєстрованих в словнику валют є «базовою валютою », тобто валюта, в якій, ведеться облік. Курси всіх валют указуються відносно базової валюти.

- Інформація, яка зберігається в словнику « Одиниці виміру » призначена для зберігання видів одиниць вимірювання, у вигляді упаковок товарів і послуг, які використовуються в Системі.

- Словник « Найменування товарів та послуг »призначений для зберігання і використання інформації про товари і послуги, які надає організація, а також для зберігання історії цін на ці товари ( послуги ). Для кожної номенклатури товарів ( послуг ) у цьому словнику зберігаються такі характеристики, як код, найменування, одиниця вимірювання та інші.

Вся інформація словника може бути розділена на тематичні каталоги. Склад каталогів можна задати самостійно в залежності від асортименту продукції, робіт, що виконуються, та послуг, що надаються.

Словник « Організація, МВО »призначений для зберігання, використання в Системі найменувань постійних організацій-контрагентів та їх банківських і податкових реквізитів, а також прізвищ, посад і паспортних даних матеріально-відповідальних осіб МВО. При первинній установці Системи на комп’ютері словник пустий, тому потрібно заповнити його самостійно.

Реєстрація в словнику організацій і матеріально-відповідальних осіб, з якими організація контактує дуже рідко, не обов’язкова. Але пам’ятайте: для друку документів, в яких згадуються такі контрагенти, Системі буде не вистачати їх реквізитів ( адреси, рахунки і т.п. ), для яких є місце в словнику. Задання контрагентів за допомогою словника знижує вірогідність появи випадкових помилок.

Можна згрупувати записи словника в тематичні розділи – це полегшить роботу зі словником.

- Словник « Співробітники » призначений для зберігання, відображення і використання інформації про співробітників організації. Словник складається з трьох елементів: дерева каталогів, що представляє собою штатну структуру організації, списку підрозділів, зареєстрованих у вибраному каталозі, і списку співробітників вибраного підрозділу.

- Словники « Контактні особи » і « Потенційні працівники » призначені для зберігання, відображення і використання інформації для відвідувачів компанії ( гості, клієнти, партнери і т.д. ) і кандидатів на заміщення вакантної посади в організації як фізичну особу ( паспортні дані, дані про податкових органів і пенсійного фонду, відомості про сім’ю, і т.п. ) і фахівця ( освіта, професійний досвід, стаж, знання і навички ) заноситься в колонки спеціальної таблиці – анкети.

- Розділ Системи « Журнал обліку робочого часу » дозволяє вести графі робочого часу співробітників, який дає можливість раціонально використовувати робочий час. Розділ дозволяє відстежувати кількість відпрацьованого часу в офісі на виїзді у клієнта, а також характер виконаних співробітником робіт.

В розділі « Журнал обліку робочого часу » ведуться графіки робочого часу, відпрацьованого кожним співробітником. Особливо зручно користуватися розділом у випадку, якщо організація використовує апаратні засоби реєстрації входу/виходу співробітників, встановлені у виробничих приміщення. У цьому випадку інформація про вхід/вихід співробітників в приміщення автоматично поступає в Систему. Час знаходження фахівця в межах офісу організації Системою сприймається як робочий час. Розділ « Журнал обліку робочого часу » також дозволяє організувати детальний облік часу і робіт, що виконуються, кожним співробітником, що займається оперативно-виїздним обслуговуванням клієнтів по зобов’язанням згідно з угодами, укладеними з клієнтами. Інформація про час і зміст запланованих робіт по обслуговуванню може поступати в поточний розділ з інших розділів Системи.

Головне вікно містить дерево каталогів, таблицю фахівців, які з певної ознаки об’єднані в каталоги, і таблицю з графіками відпрацьованого часу та виконаної роботи співробітників.

Порядок виконання роботи :

Створіть заздалегідь в будь-якому місці диска пусту папку, дайте ім'я на Ваш розсуд, наприклад МД-41 або ІТП-21. Надалі в ній буде розміщена база даних вашої організації.

Запустіть програму «ПАРУС-МЕНЕДЖМЕНТ і МАРКЕТИНГ». Програму «ПАРУС-МЕНЕДЖМЕНТ і МАРКЕТИНГ» можна запустити з «ярлика», створеного під час інсталяції на робочому столі, або вибрати пункт головного меню Windows Программы => ПАРУС- МЕНЕДЖМЕНТ і МАРКЕТИНГ, або запустити файл (Wvned.exe).

Створіть нову БД. Після інсталяції система не має бази даних.

У вікні, яке з'явилося, в полі База данных вкажіть шлях до папки, в якій буде створена БД МД-41 або ІТП-21, назвіть файл бази Wvned. Введіть ім'я SUPERVISISOR і пароль ADMIN, це буде ім'я і пароль відкриття бази даних (рис. 1). Потім натисніть кнопку [ОК].

Рис. 2. Вікно реєстрації у системі.

Система запитає, чи створювати файл конфігурації за допомогою установочної дискети, виберіть[НІ].

Потім Система запитає, чи створювати базу в указаному каталозі, виберіть[ТАК]. Буде виконана генерація БД.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Практична робота № 1	\|	Довідкова система.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.014 сек.