• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Службовий лист

Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом до­кументів, що є засобом обміну інформацією і оперативного уп­равління найрізноманітнішими процесами. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.

Правильність складання службового листа, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник уста­нови, який несе повну відповідальність за викладену інформацію.

Виклад змісту листа має бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання.

Службове листування ведеться від імені установи, а не від іме­ні посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент у таких листах має бути зведений до мінімуму.

Службовий лист оформляється на спеціальному бланку уста­нови — кутовому чи поздовжньому (формат А4, А5) і містить не­обхідні реквізити:

♦ назву й адресу організації — відправника листа;

♦ номер і дату написання листа;

♦ посилання на номер і дату документа, на який дають відповідь;

♦ адресата (назву одержувача лист);

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

♦ підпис керівника;

♦ візи документа (підписи відповідальних осіб на копії доку­мента);

♦ прізвище виконавця і номер його телефону.

Службовий лист мусить бути оформленим бездоганно. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичного погляду.

Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути пере­вірені.

До підписаного листа не дозволяється вносити ніяких виправ­лень чи додатків. Датою листа є дата його підпису яка має співпадати з датою його реєстрації у відповідному журналі.

Під час складання службових листів слід пам'ятати такі прави­ла етикету:

1. Чітко дотримуватися вимог оформлення.

2. При звертанні використовувати слова: пан, добродій, шанов­ний, вельмишановний. Звертання пишеться окремим рядком і піс­ля нього ставиться знак оклику.

Потрібно пам'ятати, що при безпосередньому звертанні нор­мою української мови є кличний відмінок. Наприклад:

пане генерале, шановний Петре Юрійовичу, вельмишановний Ярославе Анатолійовичу.

3. Займенники Ви, Ваш, Вас пишуться з великої літери.

4. Виклад змісту повинен бути аргументованим, тому обов'яз­ковими є посилання на інші документи.

Наприклад:

Згідно із Законом України «Про освіту» проаналізуйте... Відповідно до постанови КМУвід 03.04.2008№ 21 поінформуйте...

5. Вимоги в тексті листа не повинні виражатися в категорич­ній формі. Для уникнення категоричності вживаються не особо­ві форми дієслів, а безособові.

Наприклад, замість:

Ми передаємо Вашу справу до суду.... слід писати: Вашу справу буде передано до суду.....

6. Підписуючи лист, можна використати словосполучення:

З повагою,

З глибокою повагою.

Читайте також:

1. Етико - психологічні риси стилю керівника і службовий етикет.
2. За роботу понад встано­влений службовий час за дні відпочинку та святкові дні грошове забезпечення військовослужбовцям додатково не виплачується!
3. Кожному типу рядка відповідає свій службовий символ.
4. Кожному типу стовпця відповідає свій службовий символ.
5. Службовий лист та його види
6. Тема Службовий лист. Телеграма

Переглядів: 572