• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Оформлення номенклатури справ

Вимоги до номенклатури справ

Види номенклатури справ

Тема 7. Складання номенклатури справ. Формування справ

Номенклатура справ - це систематизований перелік конкретних заголовків справ, створюваних у діловодстві установи з зазначенням строків їх зберігання. Цей документ забезпечує встановлення єдиної системи формування справ, їх облік i являється обов’язковим для кожної установи.

Розрізняють три види номенклатури справ: типова, зразкова i індивідуальна окремої установи.

Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності та структурою установ. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації i її нормативним документом.

Зразкова номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ однорідних за характером дiяльностi, але різних за структурою i має рекомендаційний характер. Типові i зразкові номенклатури справ розробляються вищими установами для мережі підвідомчих установ i використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатури.

Кожна установа повинна мати свою конкретну номенклатуру справ, яка розробляється службою документацiйного забезпечення в грудні місяці на основі вивчення складу документів, що склалися за поточний рік.

Номенклатура справ установи, що не має структурних підрозділів, розробляється як iндивiдуальна номенклатура справ для всієї установи.

Складається в кількох примірниках. погоджується з керівником установи. В установах 1 та 2 категорії номенклатури справ розробляються по структурним підрозділам особою, відповідальною за діловодство із залученням провідних спеціалістів, підписується з керiвником структурного підрозділу, погоджується з начальником канцелярії та зав.архiвом установи.

Номенклатура справ структурного пiдроздiлу установи складається у трьох примiрниках. Затверджується керiвником структурного пiдроздiлу, та погоджується ЕК (експертною комісією) структурного пiдроздiлу та завідуючим архівом установи. Примірники використовуються таким чином:

1-й - недоторканий зберігається у структурному підрозділі;

2-й - передається в канцелярію установи;

3-й - використовується для формування справ i пошуку потрібного документа.

Номенклатури справ структурних пiдроздiлiв після їх розгляду i аналізу зводяться в єдину (зведену) номенклатуру справ установи. протягом кiлькох років, якщо структура установи не змінюється.

Зведена номенклатура справ складається у п’яти примiрниках, на кожному iз них повинен бути гриф погодження з державною архівною установою. Вони розподіляються так:

1-й - недоторканий, зберiгається в справі канцелярiї;

2-й - передається до архіву установи для контролю за формуванням прав у структурних підрозділах;

3-й - направляється до відповідної державної установи, з якою проводилося узгодження;

4-й - використовується у поточній роботі канцелярiї;

5-й - передається в структурні підрозділи для практичної роботи.

Зведена номенклатура справ затверджується керівником установи.

Вона щороку (не пізніше грудня місяця) переглядається, аналізується i уточнюється. Після внесення відповідних змін вони передруковуються i затверджуються керівництвом вiдповiдних рівнів. Повторному перегляду i погодженню з архівними установами номенклатури справ підлягають один раз на п’ять рокiв або у разі зміни у структурі, функціях та характері роботи установи.

7.4. Формування справ та систематизація окремих категорій документів

Документи, після їх виконання групуються у справи. Кожна справа повинна мати конкретний заголовок, що в стислій, узагальненій формі відтворює склад i зміст документів. Заголовок повинен відповідати своєму призначенню. Основною частиною заголовка є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу мусить вiдповiдати ступеню важливості питань, які вирішуються в конкретних справах. Першою розміщується група справ, що включає розпорядчі документи вищих установ. Далі – група органiзацiйно-нормативної документації (статути, положення та iн.), потім - розпорядча документація самої установи (постанови, накази, розпорядження та iн.), планово-звiтна документацiя i листування. У групі листування першими розміщуються справи, якi містять листування з вищими установами.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення - індекс, що позначається арабськими цифрами. Індекс справи структурного пiдроздiлу складається з індексу структурного пiдроздiлу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номеру в межах пiдроздiлу. Наприкінці діловодного року номенклатура справ структурного пiдроздiлу обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість i категорії фактично заведених за рік справ.

До номенклатури справ входять i незакінчені діловодством справи, що надійшли від iнших установ для їх продовження, у тому числі довідкові i контрольні картотеки номенклатури справ, документи, які утворилися за допомогою обчислювальних машин. Перехідні справи (вирішення яких триває понад один рiк) вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирiшення.

До номенклатури справ включаються справи з грифом «Для службового користування» (ДСК) та довiдковi картотеки, журнали обліку документів i видань з грифом ДСК.

Справи громадських організацій в кінці номенклатури справ установи після справ основних структурних підрозділів чи функціональних об’єднань.

Не включаються в номенклатуру справ друковані видання, збірники постанов, брошур, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-iнформацiя.

Під час розробки єдиної номенклатури справ установи вивчається i аналізується діяльність установи в цілому. Використовуються статути, положення про установи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документiв i кореспондентів, якi функціонують в установі; реєстрацiйно-контрольнi картотеки; типовi та відомчі переліки документiв із зазначенням строків зберігання документiв.

Зведена номенклатура справ може грунтуватися на двох принципах внутрішньої побудови: структурному або функціональному.

Назвами підзаголовків у першому випадку будуть назви структурних підрозділів. Наприклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий вiддiл, вiддiл реалізації i збуту тощо. У другому випадку: планування, фінансування; прогнозування тощо.

При застосуванні функціонального принципу розділи i підрозділи номенклатури справ мають відображати управлінські функції i галузі та розміщуватися за ступенем їх важливості. Наприклад, планування, фiнансування, прогнозування тощо.

У номенклатури включаються всі незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для подальшого їх продовження, в тому числі i довідкові та контрольні картотеки, документи, які утворилися за допомогою обчислювальних машин.

Перехідні справи (справи з питань вирішення яких триває понад один рік) вносять в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирiшення.

До номенклатури справ включають справи з грифом «ДСК» (для службового користування) та довiдковi картотеки, журнали обліку документів, що мають гриф «ДСК».

В кінці номенклатури справ розміщують справи громадських організацій.

Складена номенклатура справ установи погоджується з експертною комісією установ i експертно-перевiрочною комiсією відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи.

Наприкінці діловодного року номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом, який скріплює своїм підписом зав.канцелярією. До архiву установи передається інформація про фактичну наявність заведених за рiк справ.

Тема 8. Підготовка документів до постійного зберігання та використання

Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберiгання, що закінчені діловодством, мають здаватися на зберiгання до відомчого архіву. Справи тимчасового зберiгання (до 10 рокiв включно) можуть зберігатися у секретаря чи в канцелярії, а також можуть передаватися до вiдомчого архіву за погодженням з керівниками установ.

Підготовка документiв до наступного зберігання i використання включає такі види робіт:

- експертиза цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передача справ до вiдомчого архiву i забезпечення схоронності документiв.

8.1 Експертиза наукової та практичної цінності документів

Експертиза цiнностi документiв полягає у визначенні їх практичної та наукової цiнностi з метою встановлення їх строків зберiгання та відбору для передачі на державне зберiгання.

Для організації і проведення експертизи цiнностi документiв в міністерствах i відомствах створюються центральні експертні комісії, що ведуть контроль за діяльністю експертних комісій підвідомчих організацій та установ.(ЦЕК). В Установах та підрозділах міністерств i відомств створюються постійно діючі експертнi комiсiї(ЕК).

Експертиза цiнностi документiв проводиться на підставі номенклатури справ i переліків (типових i відомчих) документiв із зазначенням строкiв зберiгання.

Експертна комісія створюється на пiдставi наказу керівника установи. До її складу входять найбільш кваліфіковані i досвідчені спеціалісти, які добре знають направлення діяльності установи чи фірми, зміст документiв. До складу комiсiї повинні включатися зав.канцелярією та зав.архiвом.

Експертно-перевiрочна комiсiя створюється в архівних управліннях. Вона затверджує описи справ постійного зберiгання при передачі їх на зберiгання до державного архіву.

Експертиза цiнностi проводиться в три етапи:

Перший етап експертизи проводиться на стадії поточної роботи з документами:

- при розробці номенклатури справ, коли визначається цінність майбутньої справи;

- при реєстрації вхідних документiв;

- при направленні документа в справу після його виконання.

Другий етап експертизи здійснюється на стадiї підготовки справ, пiсля завершення роботи з ними, до передачi їх у відомчий архів на зберiгання.

Третій етап експертизи проводиться на стадiї пiдготовки справ до передачi в державний архiв на зберiгання.

На всіх етапах експертизи цінності документiв виконавці повиннi керуватися наступними принципами підходу щодо оцінки документiв: принцип всебічності та комплексності вивчення документів.

Документи повиннi вивчатися i оцінюватися в комплексі, коли один документ доповнює другий (плани, звіти, листування, доповідні записки).

Для правильної оцiнки документiв користуються критеріями цінності документiв:

- критерій значущості змісту документа (документи, що відображають основну діяльність установи; документи допоміжні);

- критерiй часу i місця створення документiв;

- критерiй юридичної сили документа та істинності документа;

- критерiй дублетностi документа;

- критерiй поглинальностi змiсту документа;

- критерiй фізичного стану документа .

Читайте також:

1. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
2. А.А.Налчаджан виділяє: образ тіла (тілесне Я), наявне Я (справжнє-Я), динамічне-Я, фактичне-Я, ймовірне-Я, ідеалізоване-Я, уявне-Я та інші.
3. Адміністративні справи, пов'язані із реалізацією вибор­чих прав (ст.ст. 172, 173, 174, 175, 176).
4. Аналіз товарного асортименту та номенклатури
5. Аналіз фактичних обставин справи.
6. Аналогія права - вирішення справи або окремого юридичного питання на основі принципів права, загальних засад і значення законодавства.
7. Апеляційний розгляд справи у судовому засіданні
8. АРХІВНА СПРАВА В ЗАХІДНІЙ УКРАЇНІ, НА БУКОВИНІ ТА ЗАКАРПАТТІ У 1920-1930-Х РР.
9. Архівна справа в Україні в роки другої світової війни
10. АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА
11. База справляння збору
12. Банк приймає до оплати вимога-доручення від платника протягом 20 календарних днів із дати оформлення його одержувачем.

Переглядів: 3419