Електронне документування

Застосування комп’ютерів вносить значні зміни в організацію документування, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації і електронних первинних документів і, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів. Складання, оформлення та зберігання первинних документів при комп’ютеризованому документуванні має ряд відмінностей від паперової обробки даних.

При розгляді питання про комп’ютеризацію первинного документування слід мати на увазі, що поняття документу в бухгалтерському обліку і в теорії автоматизованої обробки інформації дещо відрізняються. Діяльність підприємства перетворює інформацію в документ, але документ припиняє існування, якщо в подальшому над ним не будуть здійсненні процедури обробки.

В автоматизованій системі обліку первинний документ може складатись вручну безпосередньо на місті здійснення господарської операції без створення електронного первинного документу. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки: бухгалтер (оператор) створює за ним проводку, яка додається до хронологічного масиву даних – журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.

Відмінності технології первинного документування в комп’ютеризованих системах наступні:

1) накопичення і первинна обробка облікових даних виконується із застосуванням персональних комп’ютерів, які встановлені безпосередньо на робочих місцях облікових працівників (в цехах, на складі, в бухгалтерії). При цьому скорочується потік паперових документів та здійснюється перехід до безпаперової технології обліку;

2) обробка даних первинного обліку здійснюється за принципом об’єднання процесів складання первинного документа та введення його до комп’ютерної бази даних;

3) наявна можливість автоматичної реєстрації первинної інформації за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку матеріально-виробничих запасів), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), смарт-картки (для обліку праці і заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Така технологія первинного обліку дозволяє без будь-якої попередньої реєстрації облікових даних та їх накопичення отримати всі необхідні звітні дані безпосередньо на підставі первинних документів.

Для автоматизації підрахунку одиниць продукції, вантажів, що переміщуються, кількості енергії, пари, що витрачаються, використовуються різні системи імпульсних датчиків та лічильників. Лічильники та вимірювальні пристрої, змонтовані на пульті управління диспетчера або встановлені на конвеєрах, автоматично реєструють випуск деталей та відхилення від заданого графіка, час роботи та простою устаткування. Лічильники використовуються для обліку виробітку на токарних автоматах, ковально-пресовому устаткуванні.

Але при безпаперовій технології бухгалтерського обліку залишається дуже важлива проблема забезпечення принципу юридичної обґрунтованості облікових даних та юридичної доказовості електронних первинних документів.

Важливим компонентом системи моделей подання та інтерпретації облікових даних, які використовуються при створенні автоматизованих систем бухгалтерського обліку, є модель документообігу, яка в них використовується. Вона визначає правила формування, зберігання інтерпретації та обробки документів. В існуючих програмах застосовуються чотири основні моделі інтерпретації документів як:

1) доповнення до господарських операцій;

2) засоби формування записів масиву господарських операцій;

3) допоміжні інформаційні об’єкти;

4) повна модель документообігу.

В програмах, заснованих на моделі документів як доповнень до господарських операцій, найголовніша складова інформаційної бази системи обробки облікових даних – масив господарської інформації (у вигляді операцій). В програмах цього типу центральним є поняття господарської інформації, а документи, які формуються в системі, трактуються як вихідні форми, побудова яких проводиться автоматично або за запитом після введення даних про операцію.

Для програм, які використовують модель документів як засобу формування записів масиву господарських операцій, характерно те, що документ тут є лише формальним підґрунтям для створення проводок. В програмі існує той чи інший набір форм, які визначають структуру введення інформації, характерну для того чи іншого документа. За даними, введеними на основі цього макету, програма формує відповідні для документа записи масиву господарських операцій. Після цього зв’язок документа з ними втрачається, а введені записи, як правило, інтерпретуються як “підтвердження” і завжди відображаються при розрахунку оборотів рахунків. Тут документ розглядається як допоміжний засіб введення записів масиву господарських операцій та не враховується складний характер його руху.

Модель інтерпретації документів як допоміжних інформаційних об’єктів використовується в багатьох комп’ютерних системах. Наприклад, в типових конфігураціях програми “1С:Бухгалтерія 7.7”, розробках фірм “Парус-Предприятие 7.11”, “Інтелект-сервіс”, “Аверс”, та інших підтримується природна технологія проведення первинних документів, які формуються в системі, так і тих, що надходять ззовні. В цій моделі, як і в попередній, існує можливість формування бухгалтерських записів не тільки напряму, але й шляхом контирування документів, які вводяться в базу даних системи. На відміну від двох попередніх моделей, тут момент реєстрації документа в базі даних системи та його відображення в обліку можуть бути розведені. Документи, введені без підтвердження користувача та без формування проводок на їх основі, не впливають на обороти рахунків. Вони зберігаються в окремих реєстрах та можуть бути неодноразово відкориговані.

В системах, заснованих на повній моделі документообігу, головним є не формальний принцип взаємозв’язку документів та записів масиву господарських операцій, а обслуговування системи зв’язку між документами різних типів. Базовим елементом таких систем є документ разом з набором унікальних зв’язків з іншими документами, які обертаються в системі управління. Бухгалтерські проводки в даному випадку є вторинною інформацією. Отже, рахунки та проводки можуть не містити не властивого їм технологічного навантаження, яке існує в системах з домінуючим принципом подвійного запису. При цьому факт відображення чи невідображення того чи іншого документу в бухгалтерському обліку не впливає на функціонування інших підсистем управління, за рахунок чого модулі бухгалтерського контуру системи можуть використовуватись незалежно від інших підсистем. При цьому бухгалтерія має можливість працювати з документами в зручному для себе режимі.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Етапи розвитку інформаційних технологій	\|	Переваги та порядок здійснення електронного документообігу

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.016 сек.