Ділова характеристика - це документ, в якому сформульовано громадську думку про особу як члена колективу й висловлено цю думку в офіційній формі. Завіряється характеристика підписами представників адміністрації, профспілки та печаткою.
При складанні характеристики слід дотримуватися фактів, прагнути зробити розповідь якомога об'єктивнішою. Слід подати відомості не лише про діяльність, а й про моральні та інші якості, волю, здібності й особливості характеру людини: має заслужений авторитет в колективі, напружено працює, нетактовний, стриманий, бере активну участь тощо.
В характеристиці повинно бути зазначено, з якого часу особа перебуває в колективі, як ставиться до своїх обов'язків, які має нагороди і стягнення, який авторитет має в колективі тощо.
Заголовок "характеристика" пишеться посередині рядка відразу під верхнім полем. Нижче, колонкою на правій половині аркуша, подаються основні дані про того, кого характеризують.
Текст складається в розмовно-описовій формі. Під час складання характеристики слід дотримуватися логічної послідовності.
В характеристиці слід зазначити:
- у вивченні яких дисциплін має особливі здібності, успіхи;
- які переважні оцінки отримує;
- в яких заходах брав участь під час навчання;
- які громадські доручення виконував;
- чи відповідально ставиться до виконання доручень;
- риси характеру, особисті якості;
- чи свідомо обрав спеціальність, на якій навчається;
- як ставиться до навчання;
- які стосунки має з одногрупниками та викладачами.