Перевізний документ поєднує звичайну інформацію з кодованою інформацією; місця для кодування у ньому обведені жирними рамками.
Усі відомості, передбачені формою бланка перевізного документа, повинні бути внесені відправником до відповідних граф. Виправлення не допускаються; у разі зміни відомостей, унесених до перевізного документа, відправник зобов'язаний заповнити новий перевізний документ. Зміни й доповнення, які вносяться у перевізні документи залізницею, засвідчуються підписом відповідального працівника і штемпелем станції.
На повітряному транспорті при перевезенні вантажу видається авіавантажна накладна, підтверджує існування договору перевезення вантажу і прийняття вантажу до перевезення на умовах, визначених у цьому документі. При транспортуванні декількох місць вантажу, якщо товари неможливо транспортувати на одному повітряному судні (на одному транспортному засобі) або транспортування товарів за однією авіавантажною накладною забороняється, треба оформляти авіавантажну накладну окремо на кожне місце вантажу.
Якщо вантажовідправником надана авіавантажна накладна, яка неправильно заповнена, не містить усіх необхідних даних щодо вантажу або містить будь-яку помилку, перевізник має право, але не зобов'язаний, зробити в авіавантажній накладній необхідні правки або оформити нову авіавантажну накладну.
Авіаційна вантажна накладна являє собою комплект документів, що складається з трьох примірників (оригіналів) і дев'яти копій (якщо це типова авіаційна вантажна накладна) або трьох примірників і від шести до одинадцяти копій (якщо це основна авіаційна вантажна накладна). Три примірники авіаційної вантажної накладної (незалежно від кількості копій) мають однакову юридичну силу і призначаються для вантажовідправника, перевізника, одержувача. Порядок оформлення авіавантажної накладної та призначення її копій врегульований п. 3.3 Інструкції з організації перевезень вантажів повітряним транспортом, затвердженої наказом Державіаслужби України від 2 листопада 2005 р. № 822.