• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Правила оформлення реквізитів

Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розріз-

няють постійні і змінні реквізити документів.

Постійні друкуються при виготовленні бланка; змінні - фіксуються на

бланку в процесі заповнення.

ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний поря-

док їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах.

1. Державний Герб України (порядок використання визначається зако-

ном) – розташовують посередині бланка або у кутовій частині над серединою

рядка назви організації.

2. Емблема організації, підприємства, установи – при кутовому розмі-

щенні реквізитів розташовується у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої частини сторінки.

3. Зображення нагород – у верхньому лівому кутку або посередині доку-

мента.

4. Код підприємства, установи, організації – у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа – у верхньому правому кутку.

6. Назва міністерства, відомства, якому підпорядковується установа –

у верхньому лівому кутку або посередині.

7. Назва організації, установи, підприємства (автора документа) – у

верхньому лівому кутку (може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом).

8. Назва структурного підрозділу – у верхньому лівому кутку.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер те-

летайпу, факс, телефон, номер рахунка в банку – у верхньому лівому кутку,

оформлюється відповідно до поштових правил.

10. Назва виду документа – зліва або посередині.

11. Дата – на бланку - у лівій верхній частині разом з індексом; не на

бланку - під текстом зліва: 11 травня 2000 року або 26.10.2000.

12. Індекс – у верхній частині сторінки зліва: No 02-10/36, де 02 – шифр

структурного підрозділу, 10 - номер справи, документа, 36 – реєстраційний номер.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа – у верхній частині

сторінки зліва: No02-10/5 від 01.03.99, де 02 - індекс структурного підрозділу, 10- номер справи за номенклатурою, 5 - порядковий номер.

14. Місце укладання чи видання документа – у верхній частині сторінки

зліва (містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ).

15. Гриф обмеження доступу до документа – з правого боку під кодом

форми («для службового користування», «секретно», «цілком секретно»).

16. Адресат – з правого боку у верхній частині сторінки.

17. Гриф затвердження – у верхній правій частині документа (елементи

– слово ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади, особистий підпис, ініціали та підпис

особи, що затвердила документ, дата затвердження).

18. Резолюція – у правому верхньому кутку (якщо місця немає, то у будь-

як місці лицьового боку). Елементи – прізвище й ініціали виконавця, якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання; особистий підпис керівника, дата.

19. Заголовок до тексту – під назвою документа, друкується малими лі-

терами, відтворює головну ідею документа і починається «про...».

20. Відмітка про контроль – з лівого боку у верхній частині поля першої

сторінки документа друкується «К» або «Контроль».

21. Текст – головний елемент документа, складається з вступу, доказу,

закінчення.

22. Відмітка про наявність додатка – у тексті документа або після текс-

ту в лівому кутку перед підписом з нового рядка: Додаток: на 7 арк. у 2 пр.

23. Підпис – є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Елементи:

назва посади (з лівого боку), особистий підпис, ініціали і прізвище (розшифрування підпису в дужки не береться).

24. Гриф погодження – здійснюється як в установі – внутрішнє (простав-

ляється на примірниках документів, що залишаються в установі, як на лицьо-

вому боці зліва, так і на останньому аркуші проекту документа), так і за її ме-

жами – зовнішнє. Елементи: слово ПОГОДЖЕНО, назва посадової особи, осо-

бистий підпис, ініціали, прізвище, дата погодження.

25. Віза – розміщується ліворуч, фіксується секретарем чи завідувачем

канцелярії або відділом кадрів. Наприклад: Вірно інспектор, нижче дата, осо-

бистий підпис, ініціали, прізвище. Це також може бути гриф погодження.

26. Печатка – розміщують таким чином, щоб відбиток її захоплював час-

тину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ. Печатки мо-

жуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвічують юридичні або фізичні права осіб; що встановлюють факти витрати грошових засобів та матеріальних цінностей; до статутів, положень. Прості печатки (круглі, квадратні та трикутні) ставлять на документах, які виходять за межі організації, у випадку розмноження примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, на довідках з місця роботи. Печатка не ставиться на службових листах, які друкуються на бланках.

27. Відмітка про засвідчення копії – у правому верхньому кутку пишеться

«копія», під підписом «вірно», дата, посада виконавця, підпис, розшифрування (при потребі підпис засвідчується печаткою).

28. Прізвище виконавця та номер його телефона – ставиться на вихідних

документах у нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки. Елементи: прізвище виконавця, номер його службового телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи –

у лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки. Елементи: стисла довідка про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це; слова «ДО СПРАВИ» та номер справи; дату направлення документа до справи; підпис керівника або виконавця.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій – на нижньому

правому полі після тексту документа. Елементи: слова «Перенесено на машинний носій», дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

31. Відмітка про надходження – праворуч на нижньому полі першої сто-

рінки документа за допомогою штампа. Елементи: скорочена назва організації,

що отримала документ; дата надходження; індекс документа.

Читайте також:

1. II. Правила щодо аргументів.
2. IV. Оформлення скарги
3. V. Етичні правила психологічних досліджень
4. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
5. VII. Правила техніки безпеки і гігієни праці.
6. А ви слідуєте цім правилам, коли виступаєте публічно?
7. Банк приймає до оплати вимога-доручення від платника протягом 20 календарних днів із дати оформлення його одержувачем.
8. Бюджетний розпис. Порядок внесення та оформлення змін до розпису.
9. Вантажна митна декларація як основний документ при здійсненні митного оформлення вантажів
10. Вибір теми, об'єкта дослідження та оформлення завдання на виконання дипломної роботи
11. Виготовлення та оформлення проектної документації
12. Виготовлення та оформлення технічної документації

Переглядів: 7206