Основною кількісною характеристикою персоналу є його чисельність.
Чисельність персоналу – визначається характером, масштабами, складністю, трудомісткістю виробничих процесів, ступенем їхньої механізації, автоматизації, комп’ютеризації. Ці фактори задають її нормативну (планову) величину, що на практиці майже ніколи не вдається забезпечити. Тому персонал більш об’єктивно характеризується обліковою (фактичною) чисельністю, тобто числом співробітників, що офіційно працюють в організації на даний момент.
У складі облікової чисельності виділяють три категорії працівників: постійні (прийняті до організації безстроково або на термін більше одного року за контрактом), тимчасові (прийняті на термін до 2 місяців, а для заміщення тимчасово відсутньої особи – до 4 місяців), сезонні (прийняті на роботу, що носить сезонний характер, на термін до 6 місяців).
Не включаються в облікову чисельність і належать до працівників не облікового складу зовнішні сумісники, особи, притягнуті для разових і спеціальних робіт, направлені на навчання з відривом від виробництва і, які отримують стипендію за рахунок організації, і деякі інші.
Облікова чисельність персоналу щодня враховується в табельних записах, у яких відзначаються всі працівники – як присутні на роботі, так і відсутні з тих або інших причин. Оскільки не всі працівники з тих або інших причин щодня бувають на робочому місці, дійсну величину персоналу в кожен даний момент характеризує його явочна чисельність.