• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Правила ведення нотаріального діловодства з окремих питань

Невід'ємною складовою нотаріального діловодства та документаційного забезпечення нотаріального процесу є спеціальні бланки нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій.

На спеціальних бланках нотаріальних документів викладаються тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису (за винятком тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса), а також дублікатів нотаріальних документів.

Організаційні заходи з виготовлення, постачання, зберігання, обігу бланків і звітності про їх використання здійснює Мін'юст.

Під час перевірки організації нотаріальної діяльності державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства в обов'язковому порядку перевіряється стан обліку витрачання, зберігання і звітності про їх використання. Обов'язковій перевірці підлягає кожний бланк, на якому викладено текст нотаріального документа. Відомості про використання бланків нотаріуси можуть отримати шляхом безпосереднього доступу до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

Бланки, отримані державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, приватними нотаріусами, повинні зберігатись у вогнестійкому сейфі, прикріпленому до стіни або підлоги.

У разі виявлення факту втрати або викрадення бланків завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус зобов'язаний негайно повідомити про це по телефону відповідне Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, мм. Києві чи Севастополі, постачальника бланків, а також орган внутрішніх справ та надіслати протягом доби зазначеним органам письмове повідомлення за особистим підписом завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом та приватного нотаріуса для вжиття заходів до розшуку бланків із зазначенням дати втрати або викрадення бланків, їх серій і номерів. За кожним фактом втрати або викрадення бланків відповідне Головне управління юстиції призначає службову перевірку.

Замовниками бланків є державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси. Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси замовляють необхідну кількість бланків шляхом подання відповідної заявки постачальнику бланків у порядку, визначеному Мін'юстом.

Витрати, пов'язані з використанням бланків, відшкодовують особи, щодо яких або в інтересах яких вчинені нотаріальні дії.

Недійсними вважаються бланки:

- зіпсовані під час виготовлення;

- анульовані внаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося;

- дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів, наявність дубльованих номерів);

- відсутні при відкритті пачки, втрачені або викрадені.

Облік бланків ведеться:

- завідуючими державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами – у книгах обліку надходження бланків до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, обліку видачі бланків державним нотаріусам та обліку зіпсованих і анульованих бланків; завідуючими державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами та державними нотаріусами – в особистих книгах обліку надходження бланків та обліку зіпсованих і анульованих бланків;

- приватними нотаріусами – в особистих книгах обліку надходження бланків та обліку зіпсованих і анульованих бланків.

Форма, за якою складаються зазначені книги, затверджується Мін'юстом.

Облік витрачених і недійсних бланків ведеться у Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів, держателем якого є Мін'юст, адміністратором – державне підприємство «Інформаційний центр» Мін'юсту. Порядок ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів і розмір плати за користування ним визначаються Мін'юстом. Від плати за користування Реєстром звільняються органи державної влади та органи місцевого самоврядування. Кошти від справляння плати за користування Реєстром зараховуються до державного бюджету.

Під час отримання бланків завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус зобов'язаний особисто перевірити їх кількість, а також відповідність їх серій і номерів тим, що зазначені у видатковій накладній. Якщо під час проведення перевірки виявлено відсутність бланків у пачці чи наявність дефектних бланків, завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус складає відповідний акт приймання-передачі у двох примірниках, один з яких разом з дефектними бланками надсилає постачальнику. У разі невиконання чи неналежного виконання зазначених вимог відсутні в пачці бланки вважаються втраченими з вини завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватного нотаріуса.

Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами чи приватні нотаріуси протягом п'яти робочих днів після зіпсуття чи анулювання бланків надсилають їх постачальникові разом з відповідним актом приймання-передачі, що складається у двох примірниках. Один примірник акта повертається державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву, приватному нотаріусу з позначкою про одержання зазначених бланків, інший залишається у постачальника бланків.

Постачальник бланків знищує зіпсовані, анульовані або дефектні бланки, про що складає відповідний акт.

Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, приватні нотаріуси забезпечують зберігання актів приймання-передачі для знищення зіпсованих, анульованих або дефектних бланків, а постачальник – бланків актів приймання-передачі дефектних, зіпсованих чи анульованих бланків та актів про знищення зіпсованих, анульованих або дефектних бланків протягом трьох років після їх підписання.

У межах нотаріального округу дозволяється передавання бланків між нотаріусами із складенням акта приймання-передачі і одночасним повідомленням адміністратора Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

У разі зупинення, припинення нотаріальної діяльності або анулювання свідоцтва про право займатися нотаріальною діяльністю нотаріус зобов'язаний у триденний строк передати невикористані бланки постачальнику бланків, про що складається відповідний акт. У разі коли нотаріус не передав невикористані бланки в установлений строк, такі бланки вважаються анульованими.

Спеціальний бланк нотаріального документа форматом 297х210 міліметрів виготовлений на папері з 100-відсотковим вмістом деревинної целюлози без оптичного відбілювача масою 90 грамів на квадратний метр із двоступеневим водяним знаком, захисними волокнами та хімічним захистом.

Водяний знак має вигляд решітки, що складається з окремих двотонових елементів пересікання в одній точці трьох рівних за довжиною відрізків під кутом 120 град.C.

Рамка на лицьовому боці бланка виконана із застосуванням гільйоширувальних елементів, на внутрішньому периметрі якої надруковано українською і англійською мовою слово з літерами, виконаними мікротекстом, «УКРАЇНА», а в рамці на зворотному боці – такі самі слова у негативному зображенні.

У верхній частині на лицьовому боці бланка надруковано слово українською і англійською мовою «УКРАЇНА», яке розміщено по обидва боки стилізованого зображення малого Державного Герба України (тризуба), виконаного фарбою блакитного і жовтого кольору.

У нижній частині на лицьовому боці бланка виконано написи у негативному зображенні «МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ» та у позитивному зображенні – «Увага! Бланк містить багатоступеневий захист від підроблення».

У нижній частині на зворотному боці бланка виконано напис:

«Для перевірки дійсності бланка натисніть пальцем або будь-яким чином нагрійте бланк. Малюнок зверху має тимчасово зникнути, у нижніх кутах – тимчасово з'явитися. У смужці, що розташована внизу, має з'явитися слово «ДІЙСНИЙ».

У правому нижньому куті на лицьовому боці бланка міститься серія, яка складається з трьох літер, та номер із шести цифр, виконаний способом високого друку.

На зворотному боці по всій площині нанесено 21 зображення елемента малого Державного Герба України (тризуба), яке виконано фарбою сірого кольору. У нижніх кутах на зворотному боці бланка виконані фарбою сірого кольору схематичні зображення відбитків пальців.

Лицьовий бік бланка виконано фарбою жовтого і блакитного кольору, зворотний – сірого кольору.

Фонові зображення з обох боків бланка, які складаються з фонових сіток у вигляді хвилястих ліній змінної геометрії, виконуються офсетним друком п'ятьма фарбами як з лицьового, так і зворотного боку, з використанням технології райдужного друку з лицьового боку.

Спеціальний бланк нотаріального документа з обох боків має захисні елементи, виконані спеціальними фарбами відповідно до розробленої в установленому порядку схеми захисту.

Для підвищення ступеня захисту бланка від несанкціонованого тиражування та запобігання зміні (заміні) інформації на лицьовому боці бланка застосовується гаряче тиснення фольгою, відбитки якої нанесені в нижній частині бланка.

На серію та номер бланка нанесено захисну плівку із зображенням фонового малюнка з аксонометричним зображенням кубів, усередині кожного з яких містяться літери із словами «Україна», схематичне зображення тризубів та карти України, що виконані з використанням техніки мікрозображення, і літери «UA» на малюнку фону та непрозорій частині плівки.

Захисна плівка частково деметалізована із заданою і визначеною зміною кольорів окремих елементів дизайну нанесеного зображення з червоного на зелений і навпаки.

В Україні діють наступні Єдині реєстри:

1. Спадковий реєстр;

2. Єдиний реєстр довіреностей;

3. Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна;

4. Єдиний реєстр нотаріусів;

5. Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів.

У нотаріальній практиці використовуються також і державні реєстри. До державних реєстрів, з якими працюють нотаріуси відносяться:

1. Державний реєстр іпотек;

2. Державний реєстр правочинів;

3. Державний реєстр обтяжень рухомого майна.

Реєстратори вносять відомості до Спадкового реєстру, перевіряють за даними Спадкового реєстру інформацію про наявність або відсутність посвідчених заповітів, спадкових договорів, заведених спадкових справ та виданих свідоцтв про право на спадщину і видають (виготовляють) відповідні витяги та інформаційні довідки у встановленому порядку.

Ведення Спадкового реєстру здійснюється українською мовою. У разі внесення відомостей на підставі Конвенції про заповіт, посвідчений (складений та/або прийнятий на зберігання) і зареєстрований в іноземній державі, ім'я (імена) та прізвище (прізвища) заповідача (заповідачів) зазначаються у Спадковому реєстрі українською та/або англійською мовою, що є однією з офіційних мов Ради Європи.

Відомості про заповіти, у тому числі посвідчені посадовими та службовими особами, зазначеними в статтях 1251 та 1252 Цивільного кодексу України, статті 37 та частині першій статті 40 Закону України «Про нотаріат», спадкові договори та внесення змін до них, скасування заповітів та розірвання спадкових договорів, заведені спадкові справи та видані свідоцтва про право на спадщину підлягають обов'язковому внесенню до Спадкового реєстру.

Реєстратором до Спадкового реєстру вносяться відомості про заповіти та спадкові договори щодо:

1) Заповідача/заповідачів, відчужувача/відчужувачів:

- прізвища та імена, по батькові (за наявності) заповідача (заповідачів) та особи, яка склала заповіт від імені заповідача (заповідачів) в іноземній державі (за наявності);

- прізвище(а) та ім'я (імена), по батькові (за наявності) відчужувача (відчужувачів);

- реєстраційний номер облікової картки платника податків згідно з Державним реєстром фізичних осіб – платників податків або причина його відсутності;

- місце проживання або місцеперебування;

- дата та місце (якщо воно невідоме – назва країни) народження.

2. Посвідчення заповіту, спадкового договору як документа:

- вид (заповіт, заповіт подружжя, секретний заповіт, спадковий договір, спадковий договір з участю подружжя);

- серії та номери спеціальних бланків нотаріальних документів (за наявності), на яких викладено текст заповіту (спадкового договору);

- номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій (за наявності);

- відомості про особу, яка посвідчила заповіт (спадковий договір);

- дата та місце посвідчення;

- місце зберігання заповіту (спадкового договору).

3. Видачі дубліката заповіту (спадкового договору):

- серії та номери спеціальних бланків нотаріальних документів (за наявності), на яких викладено текст дубліката;

- номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій;

- дата видачі дубліката;

- відомості про особу, яка видала дублікат заповіту (спадкового договору);

- місце видачі дубліката.

4. Документа, який змінює або скасовує заповіт:

- вид (заповіт, заповіт подружжя, спадковий договір, заява, інший документ);

- серії та номери спеціальних бланків нотаріальних документів (за наявності), на яких викладено текст документа;

- номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій;

- дата та місце посвідчення документа;

- відомості про особу, яка посвідчила такий документ;

- місце зберігання (за наявності).

5. Документа, який змінює або на підставі якого розірвано спадковий договір (вид, дата та номер документа, назва органу (установи), який посвідчив або видав документ (видавець)).

6. Визнання заповіту (спадкового договору) недійсним.

7. Реєстрації заповіту в іноземних державах.

8. Реєстратора.

У разі потреби Реєстратором можуть вноситись до Спадкового реєстру додаткові відомості, необхідні для належного виконання своїх повноважень.

Реєстратором до Спадкового реєстру вносяться відомості про заведену спадкову справу щодо:

1. Спадкодавця:

- прізвище та ім'я (імена), по батькові (за наявності);

- реєстраційний номер облікової картки платника податків згідно з Державним реєстром фізичних осіб-платників податків або причина його відсутності;

- дата та місце (у разі коли воно невідоме – назва країни) народження;

- дата смерті.

2. Номера спадкової справи, дати та місця її заведення, місця зберігання.

3. Видачі свідоцтва про право на спадщину:

- відомості про спадкоємця (спадкоємців) для:

фізичних осіб – прізвище, ім'я та по батькові (за наявності); резидент (нерезидент), реєстраційний номер облікової картки платника податків згідно з Державним реєстром фізичних осіб-платників податків або причина його відсутності, черга спадкоємця за законом, ступінь споріднення, місце проживання або місцеперебування;

юридичних осіб – найменування, резидент (нерезидент), код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (податковий номер) (за наявності), місцезнаходження;

- відомості про отримане у спадщину майно (його найменування, опис, вартість, частка тощо);

- серії та номери спеціальних бланків нотаріальних документів, на яких викладено текст свідоцтва (для консульських установ України – за наявності);

- номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій;

- дата видачі та відомості про особу, яка видала свідоцтво про право на спадщину (видавець);

- відомості про видачу дубліката свідоцтва про право на спадщину (серії та номери спеціальних бланків нотаріальних документів, на яких викладено текст дубліката (за наявності), номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, дата видачі дубліката, відомості про особу, яка видала дублікат, місце його видачі).

4. Визнання свідоцтва про право на спадщину недійсним (вид, дата та номер документа, на підставі якого свідоцтво про право на спадщину визнане недійсним, найменування суду (видавець)).

5. Додаткових відомостей.

6. Реєстратора.

МЗС та представництва МЗС на території України вносять до Спадкового реєстру відомості про посвідчені консульськими установами України заповіти і спадкові договори, зміни до них, скасування таких заповітів та розірвання спадкових договорів, а також про заведені спадкові справи та видані свідоцтва про право на спадщину шляхом подання Держінформ'юсту або його філіям заяв за встановленою формою, для внесення відповідної інформації та формування реєстраційного запису.

Посадові особи органів місцевого самоврядування вносять до Спадкового реєстру відомості про посвідчення заповітів шляхом подання Держінформ'юсту або його філіям заяв за встановленою формою.

Мін'юст вносить до Спадкового реєстру відомості про заповіти (спадкові договори), посвідчені (складені та/або прийняті на зберігання) і зареєстровані в іноземних державах, а також зміни до них та їх скасування, щодо яких в установленому порядку надійшов запит про їх реєстрацію в Україні на підставі Конвенції, шляхом подання Держінформ'юсту або його філіям заяв за встановленою формою.

Внесення до Спадкового реєстру відомостей про заповіти, посвідчені посадовими та службовими особами, що зазначені у статті 1252 Цивільного кодексу України і частині першій статті 40 Закону України «Про нотаріат», здійснюється державними нотаріальними архівами у разі прийняття на зберігання примірника заповіту.

Заяви про державну реєстрацію заповіту, спадкового договору, посвідченого консульськими установами України, заповіту, посвідченого посадовими та службовими особами, що зазначені у статтях 1251 і 1252 Цивільного кодексу України, статті 37 і частині першій статті 40 Закону України «Про нотаріат», посвідченого (складеного та/або прийнятого на зберігання) і зареєстрованого в іноземній державі, а також змін до них, скасування заповітів та розірвання спадкових договорів можуть бути подані Реєстратору (державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву, приватному нотаріусу) безпосередньо заповідачем, відчужувачем. Під час подання зазначених заяв за встановленою формою, заповідач, відчужувач пред'являє паспорт або інший документ, який посвідчує особу.

Заповіти, посвідчені нотаріусами, консульськими установами, посадовими і службовими особами, які зазначені в статтях 1251 і 1252 Цивільного кодексу України, статті 37 і частині першій статті 40 Закону України «Про нотаріат», до створення та введення в дію програмного забезпечення Спадкового реєстру підлягають обов'язковій державній реєстрації в зазначеному реєстрі шляхом подання зазначеними особами та установами Реєстраторові заяви за встановленою формою.

Нотаріуси, які не мають безпосереднього доступу до Спадкового реєстру, вносять до нього відомості, у тому числі про заповіти та спадкові договори, спадкові справи, свідоцтва про право на спадщину, що були посвідчені, заведені та видані ними до створення та введення в дію програмного забезпечення Спадкового реєстру, шляхом подання Реєстраторові заяв за встановленою формою.

Зазначені вище заяви подаються (надсилаються) Реєстратору:

- у день вчинення відповідної нотаріальної дії;

- протягом двох робочих днів після зміни місця зберігання заповіту, спадкового договору або спадкової справи (відомості подаються державною нотаріальною конторою або державним нотаріальним архівом, до яких такі документи надійшли на зберігання);

- протягом двох робочих днів після надходження на зберігання заповітів від осіб, які зазначені в статті 1252 Цивільного кодексу України і частині першій статті 40 Закону України «Про нотаріат»;

- протягом п'яти робочих днів після задоволення Мін'юстом на підставі Конвенції запиту про державну реєстрацію заповіту, посвідченого (складеного та/або прийнятого на зберігання) в іноземних державах, а також змін до нього та скасування заповіту.

Щодо передачі запиту про реєстрацію заповіту, змін до нього та скасування заповіту в іноземних державах на підставі Конвенції Мін'юст повідомляє Реєстратора (безпосередньо нотаріуса, який посвідчив заповіт, або через державний орган чи установу, якими посвідчено заповіт або яким його передано на зберігання).

Відомості про реєстрацію заповіту, змін до нього та скасування заповіту в іноземних державах на підставі Конвенції вносяться до Спадкового реєстру уповноваженим Реєстратором із зазначенням назв відповідних держав.

Реєстратор відмовляє у внесенні відомостей до Спадкового реєстру у разі відсутності:

- у заяві передбачених законодавством відомостей або коли такі відомості неповністю, нечітко або нерозбірливо зазначені;

- документа про здійснення оплати за формування в Спадковому реєстрі реєстраційного запису з видачею відповідного витягу або якщо таку оплату здійснено не в повному обсязі.

Реєстратор вносить відомості до Спадкового реєстру у такі строки:

- у день вчинення відповідної нотаріальної дії;

- протягом п'яти робочих днів після зміни місця зберігання заповіту, спадкового договору, спадкової справи;

- протягом двох робочих днів після надходження на зберігання заповітів від осіб, які зазначені в статті 1252 Цивільного кодексу України і частині першій статті 40 Закону України «Про нотаріат»;

- у день отримання заяви, складеної за встановленою формою.

Реєстратор для підтвердження факту внесення відомостей до Спадкового реєстру готує відповідний витяг.

Державна нотаріальна контора, приватний нотаріус готують витяг про реєстрацію в Спадковому реєстрі у двох примірниках, один з яких залишається у справах нотаріуса (державної нотаріальної контори), а другий видається заявникові (заповідачеві, відчужувачеві, набувачеві та/або спадкоємцеві).

Державний нотаріальний архів готує витяг про реєстрацію в Спадковому реєстрі у двох примірниках, один з яких залишається на зберіганні в архіві, а другий надсилається заявникові (заповідачеві, відчужувачеві).

Держінформ'юст та його філії готують витяг про реєстрацію в Спадковому реєстрі в одному примірнику, який видається заявнику (посадовій особі органу місцевого самоврядування, посадовій особі МЗС та представництва МЗС на території України, національному органові іноземної держави – через Мін'юст).

У разі внесення до Спадкового реєстру відомостей про посвідчення заповіту подружжя або спадкового договору з участю подружжя Реєстратор за їх бажанням виготовляє для кожного з подружжя окремий витяг про реєстрацію в Спадковому реєстрі.

Заявник забезпечує достовірність і повноту відомостей у заяві, складеній за встановленою формою. Достовірність відомостей, що вносяться до Спадкового реєстру на підставі поданої заяви, забезпечують особи, які вносять такі відомості.

Заявник у разі виявлення у витязі помилки письмово повідомляє про це Реєстратора, який перевіряє відповідність відомостей у Спадковому реєстрі інформації, наведеній у заповіті, спадковому договорі, спадковій справі, свідоцтві про право на спадщину або у заяві про внесення відомостей до Спадкового реєстру. Якщо факт невідповідності інформації підтверджено, Реєстратор безоплатно виправляє допущену помилку в день надходження повідомлення та виготовляє новий витяг у порядку,
передбаченому законодавством.

Читайте також:

1. H) Орган з питань конкуренції
2. I визначення впливу окремих факторів
3. I. Введення в розробку програмного забезпечення
4. II. Організація і проведення спортивних походів
5. IV. ПЕРЕЛІК ПИТАНЬ ДО
6. V. Етичні правила психологічних досліджень
7. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
8. А ви слідуєте цім правилам, коли виступаєте публічно?
9. А. Структурно-функціональна класифікація нирок залежно від ступеню злиття окремих нирочок у компактний орган.
10. Автоматизована система ведення державного земельного кадастру
11. Автоматичний розрахунок суми проведення.
12. Адаптація персоналу: цілі та завдання. Введення у посаду

Переглядів: 1122